U suradnji s tvrtkom Inrebus pokrećemo projekt čiji je cilj razviti DMS rješenje prilagođeno stvarnim potrebama malih i srednjih poduzetnika. Prvi korak je istraživanje tržišta kojim želimo saznati s kojim se administrativnim izazovima poduzetnici svakodnevno susreću te zajedno osmisliti sustav koji će im doista olakšati poslovanje.
Digitalizacija poslovanja više ne bi trebala biti privilegij velikih sustava. Iako danas gotovo svaki poduzetnik izdaje eRačune i posluje kroz digitalne servise države, svakodnevni procesi u mnogim malim tvrtkama i dalje ovise o Excel tablicama, e-mailovima i papirnatoj dokumentaciji.
Upravo zato Women in Adria u suradnji s tvrtkom Inrebus pokreće projekt razvoja DMS rješenja prilagođenog malim i srednjim poduzetnicima. Cilj je zajedno s poduzetnicima definirati koje su funkcionalnosti doista potrebne te razviti rješenje koje će biti dostupno i tvrtkama koje si dosad nisu mogle priuštiti ovakav sustav.
O tome zašto je upravo sada pravi trenutak za takav projekt razgovarali smo s Krešimirom Miloslavićem, direktorom Inrebusa, koji više od dva desetljeća razvija poslovna informatička rješenja za privatni i javni sektor.
Digitalizacija nije cilj, nego alat za učinkovitije poslovanje
Krešimir Miloslavić profesionalni je put započeo radeći na implementaciji poslovnih procesa, poslovnoj analizi i razvoju informacijskih sustava za velike organizacije. Danas kroz Inrebus razvija ERP i DMS rješenja za financijsku industriju, javni sektor te privatne tvrtke različitih veličina.
Krešimir Miloslavić profesionalni je put započeo u IT-u velikih sustava, kroz poslovnu analizu, rad s korisnicima i rješavanje svakodnevnih zahtjeva koji često najviše opterećuju poslovanje. Danas kroz Inrebus razvija poslovna rješenja u području ERP-a, DMS-a, plaćanja i optimizacije poslovnih procesa, za financijsku industriju, tijela s javnopravnim ovlastima te privatne tvrtke različitih veličina.
Kroz rad s velikim sustavima naučio je da se digitalizacija ne događa velikim rezovima, nego upornim rješavanjem konkretnih problema. Kada se jedan proces skrati, drugi pojednostavi, a treći učini preglednijim, učinak se vrlo brzo vidi u svakodnevnom radu.
“Recept za uspjeh je upornost i rješavanje jednog po jednog malog problema. Svaki put dobijete uštedu na brzini, lakoći korištenja i samom procesu”, rekao je Miloslavić.
U praksi su se, dodaje, više puta uvjerili da digitalizacija može omogućiti rast obujma posla bez proporcionalnog rasta stresa i broja zaposlenih. Kada se procesi jasno poslože, isti tim može raditi mirnije, brže i s manje pogrešaka.
Mali poduzetnici imaju iste izazove kao veliki
Iako je Inrebus godinama radio prvenstveno s velikim sustavima, interes malih i srednjih poduzetnika pojavio se spontano. Tržište je, kaže Miloslavić, samo počelo tražiti rješenja. Prvo su se javile tvrtke s vrlo konkretnim problemima, a zatim su pilot-projekti pokazali da se isti obrasci ponavljaju kod velikog broja manjih organizacija.
Problem nije u tome što mali poduzetnici nemaju procese. Imaju ih, ali ih vrlo često vode ručno. Dok je tvrtka mala, posao se još može držati pod kontrolom uz Excel tablice, e-mailove, uredske alate i papirnate evidencije. No čim raste broj klijenata, usluga, dokumenata i zaposlenih, ručni se rad počinje multiplicirati.
“S većim volumenom poslovanja ručni se rad multiplicira. Djelatnici postaju nezadovoljni i umorni, a umjesto na suštinu posla, sve se više koncentriraju na izbjegavanje grešaka”, objasnio je.
Mnogi mali poduzetnici pritom i dalje vjeruju da su DMS i ozbiljnija digitalizacija rezervirani za velike tvrtke. Miloslavić smatra da je to razumljivo, ali pogrešno. Osim budžeta, problem je i nedostatak vremena: male tvrtke često imaju ljude “na knap” i teško odvajaju kapacitete za rad na poboljšanju procesa.
Upravo zato vidi smisao u zajedničkom modelu razvoja, u kojem više tvrtki sličnih potreba sudjeluje u pilotu. Tako svaka od njih ulaže manje vremena i novca, a dobiva rješenje koje je bliže stvarnim potrebama poslovanja.
