U mikro i malim tvrtkama često nema prave, stručno napravljene analize radnih mjesta koja bi rezultirala valjanim opisima poslova, koji su živo tkivo (a ne uklesano u kamenu) akta o sistematizaciji ugovora o radu, oglasa za posao, kasnija promaknuća i druge HR aktivnosti.
Analiza radnih mjesta – kako i zašto je važna?
Postoji nešto priručno, najbolje kako se znalo, napravljeno po predlošcima koji nisu baš odgovarajući toj tvrtki, poslovnim procesima i živućim suradnicima s različitim kompletima (ne)kompetencija i (ne)iskustava. Svjedočim tome posebno zadnje 2 godine u radu s mikro i malim poduzetnicima, a svi su me angažirali jer su osvijestili da tako neće ići dalje.
Stalo im je da poslovanje ide, da zaposlenici budu aktivni i zadovoljni i da skupa realiziraju poslovne ciljeve, postižu (prestižu) financijske rezultate koje su planirali.
Radeći analizu (reviziju) radnih mjesta tijekom 2023. i 2024 godine od početka smo prošli bitno – zašto, što i kako…
Jer bitno je vama poduzetnicima razumjeti sljedeće:
ZAŠTO?
Ako promašite definirati temelje svog poslovanja kroz jasnu analizu radnih mjesta, upravljanje i razvoj ljudskih potencijala približavat će se provaliji s porastom zaposlenih u vašoj tvrtki.
Prvi problemi počet će već s 5-6 zaposlenih jer vam suradnici ne znaju točno: tko, što i kako treba raditi, ne znaju jasne granice i koja očekivanja imate i kako ih u radnim ulogama trebaju realizirati.
U ugovorima o radu piše općenitih par stavki, u internim aktima (raznih „formata“) stoji razrađeno nešto malo bolje, često bez jasno povezanih uvjeta za raspored.
Ako već niste do tada, ovo vrijeme sa par zaposlenika je odlično vrijeme za pravu analizu radnih mjesta.
ŠTO I KAKO?
Analiza radnih mjesta je proces prikupljanja podataka o zahtjevima radnog mjesta u kontekstu konkretnog poslovnog procesa.
Ta analiza, ako se radi valjano, rezultira realnim opisima poslova koji podržavaju poslovanje TE vaše tvrtke s vašim OIB-om, a ne neke „generičke“ tvrtke.
Pročitajte više: 2 ljudska pitanja koja smijete pitati kandidata na razgovoru za posao
Kako se prikupljaju podaci da bi se napravila analiza radnih mjesta
Podatke tijekom analize prikupljate:
- Iz dostupne interne dokumentacije u poduzeću – obično ima u tvrtki dosta radnih / nestrukturiranih papira, digitalnih uradaka, nacrtanih organigrama, draft-ova oglasa kojima su suradnici traženi i u kojima se samo otprilike pobrojalo što koje će živi ljudi doista raditi…
- intervjuom s iskusnim zaposlenikom
- Intervjuom s prvo-nadređenim zaposleniku (da to ste baš vi, direktor/ica dok ste mikro-poduzetnik)
- opažanjem provođenja aktivnosti…
Dobit ćete digitalni uradak koji sadrži…
I rezultat toga bude smisleno popunjen npr. digitalni uradak za svako radno mjesto koji sadrži:
- Svrhu obavljanja posla,
- Naziv radnog mjesta
- Položaj radnog mjesta u tvrtki – sada / u sklopu kojeg poslovne funkcije/ budućeg odjela – ako se planira rast…
- Oblik radnog vremena (puno, nepuno…)
- Način obavljanja: hibridno, klasično / remote
- Ključne aktivnosti + pripadajući postotak koliko se vremena troši na koju u danu i/ili tjednu i/ili mjesecu
- Opis konkretnih zadataka koji se izvršavaju u svakoj aktivnosti
- Posebni uvjeti rada, ako ih ima
- Alati i metode koje se koriste u radu (obvezno/ poželjno)
- Povezane nužne /poželjne kompetencije/ radno iskustvo – ovisno o složenosti tog radnog mjesta…
Da, realnost je da vi mikro i mali poduzetnici često nemate uvjete da svaka osoba radi svoj set aktivnosti koji ima logičnu “kapu” i smislen naziv radnog mjesta, jer vas je malo da bi tako funkcionirali kao velike tvrtke koje imaju specijalizaciju radnih mjesta na visokom nivou.
No, to nije razlog da ne napravite pravu analizu i popišete koje aktivnosti u kojem poslovnom procesu zahtijevaju koje aplikacije, koju razinu osposobljenosti / kompetencija, vrijednosti zaposlenika, koje kontakte i kojom dinamikom s kupcima / dobavljačima/ interno, što točno i u kojem opsegu isporučuje zaposlenik na tom radnom mjestu / radnoj ulozi/ ulogama…
Pročitajte više: Mogu li poslodavac i zaposlenik biti prijatelji ili će netko izvući deblji kraj
Ako ne napravite vi, napravit će život
Zato se provode odgovarajući intervjui, fokus grupe sa zaposlenicima. Saslušajte iskusne i dobrohotne zaposlenike jer od njih dobivate korisne inpute. Od onih drugih, neiskusnih i nedobrohotnih, dobivate ometače na putu uređivanja. Razlikujte to!
A kada se to jasno raspiše, donosite valjanu procjenu / odluku o:
- raspodjeli tih aktivnosti na 1 do 2 zaposlenika dodatno ako imaju prostora u redovnom radnom vremenu. Platite ih i nagradite adekvatno ako ostaju prekovremeno zbog toga.
- vanjskom angažmanu, npr. iskusnih virtualnih asistenata u točno određenom području (osim virtualnih, dio njih pruža i usluge dolaska na vašu lokaciju!)
- planu zapošljavanja s valjanim brojem i potrebnim kompetencijama, iskustvom, vrijednostima, realno potrebnom dinamikom tijekom godine…Kako god osigurajte si stručnu analizu jer je neizbježno pogotovo ako planirate rasti.
Učinite to zbog zdravlja tvrtke, vašeg zdravlja i zdravlja suradnika te jasnih granica u funkcioniranju zaposlenika koje će to podržati. Ako propustite to kreirati za vašu tvrtku, kreirat će umjesto vas život / poslovanje samo. Obično mjerljivo kroz: pogreške/propuste u radu, porast tjednih konflikata, porast reklamacija, lošije financijske pokazatelje…
A čemu da poljuljate poslovanje tvrtke i budete u statistici onih koji ne dočekaju 5. godinu poslovanja? Zbog razloga da SAMO niste napravili pravu analizu radnih mjesta kao valjane HR temelje tvrtke?!
Autorica: Andreja Bakula
Kolumna ‘HR u uredu’ autorice mr. sc. Andreje Bakula, prof. psihologije i vlasnice AB.PRO obrta za poslovne usluge, donosi pregled naprosto nužnih HR praksi koje su potrebne da sve bude u redu u uredu. Autorica je nakon 29 godina intenzivnog rada s ljudima i organizacijama u svim područjima HR-a, 2022. godine osnovala AB.PRO obrt za HR usluge. Provela je više od 7.500 selekcijskih intervjua, intervjua za zapošljavanje, profesionalni razvoj i (pr)ocjenjivanje radnog učinka. Konstantno se usavršavala i učila i – mentorirala ljude u svom poslovnom okružju da rastu.
