Funkcionalan ured kod kuće zahtijeva odabir pravog namještaja i podjelu prostora na odgovarajuće zone.
Odaberite namještaj za kućni ured i iskoristite sav prostor
- Radni stol i stolac – Izbor namještaja jako je važan jer prije svega mora odgovarati vašim potrebama, ali mora biti i ergonomski, naročito ako radite puno radno vrijeme.
- Ormari za dokumente – investirajte u najbolji koji si možete priuštiti. Pazite i na raspored namještaja u prostoru – omogućite razmak od najmanje 1 m između stola i bilo kojeg namještaja iza stolca, a 90-100 cm ispred ormarića za dokumente kako bi jednostavno mogli dohvatiti sve što vam treba.
- Rasvjeta – jako bitna jer slabo osvjetljenje napreže oči te vam dodatno oduzimaai energiju.
- Žice – u redu stvarno mogu činiti veliki nered. Obilježite post-it naljepnicom svaku žicu koja vodi do napajanja, kao i žice koje spajaju elektroničke uređaje međusobno. Pored toga, nabavite veliki kabel u koji možete smjestiti sve žice iza vašeg stola.
- Podignite monitor svog kompjutera na zasebnu policu, a kutiju računala ispod stola.
- Potrošni pribor – stavite u ormar koji je izvan radnog prostora
- Iskoristite vertikale – postavite police od poda do vrha; ostavite 60 cm prostora ispred police da jednostavno možete doći do dokumenata
- Ako imate vrata na kućnom uredu, iskoristite stražnju stranu za dodatne police.
Zone
Kad radite od kuće uglavnom žonglirate između mnogo uloga: prodaja, marketing, pisanje ponuda, obraćanje klijentima i ostalo. Stoga vaš prostor mora reflektirati sve te različite uloge – zato je zgodno definirati zone prema aktivnostima koje obavljate. Npr.
- Glavna radna zona – dosjei, posjetnice, ploča za poruke, papir, olovke, potrepštine uredske
- Biblioteka – priručna literatura, knjige
- Promidžbeni materijal – promidžbeni setovi, kuverte, naljepnice, obrasci
- Planiranje – kalendar i raspored poslova
- Računalo – računalo, pisač, cd-ovi, toneri, papir za pisač
- Arhiva – glomazne uredske potrepštine, arhivski dosjei
Znam da ste kao poduzetnice sklone sakupljanju brojnih informacija, ali niste sigurne kako ih kategorizirati, tako da na kraju završe izgubljene ili na nepreglednim hrpama. Stoga, sortirajte svoje papire kako smo opisali u zadnjem postu. Evo jedan kratki popis mogućih kategorija:
- dosjei o klijentima,
- potencijalni klijenti,
- financijska dokumentacija
- poslovne ideje
- slobodno vrijeme
- stimulativni materijali
- Računi i potvrde o gotovinskim plaćanjima
- Bilješke sa seminara i tečajeva
I za kraj, savjeti za povećanje učinkovitosti:
- Utvrdite radno vrijeme i obznanite ga svojim ukućanima.
- Ako možete nabavite ormare koji se mogu zatvoriti na kraju dana.
- Obucite se kao da idete na posao svaki dan.
- Instalirajte posebnu telefonsku liniju ako vam je potrebna.
- Obavijestite prijatelje i klijente kad ste na raspolaganju za posao.
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji će djelovati u skladu s vašom osobnošću, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem. www.inout.hr
(Foto: www.casasugar.com)
//