Fiskalizacija je digitalizirala državu, ali ne i poslovanje
Fiskalizacija i eRačuni značajno su unaprijedili komunikaciju između poduzetnika i države. No Miloslavić upozorava da to ne znači da je digitalizirano i samo poslovanje poduzetnika.
Država je, kaže, dobila bolju kontrolu, ali je na malim poduzetnicima često ostao još veći operativni posao. Račun je tek završni dokument u nizu koraka koji prethode isporuci, naplati i evidenciji poslovnog događaja.
“Fiskalizacija je jedan manji dio, dio oko računa. Ali račun je tek na kraju procesa. Ono što složen poslovni proces mora podržati nije riješeno samom fiskalizacijom”, naglasio je Miloslavić.
Drugim riječima, digitalizirana je komunikacija s institucijama, ali mnoge tvrtke i dalje interno rade jednako kao prije deset ili petnaest godina: kroz ručne evidencije, prepisivanje podataka i potragu za dokumentima.
DMS nije digitalna arhiva nego alat koji automatizira procese
Jedna od najvećih zabluda jest da je DMS samo mjesto na kojem se pohranjuju dokumenti. Miloslavić ističe da dokumenti jesu važni, ali da prava vrijednost nastaje tek kada su povezani s poslovnim procesima.
“Ako digitalizacija samo pretvori papir u PDF koji se opet ručno traži i prepisuje, to nije ozbiljna digitalizacija. To je skenirani kaos”, rekao je.
DMS, objašnjava, treba omogućiti da dokument prati proces ili da proces prati dokument. U oba slučaja cilj je isti: skratiti korake, smanjiti ručni rad, povećati kontrolu i omogućiti da se u svakom trenutku zna tko što treba napraviti, u kojem je statusu predmet i gdje nastaje zastoj.
Kako jedan klik može zamijeniti sate ručnog fakturiranja
Jedan od primjera iz prakse odnosi se na tvrtku koja je imala složen proces izrade faktura. Klijenti su imali paušalno ugovorene temeljne usluge, ali su mnogi tijekom mjeseca koristili i dodatne usluge prema standardnom cjeniku. Na kraju mjeseca zaposlenici su morali prolaziti kroz sve klijente, provjeravati koje su dodatne usluge korištene i ručno izrađivati dodatne fakture povrh osnovne paušalne fakture.
Proces se vodio kroz e-mailove i Excel tablice, što je značilo puno ručnog rada, mnogo provjera i velik rizik pogreške. Inrebus je razvio rješenje u kojem se na kraju mjeseca jednim klikom pokreće izračun po klijentu, za temeljne i dodatne usluge, zajedno s pripadajućom analitikom.
Nakon što se tablica pregleda, računi se šalju korisnicima. Ručni rad u tom je procesu gotovo potpuno napušten, a zaposlenicima je ostao upravljački dio: kontrola, pregled i nadzor.
“Ljudi više ne prepisuju podatke nego upravljaju procesom”, sažeo je Miloslavić.
Najveći gubitak nije papir, nego neučinkovitost
Kada govori o tome gdje poduzetnici najčešće gube novac, Miloslavić ne kreće od papira, nego od neučinkovitosti. Ponavljajuće radnje, ručni unos, traženje dokumentacije, lociranje pogrešaka i izostanak kontrole procesa svakodnevno troše sate rada i smanjuju fokus zaposlenika.
Poseban problem nastaje kada tvrtka nema jasan pregled osnovnih pokazatelja poslovanja: profitabilnosti, troškova, marže, iskorištenosti ljudi ili rezultata po projektu. Tada se odluke često donose prekasno ili na temelju nepotpunih informacija.
“Često se događa da tvrtke ni ne žele riješiti problem jer ne znaju da ga imaju”, rekao je Miloslavić, navodeći primjer organizacije koja je poslovanje vodila gotovo isključivo printanjem, kopiranjem i slaganjem papira u registratore.
Manje stresa, bolja kontrola i ravnomjerniji posao
Digitalizacija ne donosi korist samo kroz uštedu vremena. U nekim slučajevima još je važnije to što posao postaje predvidljiviji, a opterećenje ravnomjernije raspoređeno.
Miloslavić navodi primjer osiguravajuće kuće u kojoj se dokumentacija prikupljala na udaljenim lokacijama i slala e-mailom. Problem je bio u tome što nije postojala centralna kontrola kada je dokumentacija poslana i zaprimljena. Dokument je nastajao ranije, s njim je nastajala i financijska obveza, ali interni proces kontrole kretao je tek kada bi dokumentacija stigla u sustav.
