U osmosatnom radnom vremenu rijetko kada posvetimo čitavih osam sati poslu kojeg radimo. Najproduktivniji smo kada smo koncentrirani i upravo u tom periodu napravimo najveći dio posla. Iako je održavanje koncentracije na posao čitavih osam sati nemoguće, ono što nas najviše ometa su konstantna prekidanja sa svih strana – e-mailovi, upiti kolega, zahtjevi šefova i slično.
Kako se nositi s prekidanjima na poslu?
Vjerojatno vam se mnogo puta dogodilo da ste odlazili umorni s posla i imali osjećaj da niste ništa posebno napravili tijekom radnog vremena. Zašto se to događa? Zbog toga što jedan dobar dio vremena na poslu provedemo odgovarajući na različita prekidanja.
Istraživači iz Steelcasea kažu da se prekidanja na radnom mjestu događaju svakih 11 minuta, a zatim je potrebno još 23 minute da se u potpunosti koncentriramo na posao koji radimo, piše Enterpreneur. Upravo zbog toga često nismo koncentrirani na posao i produktivni. No, prekidanja s kojima se suočavamo možemo smanjiti. Donosimo vam nekoliko savjeta kako.
Izbjegavajte multitasking
Multitasking je u današnjem vremenu postao neka vrsta standarda. Od vas se vjerojatno često očekuje da radite nekoliko poslova odjednom. Ako je ikako moguće, izbjegavajte takav način rada. Multitaskingom radite nekoliko poslova odjednom što vam onemogućuje da budete produktivni i da se koncentrirate na jedan posao. Tako zapravo prekidate sami sebe. Ako i imate par zadataka za obaviti, radite ih jedan po jedan. Tako ćete se moći koncentrirati na zadatak na kojem trenutačno radite.
Dajte drugima do znanja da ste zauzeti
Ako imate vlastiti ured, zatvaranje vrata je najjednostavnije rješenje. Kako bi spriječili da vas i tada prekidaju, recite kolegama ili šefovima da radite na nečem važnom ili im pošaljite e-mail sa zamolbom da vas ne prekidaju, osim ako nije nešto važno.
Većina ljudi ipak ne radi u vlastitim uredima, nego u uredu otvorenog tipa – s drugim kolegama. No, isti princip možete primijeniti i ovdje. Pri dolasku na posao zamolite kolege da vas ne prekidaju ili im pošaljite e-mail. Možda nećete izbjeći sva prekidanja, ali ćete ih sigurno smanjiti.
Isključite tehnologiju
Veliki dio prekidanja s kojima se suočavamo na poslu dolazi upravo s naših smartphoneova ili e-mail računa na računalu. Kada radite na računalu, zatvorite sve prozore koji nisu povezani s poslom kojeg trenutačno radite.
Ako niste u mogućnosti isključiti mobitel, isključite barem e-mail obavijesti. Ionako većina e-mailova koje primimo nisu toliko hitna da zahtijevaju trenutačni odgovor. Nakon 2-3 sata rada, uvijek možete pogledati koje ste e-mailove dobiti i pogledati treba li na koji hitno odgovoriti. Isto tako, možete isključiti obavijesti s društvenih mreža, tonove poruka i slično. Obavijesti s pametnog telefona nam uvelike ometaju koncentraciju i prekidaju nas u radu.
Recite ne!
Svakome se dogodilo da su kolege ili šefovi došli do našeg radnog stola s nekom zamolbom ili hitnim zadatkom kojeg treba napraviti. Jednostavno recite da sada nemate vremena ili da ćete se posvetiti svoju pažnju njihovoj zamolbi kasnije, kada napravite svoj posao. Najčešće taj hitni zadatak i nije toliko hitan za napraviti. Objasnite što radite ako je potrebno i objasnite zašto sada ne možete napustiti svoj posao kako bi išli raditi nešto drugo. Nemojte se bojati da ćete uvrijediti kolegicu ili šefa ako kažete ne, jer će oni vjerojatno naći nekog drugog tko će im pomoći ili napraviti taj zadatak kojeg su tražili od vas.
Planirajte prekidanja
Kada radite s drugim ljudima, prekidanja je ponekad nemoguće izbjeći. Pogotovo ako radite na nižim pozicijama kada je vaše prisustvo potrebno negdje drugdje i jednostavno ne možete odbiti zamolbu šefa jer ste još uvijek novi na poslu. Morate biti svjesni da će se prekidanja dogoditi pa ih je zato najbolje planirati. Kada planirate koliko vam je vremena potrebno za obavljanje nekog zadatka, planirajte da će vam trebati više vremena nego što ste mislili. Ne samo zbog prekidanja od strane kolega i šefova, nego i s vaše strane. Ponekad se ne možete koncentrirati, bez obzira na prekide od strane drugih ljudi i tada će vam trebati više vremena za obavljanje nekog zadatka. Uzmite u obzir prekide i manjak koncentracije pa u skladu s time uzmite više vremena za obavljanje zadatka.
Pronađite neko tiše mjesto
Ako radite u uredu otvorenog tipa, prekidanja će se događati vrlo često. Gotovo je nemoguće biti 100% produktivan i koncentriran na mjestu gdje radi puno ljudi. Naročito ako radite na mjestu gdje ima puno buke. U tom slučaju probajte pronaći neko tiho mjesto na kojem ćete moći raditi – kao konferencijska sala u kojoj nema nikoga. Ako je moguće, napravite jedan dio posla kod kuće, gdje vas nitko neće prekidati i gdje ćete imati svoj mir.
Još jednu stvar koju možete napraviti, a što mnogim ljudima gotovo nikada ne pada na pamet je da stavite čepiće za uši ili slušalice s glazbom dok radite. Dok nekim ljudima treba potpuna tišina kako bi se mogli koncentrirati, druge glazba smiruje i koncentrira na posao.
Nemojte prekidati druge
„Ponašaj se prema drugima onako kako želiš da se drugi ponašaju prema tebi“.
Ovo je svima poznata uzrečica. Isto tako vrijedi i za prekidanja na poslu. Ako ne želite da drugi prekidaju vas, nemojte ni vi prekidati njih. Ako baš trebate nečiji savjet ili pomoć, umjesto da odmah dođete sa zamolbom, pokušajte pitati „Imaš li vremena?“ ili „Da li je ovo dobro vrijeme da te prekinem?“. Ako osoba koju pitate za pomoć nema vremena, probajte pronaći nekoga tko ga ima. Ako vi nećete prekidati kolege postavit ćete primjer drugima, pa vjerojatno neće ni oni prekidati vas u vašem poslu.
Foto: Pixabay
