Emailovi su važan dio svakodnevne poslovne komunikacije. Prema nekim istraživanjima, dnevno se u svijetu pošalje oko 300 milijardi emailova, a osobe koje rade uredske poslove u prosjeku dnevno dobiju oko 120 emailova. Oni su i dalje nezamjenjivi u situacijama u kojima ne možemo poslati kratku poruku ili uputiti videopoziv, a koristimo ih i kada nekome želimo uputiti prijedlog za suradnju. S obzirom na užurbanost i kratkoročnost ljudske pažnje, pisanje emailova koji će privući pažnju primatelja može biti velik izazov.
Iako su emailovi neizostavni, većina nas nije nikada prošla kroz obuku pisanja emailova. Donosimo nekoliko smjernica koje će vam olakšati pisanje emailova koji će privući pažnju vašeg primatelja i dovesti do uspješne suradnje.
Pročitajte više: Zašto email nije marketinški alat prošlosti?
Kratko i janso
Prvi dojam je uvijek važan, a to vrijedi i za emailove. Srećom, ostaviti dobar prvi dojam putem emaila nije teško zahvaljujući korištenju subjecta. Istraživanja pokazuju da subject treba biti kratak, sažet i relevantan za temu emaila kako bi šanse da će biti pročitan bile veće.
Pravilo koje vrijedi za subject vrijedi i za tekst emaila. Dobri emailovi su kratki, sažeti i odmah prelaze na stvar. Istraživanje provedeno na Sveučilištu u Bostonu pokazalo je da velik broj emailova nikada ne bude pročitan do kraja, a svaka riječ napisana nakon prvih 40 smanjuje šansu za dobivanjem odgovora. Matea Pirić, direktorice Naftaline, naglašava važnost sažetosti emailova. “Bez obzira koja je tematika emaila, onaj tko ga dobije, treba znati koja mu je svrha, a to se postiže jasnim definiranjem kroz tekst bez suvišnih opisa koji mogu biti zamorni i bez objašnjavanja ‘nadugačko i naširoko'”.
Poznavanje primatelja
Predstavljanje je važno za prvotno privlačenje pažnje, ali kako tu pažnju zadržati? Tu u prvi plan dolazi naše poznavanje primatelja emaila. “Kada se nekome predstavljamo, već imamo njegovu pažnju, ali kako bismo pobudili njegov interes da poželi nastaviti komunikaciju, a kasnije i ozbiljniji odnos, trebamo znati koje su njegove potrebe i jasno izraziti naš doprinos u mogućnosti zadovoljavanja tih potreba. Naravno tome prethodi istraživanje o primatelju naše poruke”, naglašava Matea.
Pročitajte više: Narušavate li svoju reputaciju ovim greškama u email komunikaciji?
Pisanje kvalitetnih emailova olakšavaju neki psihološki trikovi za privlačenje pažnje. Istraživanja pokazuju da su šanse za dobivanjem odgovora veće ako u tekstu nekoliko puta spomenemo ime primatelja. Dakako, važno je obratiti pažnju na pravilno pisanje imena. Preporučuje se provjeriti profil primatelja na LinkedInu ili službenim stranicama kako biste mogli ispravno napisati ime i titulu. Završen tekst potrebno je nekoliko puta provjeriti zbog mogućih grešaka. “Pravopis i gramatički ispravne formulacije teksta su baza koja mora biti besprijekorna”, ističe Matea Pirić.
Kako primatelju “zapeti za oko”
Poruke trebaju biti kratke i gramatički ispravne, ali kako možete biti sigurni da ćete ostaviti dojam na primatelja? Matea ističe važnost preporuke koja pomaže izgraditi povjerenje između pošiljatelja i primatelja. “Osnova nastavka uspješne komunikacije je povjerenje, a jedan od najučinkovitijih načina je pozvati se na preporučitelja kojem naš primatelj vjeruje. Ako su emailovi imali preporuku našeg postojećeg suradnika, partnera ili osobe od povjerenja, uvijek su nam zaokupili pažnju već na prvi pogled.”
Osim preporuke, pažnju primatelja moguće je dobiti i jasno definiranim sadržajem koji nudi prednosti poslovanju primatelja, a pritom je potkrijepljen argumentima. Dobar sadržaj može otvoriti vrata i drugim mogućnostima suradnje. “Ako dobijemo email u kojem je jasno i zanimljivo u kratkim crtama prezentiran proizvod ili usluga za kojom mi nemamo potrebu, rado ćemo ga preporučiti ili proslijediti onome za koga znamo da bi mu taj kontakt koristio”, ističe Matea Pirić.
Foto: Unsplash/Luke Southern