Društvo je zato u svakom trenutku imalo značajan dio sredstava financijski vezan, bez jasne informacije o tome koliki je stvarni iznos i gdje se dokumentacija nalazi. Centralizacijom kroz DMS, sustav obavijesti i centralni pregled svih predmeta, problem je riješen.
“Djelatnici koji su zbog zakonskih rokova i neažurnosti kolega na udaljenim lokacijama sredinom mjeseca imali puno prekovremenih, sada rade ujednačeno i imaju konstantan ritam, a društvo više nije financijski izloženo na isti način”, dodao je.
Svaki projekt treba svoju financijsku krvnu sliku
DMS može pomoći i tvrtkama koje rade složene projekte u kojima sudjeluje više odjela, različiti profili stručnjaka, oprema i velik broj sati ljudskog rada.
Jedna projektna kuća nije mogla jedinstveno odrediti stvarni trošak većeg posla u kojem sudjeluje više sektora. Problem je riješen uvođenjem radnih naloga, projektnog pristupa i evidencije utroška. Svaki je projekt tako dobio vlastiti RDG, odnosno svojevrsnu financijsku krvnu sliku s indikatorima tijekom izvođenja.
Rješenje je razvijeno kao nadogradnja na postojeći ERP sustav klijenta, što pokazuje da digitalizacija ne mora nužno značiti zamjenu svega što tvrtka već koristi. Ponekad je upravo nadogradnja postojećeg sustava najbolji put do veće kontrole.
Novi projekt za male poduzetnike
Na temelju iskustava iz dosadašnjih implementacija, Inrebus sada, u suradnji s Women in Adria, pokreće projekt kojim želi razviti DMS prilagođen potrebama malih i srednjih poduzetnika.
Pritom se ne kreće od praznog papira. Sustav već postoji i koristi se u praksi, a cilj je dodatno ga prilagoditi većem broju korisnika koji imaju slične zahtjeve i probleme.
“Postojeće rješenje se uvijek instalira i od njega se kreće. Složili smo arhitekturu koja može apsorbirati nove zahtjeve, a cilj je da se bazično rješenje prilagodi manjoj grupi korisnika sa zajedničkim problemima”, objasnio je Miloslavić.
Takav model poduzetnicima omogućuje da ne financiraju cjelokupan razvoj sami. Ako više tvrtki ima slične potrebe, trošak prilagodbe može se podijeliti, a rješenje razviti tako da odgovara širem krugu korisnika.
Miloslavić pritom naglašava da poslovni softver nije magično rješenje i da korisnici moraju biti spremni sudjelovati u procesu. Novi sustav uvijek znači i nove navike, a upravo su promjene navika često najzahtjevniji dio digitalizacije.
Poziv poduzetnicima
Prvi korak projekta bit će kratki upitnik kojim će se prikupiti informacije o najvećim izazovima s kojima se poduzetnici susreću u upravljanju dokumentima i poslovnim procesima.
Inrebus želi saznati koji su najveći problemi u informacijskom i dokumentacijskom sustavu malih tvrtki, jesu li poduzetnici već pokušali uvesti sveobuhvatni sustav poput ERP-a ili DMS-a te imaju li u timu ljude koji mogu sudjelovati u prilagodbi i uvođenju novog softvera.
“Pozivamo svaku tvrtku koja osjeća da bi mogla poboljšati poslovanje promjenom i nadogradnjom procesa da se uključi. Ako prepoznaju svoje probleme u primjerima koje ćemo pokazati, želimo da sudjeluju u odgovorima i prijavama kako bismo im mogli ponuditi konkretan prijedlog”, poručio je Miloslavić.
Za poduzetnike koji misle da su još premali za DMS ima jednostavnu poruku: ne treba digitalizirati cijelu tvrtku odjednom. Dovoljno je krenuti od jednog procesa koji je važan, zahtjevan i za koji postoji provjeren način rješavanja.
“Ako imate sedam ili osam ljudi, niste premali. Nikada nije prerano raditi na poboljšanju procesa”, zaključio je.
Veliki sustavi odavno koriste DMS kako bi poslovali brže i učinkovitije. Vrijeme je da takvi alati postanu dostupni i malim poduzetnicima.
Ovo je tek prvi korak projekta. U sljedećoj fazi Women in Adria i Inrebus žele čuti iskustva malih i srednjih poduzetnika te na temelju njihovih odgovora definirati funkcionalnosti koje će biti ugrađene u DMS rješenje. Ako želite sudjelovati u projektu, ispunite kratki upitnik.
Foto: privatna arhiva Inrebus
