Prema pojedinim istraživanjima zaposlenik tvrtke u komunikaciji sa svojim klijentima dnevno pošalje 40-ak e-mailova, što ovaj način komunikacije pretvara u najjači mehanizam promocije vaše tvrtke, proizvoda, usluga, brendova… Pravilno napisan i poslan e-mail sadrži nekoliko osnovnih elemenata. Naravno, uz one nezaobilazne – adresa primatelja, naslov poruke, sadržaj poruke, eventualni privitci, u e-mailu pošiljatelja treba se nalaziti i njegov potpis, kao i disclaimer.
Stiže li vaš email s vaše domene?
U poslovnom komuniciranju izuzetno je važno s koje adrese šaljete poruke. Različiti javni mail poslužitelji poput Googlea ili Yahooa, doživljavaju se kao mjesto za osobnu komunikaciju. Glasi li vaš e-mail [email protected] ili [email protected]? Ako da, dojam koji primatelj vašeg maila dobiva je da vjerojatno radite polu-legalno ili u najmanju ruku da ste u tolikom kaosu da si niste u stanju otvoriti ni pravu e-mail adresu. Pa prema tome je upitno kako ćete obaviti posao za njih.
Ako imate web stranicu, onda ste vjerojatno zakupili domenu. Web stranica je smještena kod tvrtke koja pruža usluge hostinga, a uglavnom na tom serveru možete imati i nekolimo e-mail adresa.
Nemate li svoju domenu, za početak morate obaviti besplatnu registraciju .hr domene, za koju vam je potreban tek oib tvrtke.
U današnje vrijeme kad svojim podacima i klijentima trebate pristupiti u svakom trenutku, nije loše razmisliti o Office 365 paketima čije se cijene kreću već od 29 kuna mjesečno. Uz Office 365 e-mail i uredske aplikacije praktički iz maila možete pregledavati i uređivati Powerpoint ili Excell dokumente, a vaš mail će uvijek biti sinhroniziran na svakom uređaju. U suradnji sa Skype for Business i OneNoteom, vaš inbox više nije izvor frustracije nego kanal za upravljanje biznisom i savršenu suradnju cijelog vašeg tima.
Potpis u e-mailu kao marketing alat
Kada govorimo o potpisima svakako pripazite da koristite najnovije, točne podatke. Osobni kontakt podaci, kontakt podaci tvrtke, logo tvrtke… moraju biti ažurirani ukoliko je došlo do njihovih promjena. Jednako tako je važno, ako je u tvrtki više zaposlenika, da su forma i sadržaj potpisa – jednaki.
Širenjem tržišta na globalnu razinu e-mail komunikacija postala je najčešći način uspostave kontakata i ostvarivanje poslovnih odnosa. Stoga, kada komunicirate e-mail nemojte raditi stvari koje ne biste radili da se s potencijalnim partnerom nađete u četiri oka. Potpis u poslovnom e-mailu, tako nije mjesto na kojem ćete izražavati svoje osjećaje ili uvjerenja. Budimo iskreni, prvi kontakt u četiri oka s poslovnim partnerom nećete započeti, primjerice, rečenicom ‘Želim zaustaviti sječu tropskih prašuma’. Svi imamo osjećaje, ideale, skrivene težnje, omiljene citate, ali nemojmo ih stavljati u potpise mailova.
A što možete učiniti kako bi vaš e-mail potpis stavili u službu promocije vlastite tvrtke, proizvoda i usluga. Za početak odredite osnovne standarde – format, polja, odnosno informacije koje želite da budu navedene te font slova. Možete ubaciti i fotografiju/logo, ali obratite pozornost da njezin format bude neki od uobičajenih, kako bi je primatelj poruke na svojem računalu mogao i vidjeti. Nije na odmet ubaciti i pokoji link – adresu internetske stranice ili stranica na društvenim mrežama.
