Svi smo bar jednom iz vlastitog iskustva uvidjeli koliki problem može stvoriti buka u komunikacijskom kanalu. Nesporazumi su sastavni dio komunikacije, ali ponekad, pogotovo u poslu, mogu stvoriti velike neugodnosti. Iako većina ljudi preferira onu licem u lice, sve češće smo primorani na online komunikaciju, a za to su nam ključni kanali za komunikaciju na poslu, poput emaila, Skypea, Slacka… Oni nam nerijetko, složit ćemo se, predstavljaju svojevrsni stres.
Kanali za komunikaciju na poslu i stres
U našoj LinkedIn anketi postavile smo pitanje „Jesu li Slack, Skype i ostali kanali sad veći stres nego email“? U anketi je sudjelovalo 82 ispitanika, od čega je 56 posto odgovorilo da im veći stres stvara novi email u inboxu, a 44 posto da se veći stres ipak skriva na Slacku i sličnim platformama. Zvuk obavijesti o novoj poruci prekida nas u onome što radimo i osjećamo se kao da moramo odmah, brže-bolje, otvoriti tu poruku i krenuti tipkati odgovor. Onda kreće razmišljanje – što odgovoriti? Je li odgovor dovoljno dobar, jasan, ali i ljubazan? Ako pak iz poruke nismo shvatili što se od nas traži, a to je često tako pri online komunikaciji, kreće smišljanje seta pitanja.
Upitale smo naše članice slijede li praksu odgovaranja na mailove do kraja dana, odnosno imaju li na kraju dana prazan inbox. I dok su se neke složile da to ovisi o temi i da im mailovi ponekad stoje par dana kao podsjetnik, druge ne vide tu praksu kao nešto pozitivno.
„Inbox 0 je prevara. Za mene. Inbox bi trebao biti optimiziran i odražavati naše projekte i potrebe. Bilo bi mi užasno da si setiram da odmah otvaram mail čim stigne. Čini mi se jako ometajuće i kontraproduktivno ako sam u nekom deep worku. I s pozicije koju obnašam nulti inbox bi mi značio da se bavim krivim stvarima. Plus gro toga dođe i prođe da moj input nije bio potreban, a kad ga pročitam sam uglavnom i obaviještena već“, poručila je Elmira Majerić, osnivačica Adeerae.
Dodaje da joj je nejasnija „pandemija Slacka“.
Pročitajte više: Komunikacija u timu – WhatsApp sve popularniji, Skype gubi na važnosti
Instant odgovaranje na poruke i dekoncentracija
„Ponekad imam feeling da je email umro i da sve rješava na Slacku, barem u kulturi kompanije u kojoj sam sada. I to mi sve više nereda stvara, jer iako nemam potrebu odmah skočiti na poruku, nema šanse da nešto poslije nađem, a što je još gore, vidim svoj tim i kako je 100 posto dekoncentriran kada dođe poruka. To mi je koma“, zaključila je.
Na tu se misao nadovezala Ivana Matić, osnivačica i CEO Women in Adria, koja ističe da je zabranila mailove unutar firme.
„Na Skypeu smo, i da, to je ubojstvo, zbog toga mi je full time rad od kuće nezamisliv. Svako malo nešto iskače i puno puta se ne razumijemo, a uživo bi to riješili u dvije sekunde. Gledam pristaše rada od kuće, kao najvažnije je napraviti posao. Pa nismo roboti koji samo šute i nemaju potrebe za komunikacijom“, objasnila je.
NordicIT izdvaja nekoliko činjenica o e-pošti koje pokazuju da ona ima veliki utjecaj na razinu stresa, jednako kao i drugi kanali za komunikaciju u poslu. Jedan od izvora stresa može biti veliki broj pristiglih emailova odjednom. Naime, istraživanja pokazuju da zaposlenici osjećaju nalet tjeskobe kada se probude i vide mnogo nepročitanih emailova u svom sandučiću, pa čak i ako ih pokušaju ignorirati. Svaka ta poruka zahtjeva njihovu reakciju i vrijeme, a odvraća njihovu pozornost od stvarnog posla.
Puno poruka oduzima puno vremena, što znači manje obavljenog posla, što je također stresno jer radnik ima osjećaj da nije produktivan i da mu radni dan nije ispunjen. Osim toga, emocionalno stanje zaposlenika pogoršava se kada mora provjeravati e-poštu i na nju odgovarati u slobodno vrijeme, jer tako teško razdvaja privatno od poslovnog. Također, stres može izazvati već spomenuto nerazumijevanje.
Pročitajte više: Ovih 5 stvari nikad nemojte raditi u email komunikaciji
Kako umanjiti stres uzrokovan porukama? Krenite od sebe
Iako se ponekad čini da ništa neće umanjiti stres koji izazivaju email i ostali kanali komunikacije, postoje neki koraci koje možete poduzeti već danas, a koje predlaže University of Michigan. Za početak, ako ste pretplaćeni na različite newslettere, razmislite koje doista čitate i koji su vam zaista korisni. Ostalima otkažite pretplatu.
Kako biste umanjili broj emailova i poruka koje vi sami šaljete, pokušajte minimalno slati poruke koje sadrže samo “u redu” ili “hvala.” U poruci prije zato koristite: “Hvala unaprijed.” Ova je promjena malena, no pomoći će vam da osjetite određenu rasterećenost pri komunikaciji, a zadržat ćete profesionalnost i pristojnost u komunikaciji što nipošto ne smijete zanemariti.
Opciju “odgovori svima” koristite oprezno, točnije, onako kako biste htjeli da je drugi koriste. Isto vrijedi i za grupe na ostalim kanalima. Razmislite o tome koliko nepotrebnih poruka primate samo zato što se nalazite u zajedničkom threadu ili grupi. Ako mislite da nekome određene informacije nisu potrebne, rasteretite ih, a kad god možete, probleme i zadatke rješavajte privatno. Ako je grupno rješavanje zadatka nužno, a ako priroda zadatka to omogućava, koristite cloud-servis. Primjerice, ako svi radite na zajedničkoj tablici, podijelite je i zajednički unosite podatke nakon što ste podijelili zaduženja. To je puno lakše nego da iznova svatko šalje svoju verziju tablice ili da sve radi jedna osoba.
Ako ste u uredu razgovarajte što više možete. Razgovorom ćete mnoge stvari brže riješiti nego elektronskim putem. Ako niste u uredu ili niste blizu osobe s kojom se dopisujete, ostavite otvorenu mogućnost za video ili telefonski poziv. Ove su opcije najbliže komunikaciji uživo, a zaista značajno ubrzavaju stvar.
Foto: Canva
