Pokretanje ili uspješno vođenje poslovanja povezano je sa svakodnevnim donošenjem strateških odluka, te savladavanjem financijskih izazova i birokratskih prepreka. Poduzetnici često nisu upoznati sa svim propisima s kojima moraju uskladiti svoje poslovanje, a što u pojedinim slučajevima može rezultirati vrlo visokim kaznama.
Jedan od zahtjeva kojeg svi poduzetnici, kao poslodavci, moraju poštivati jest vođenje evidencije o radnicima i radnom vremenu sukladno propisima. Ako poslodavac ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, ili ako na zahtjev inspektora ne dostavi podatke od radnicima i o radnom vremenu, radit će se o najtežem propisanom prekršaju poslodavca kažnjivim s novčanom kaznom od čak 61.000,00 do 100.000,00 kuna za poslodavca pravnu osobu, odnosno od 7.000,00 do 10.000,00 kuna za poslodavca fizičku osobu (primjerice obrtnik) i odgovornu osobu pravne osobe (direktor).
Evidencija radnika i radnog vremena – koju poštovati?
Postoje dvije glavne evidencije koje poslodavci moraju voditi – evidencija o radnicima i evidencija o radnom vremenu. Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima točno su propisane stavke koje je poslodavac dužan upisivati u pojedinu evidenciju za svoje radnike. Osim navedenih evidencija, poslodavac je dužan voditi posebne evidencije o osobama koje obavljaju poslove za poslodavca, ali nisu u radnom odnosu (primjerice, koje se nalaze na stručnom osposobljavanju ili rade preko student-servisa). Poslodavac može evidencije voditi na papiru ili elektronskom obliku. Evidencija o radnicima se čuva kao evidencija trajne vrijednosti, dok je poslodavac evidenciju o radnom vremenu dužan čuvati najmanje četiri godine, a u slučaju pokretanja radnog spora do pravomoćnog okončanja tog spora.
Evidencija o radnom vremenu
Posebno je važno naglasiti da je poslodavac dužan evidenciju radnog vremena imati u svojem sjedištu (a ne primjerice kod ovlaštenog knjigovodstvenog servisa), i to za prethodno razdoblje od najmanje jedne godine. Ako više od 6 radnika radi u izdvojenoj jedinici, potrebno je voditi posebnu evidenciju za radnike koji rade izvan sjedišta poslodavca. Propisano je da se evidencija o radnom vremenu mora voditi uredno i razumljivo, te se podaci popunjavaju za svaki mjesec posebno. Preporuča se upisivati podatke svakodnevno, a u svakom slučaju najkasnije u roku od sedam dana od dana za koji se podaci popunjavaju.
Ako zbog posebnosti poslova koje radnik obavlja radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti (rukovodeće osoblje, radnik član obitelji poslodavca fizičke osobe koji živi i radi s poslodavcem ili slično radno mjesto), ugovorom o radu se može ugovoriti samostalnost u određivanju radnog vremena, stanke te dnevnog i tjednog odmora. U tom slučaju, poslodavac za takvog radnika nije dužan voditi evidenciju o radnom vremenu, ali je pri tome važno znati da samostalno uređivanje radnog vremena ima za posljedicu gubitak prava na povećanu plaću za prekovremeni i noćni rad te za rad nedjeljom, blagdanom ili drugim neradnim danom.
Pogled unaprijed
Prema novom Zakonu o radu, koji je stupio na snagu početkom kolovoza prošle godine, nadležni ministar je bio dužan donijeti novi pravilnik kojim će se urediti pitanje evidencije radnika i radnog vremena do početka veljače ove godine. S obzirom da novi pravilnik još nije donesen, pravilnik donesen na temelju prethodnog Zakona o radu i dalje ostaje na snazi. Nadamo se da će novi pravilnik poslodavcima olakšati vođenje evidencija, a sve kako bi se izbjegli mogući (nenamjerni) propusti i prekršaji poslodavaca, te kako bi poduzetnici imali više vremena ostvariti svoju osnovnu ulogu.
autor: Dora Gaži, odvjetnica u suradnji s Wolf Theiss Podružnica Zagreb
