Prvo zapošljavanje jedna je od važnijih prekretnica u razvoju malog poslovanja. Za vlasnicu koja je do tada sama vodila tvrtku, novi zaposlenik znači promjenu načina rada, ali i novu financijsku obvezu koja će postati dio poslovanja iz mjeseca u mjesec.
U praksi se odluka o zapošljavanju najčešće pojavljuje kada količina posla premaši kapacitete vlasnice. Rokovi postaju kraći, klijenti čekaju duže, a vrijeme koje bi se moglo posvetiti razvoju poslovanja troši se na svakodnevne operativne zadatke.
Veći opseg posla sam po sebi nije dovoljan pokazatelj
Ipak, veći opseg posla sam po sebi nije dovoljan pokazatelj da je tvrtka spremna za novog zaposlenika. Prije donošenja odluke potrebno je sagledati širu financijsku sliku poslovanja. Pitanje koje bi svaka poduzetnica trebala postaviti nije samo: „Mogu li danas zaposliti osobu?“ Važnije pitanje glasi: „Može li moje poslovanje dugoročno financirati tu osobu?“
Odgovor se ne nalazi samo u prihodu ostvarenome posljednjih nekoliko mjeseci ili iznosu koji se trenutno nalazi na poslovnom računu. Potrebno je razumjeti novčani tok, strukturu troškova i stabilnost prihoda.
Prvi korak – izračun stvarnog troška zaposlenika
Kod prvog zapošljavanja česta je pogreška promatrati samo iznos neto plaće koju će zaposlenik primati. Za poslovanje je važan ukupan trošak rada. On uključuje bruto plaću i doprinose, ali i sve ostale troškove koji prate novo radno mjesto.
Ovisno o vrsti posla, to može uključivati računalo i drugu opremu, softverske licence, edukacije, troškove radnog prostora, kao i vrijeme koje će vlasnica uložiti u uvođenje zaposlenika u posao.
Primjerice, ako poduzetnica planira zaposleniku ponuditi 1500 eura neto plaće, odluka se ne može temeljiti samo na tom iznosu. Za poslovanje je važno izračunati koliki će biti stvarni mjesečni trošak rada i može li ga tvrtka redovito podmirivati.
Kod donošenja odluke o zapošljavanju korisno je razlikovati tri pojma: neto plaću koju zaposlenik prima, bruto trošak rada koji predstavlja trošak poslodavca te ukupni trošak koji novo radno mjesto stvara za poslovanje. Tek kada se sagleda cijela slika, moguće je realno procijeniti je li zapošljavanje financijski održivo.
Stanje na računu nije jedini pokazatelj spremnosti
U malim poslovanjima odluka o zapošljavanju nerijetko se donosi prema trenutnom stanju na računu. Međutim, novac koji se nalazi na poslovnom računu nije uvijek raspoloživ za novu dugoročnu obvezu. Dio sredstava možda je već namijenjen poreznim obvezama, dobavljačima ili troškovima koji tek dolaze na naplatu.
Zato je kod planiranja zapošljavanja važno promatrati likvidnost, odnosno sposobnost poslovanja da redovito podmiruje svoje obveze.
Profitabilna tvrtka može imati problema ako u određenom trenutku nema dovoljno novca za podmirenje dospjelih obveza. Upravo zato računovođe kod ovakvih odluka često gledaju više od same dobiti ili prihoda.
Korisno je analizirati kako poslovanje izgleda kroz dulje razdoblje, uključujući slabije mjesece i moguće promjene u prihodima. Tvrtka koja može financirati zaposlenika samo tijekom najboljih mjeseci još nema dovoljno stabilnu osnovu za novu stalnu obvezu.
Rast prihoda treba imati čvrste temelje
Veći broj klijenata ili nekoliko vrlo uspješnih mjeseci mogu biti znak razvoja poslovanja, ali prije zapošljavanja važno je razumjeti odakle taj rast dolazi. Je li povećanje prihoda rezultat dugoročnog trenda? Dolazi li poslovanje iz više stabilnih izvora ili ovisi o jednom velikom klijentu? Je li riječ o sezonskom povećanju koje se ponavlja svake godine ili o jednokratnom projektu?
Odgovori na ta pitanja pomažu procijeniti koliko je poslovanje spremno preuzeti novu fiksnu obvezu. Kod prvog zaposlenika posebno je važno izbjeći situaciju u kojoj se trajni trošak financira privremenim rastom prihoda.
Novi zaposlenik treba donijeti vrijednost
Financijska računica važna je, ali jednako je važno razumjeti razlog zapošljavanja. Nova osoba može biti odlična investicija ako omogućuje vlasnici da se posveti poslovima koji donose veću vrijednost, ako povećava kapacitet poslovanja ili omogućuje prihvaćanje novih klijenata.
Ako neka vlasnica velik dio vremena troši na administraciju, a zbog toga ne stiže raditi na prodaji ili razvoju novih usluga, zapošljavanje može osloboditi prostor za rast. S druge strane, ako se zapošljava samo zato što je trenutni period intenzivan, bez jasne procjene budućih potreba, postoji veći rizik da nova obveza postane opterećenje.
Prije odluke korisno je odgovoriti na pitanje: koju konkretnu vrijednost nova osoba donosi poslovanju?
Ponekad postoji drugo rješenje
Zapošljavanje nije uvijek prvi ili jedini način rješavanja povećanog opsega posla.
U nekim situacijama poslovno i financijski prikladnije rješenje može biti angažiranje vanjskog suradnika, automatizacija dijela procesa ili promjena načina organizacije rada. Svaka od tih opcija ima drugačiji trošak i drugačiji utjecaj na poslovanje. Zato ih je korisno usporediti prije donošenja odluke.
Razgovor s računovođom
Računovođa ne donosi odluku umjesto vlasnice, ali može pomoći da se ona sagleda kroz financijske podatke. Prije prvog zapošljavanja korisno je analizirati nekoliko scenarija:
Kako će se promijeniti mjesečni troškovi poslovanja? Koliku financijsku rezervu tvrtka ima?
Što se događa ako prihodi privremeno padnu? Kada bi novi zaposlenik trebao početi stvarati vrijednost za poslovanje?
Takav razgovor može pokazati je li pravi trenutak za zapošljavanje, treba li prilagoditi plan ili postoji drugo rješenje koje će bolje odgovarati trenutnoj fazi poslovanja.
Prvi zaposlenik često označava prijelaz iz poslovanja koje u velikoj mjeri ovisi o vlasnici prema organizaciji koja može rasti kroz tim. Upravo zato odluku treba temeljiti na razumijevanju financijskih mogućnosti poslovanja. Dobro planirano zapošljavanje može biti važna investicija u budućnost tvrtke. Kada se odluka donese uz jasnu računicu i realna očekivanja, novi zaposlenik postaje podrška rastu, a ne dodatni izvor financijskog pritiska.
Foto: Magnific, privatna arhiva, Canva
