Na sastanku predložite drukčiji pristup. Nitko se ne osvrne na njega. Deset minuta poslije istu ideju izgovori osoba s višom pozicijom i razgovor odjednom oživi. Možda se pobunite. Možda samo zabilježite što se dogodilo. Ako se ponovi dovoljno puta, prije sljedećeg sastanka možete se zapitati: ima li smisla išta reći?
To je pitanje koje bi trebalo zanimati svakoga tko vodi tim. Organizacija može okupiti žene, ljude različitih struka i iskustava, a ipak stalno donositi odluke na temelju mišljenja istog uskog kruga. Različitost se vidi na popisu prisutnih. Njezin se utjecaj vidi tek kada nečija perspektiva promijeni pitanje, plan ili odluku.
Kako se uči šutjeti
Psihološka sigurnost znači da možete pitati, priznati pogrešku ili izreći neslaganje bez straha od poniženja ili kazne. Ali nije dovoljno da vam netko kaže kako su „sva mišljenja dobrodošla”. Ljudi promatraju što se dogodi nakon što progovore.
Zamislite da članica tima upozori kako rok za novi projekt nije realan. Voditelj odgovori: „Nemoj sada kočiti stvari.” Nije viknuo, nije je izbacio sa sastanka. Ipak, svi su čuli poruku. Sljedeći put možda neće spomenuti kašnjenje dok problem ne postane očit svima.
Tišina nije uvijek znak da se ljudi slažu. Ponekad je rezultat iskustva. Ako više puta iznesete prijedlog i ne dobijete odgovor, s vremenom prestanete ulagati trud u njegovo iznošenje. Voditelj tada može pomisliti da tim nema ideja, iako je tim zapravo naučio koliko se malo s njima događa.
Tu nastaje i poslovni problem. Pitanje koje se na sastanku prešuti ne nestaje. Može se vratiti kao loša procjena, nezadovoljan korisnik ili skupa promjena smjera. Osoba koja ukaže na rizik možda uspori razgovor za pet minuta, ali upravo tih pet minuta može biti najkorisniji dio sastanka.
Zato me manje zanima koliko je ljudi pozvano da „slobodno kažu što misle”, a više što se dogodi s onim što su rekli. Je li netko zatražio pojašnjenje? Je li se pitanje našlo u zapisniku? Je li prije konačne odluke provjerena pretpostavka koju je ta osoba dovela u sumnju? To su mali, vidljivi znakovi da je njezin doprinos utjecao na rad tima. Bez njih poziv na otvorenost lako zvuči kao formalnost.
A to je posebno važno za klimu koja potiče inovacije: nova rješenja teško nastaju ako ljudi prešućuju što ne funkcionira ili se ne usuđuju predložiti drukčiji pristup.
Koga doista slušamo?
Različiti ljudi u timu donose različita iskustva, ali za kvalitetniju odluku trebaju priliku da ih usporede. Tim u kojem se svi osjećaju ugodno, a razmišljaju vrlo slično, lako će previdjeti istu stvar. Tim u kojem postoje različita mišljenja, ali ih ljudi iznose samo u hodniku nakon sastanka, neće ih iskoristiti ondje gdje se odlučuje. Najzanimljiviji razgovor često počinje upravo kada netko kaže: „Ja to vidim drukčije.”
To ne znači da svako neslaganje mora pobijediti. Odluka se ponekad donese i protiv prijedloga nekog člana tima. Razlika je u tome je li prijedlog ozbiljno razmotren i je li osobi jasno zašto se njime neće ići dalje. Psihološka sigurnost omogućuje da prije odluke čujemo ono što nam možda nedostaje.
Što možete promijeniti na idućem sastanku?
Ako vodite razgovor, nemojte prva iznijeti svoj zaključak. Pitajte: „Što možda ne vidimo?” ili „Gdje bi ovaj pristup mogao zapeti?” Pitanje „Slažemo li se?” često donese brzo kimanje glavom, osobito kada su svi već čuli što misli osoba koja odlučuje.
Kada netko ponovi ideju koju je kolegica već iznijela, vratite joj riječ: „To se nadovezuje na Anin prijedlog. Ana, kako bi ga ti provela?” Ne trebate od toga napraviti neugodan trenutak. Dovoljno je da bude jasno odakle je ideja došla i da osoba dobije priliku razviti je.
Zatim zatvorite krug. Prijedlog možete prihvatiti, isprobati u manjem opsegu ili odbiti. Recite što ste odlučili i zašto. „Ne možemo to sada provesti zbog troška, ali testirat ćemo jednostavniju verziju” ljudima daje više od pristojnog „hvala na doprinosu” nakon kojeg se ništa ne dogodi. Ljudi pamte što se dogodilo s njihovim prijedlogom.
Primijetite i tko je prestao govoriti. Nemojte tu osobu iznenada prozvati pred svima. Pošaljite temu prije sastanka, omogućite pisani komentar ili je nasamo pitajte što misli da propuštate. Povjerenje se ne vraća jednim pozivom da se uključi. Vraća se kada osoba vidi što ste učinili s onim što je rekla.
Na sljedećem sastanku netko će možda opet iznijeti prijedlog koji vam kvari uredno složen plan ili za koji u tom trenutku nemate vremena. Prije nego što osobi zahvalite i elegantno prijeđete na iduću točku, zastanite. Pitajte je što vidi, a vi ne vidite.
Najskuplja tišina u organizaciji nastaje kada ljudi znaju da nešto treba reći, ali više ne vjeruju da će ih itko čuti. Tu prestaje inoviranje.
Piše: Barbara Salopek, autorica knjige Inovacije za budućnost, hrvatskog izdanja međunarodno objavljene knjige Future-Fit Innovation. Osnivačica je i direktorica tvrtke Vinco Innovation AS te predavačica na BI Norwegian Business School.
Foto: Privatna arhiva, Magnific, Canva