Šaljete li e-mail obavijest o određenom proizvodu ili usluzi koju nudi vaša tvrtka, potpis možete nadopuniti linkovima i fotografijama tog proizvoda, odnosne usluge. No, u tom slučaju oprez. Šaljete li već u sljedećem mailu informaciju o nekom drugom proizvodu, usluzi ili događanju, ažurirajte potpis ispravnim informacijama.
E-mail disclaimer
Treća jednako važna stvar prilikom slanja službenih e-mailova je dopisivanje disclaimera. Iako svojim postojanjem ‘poružnjuju’ mail i umanjuju vidljivost i marketinški učinak samog potpisa, nije naodmet imati. Evo nekoliko osnovnih činjenica vezanih za upotrebu disclaimera, koji se odnosi na obavijest eventualno pogrešnim primateljima e-mail poruke.
“Pravilan naziv disclaimera trebao bi biti Izjava o ograničenju odgovornosti, jer se ne možemo odreći vlastite odgovornosti – da smo odgovorni nekoj osobi za štetu koju počinimo svojom radnjom. Samim time što smo upotrijebili disclaimer ne možemo se osloboditi odgovornosti za štetu, na način da bilo što poduzmemo bude time opravdano. Ako smo stvarno prouzročili štetu otkrivanjem važnih informacija, slanjem poruke osobama kojima nije bila namijenjena ili na neki drugi način, uključivanje disclaimera u poruku ne može proizvesti učinak da se pošiljatelj u potpunosti oslobađa bilo kakve odgovornosti za eventualno počinjenu štetu”, pojašnjava nam Sebina Bosnić, odvjetnica u Odvjetničkom društvu Magličić-Migić-Bosnić j.t.d.
Pošiljatelj kao pružatelj određene usluge upotrebom disclaimera pokazuje da obraća pažnju na to da bi njegova odgovornost mogla postojati i želi je na određeni način umanjiti. No, u slučaju da on uistinu na taj način i počini štetu, dužan je poduzeti sve radnje koje bi tu počinjenu štetu mogle umanjiti. On se ne može u potpunosti osloboditi svoje obveze za eventualnu štetu, ali je dužan objasniti što se dogodilo te aktivno utjecati na to da se očito počinjena šteta smanji.
“Kada bi se pošiljatelj oslonio isključivo na upotrebu disclaimera, smatram da to ne bi bilo dovoljno. Čak bi se moglo uzeti i kao otegotna okolnost u određivanju odgovornosti pošiljatelja i određivanju naknade štete jer on, nakon što je štetu počinio, nije poduzeo nikakvu radnju da tu počinjenu štetu smanji. Pošiljatelj bi svoju grešku mogao jasnije umanjiti slanjem novog e-maila u kojem će objasniti da je e-mail dostavljen pogrešno i ono što se često u poslovnoj korespondenciji koristi – korištenjem funkcije za recall poruke”, dodaje odvjetnica S. Bosnić.
Mogli bismo zaključiti da disclaimer u tom smislu, ako se on odnosi samo na obavijest eventualno pogrešnim primateljima e-mail poruke, ne donosi korist pošiljatelju. Stoga je preporuke pravnih stručnjaka da disclaimer automatski unesete u e-mail poruku, ali na način da on sadrži poziv primatelju da vas obavijesti ako je poruku primio greškom, kako biste mogli poduzeti daljnje radnje u smislu umanjenja štete počinjene s vaše strane.
Evo primjera jednog takvog disclaimera:
‘Ova e-mail poruka namijenjena je isključivo naznačenom primatelju. U slučaju da Vi niste osoba kojoj je ova poruka namijenjena te ste ovu poruku primili greškom, molimo Vas da nas o tome bez odgode obavijestite e-mailom ili telefonski te da izbrišete poruku koju ste primili greškom.’
Women in Adria članice imaju na raspolaganju account managericu za kreiranje personalizirane ponude.
Autor: Robert Peharda
Foto: Pexels
