Pripadamo generaciji koja je navikla koristiti ekrane. Popularizacija tablet računala, e-čitača i pametnih telefona, uz stalno poboljšanje kvalitete ekrana, omogućava nam da više no ikada koristimo prikaz na ekranu.
Mlađu generaciju, odraslu u kulturi koja se temelji na uporabi ekrana, društvenih medija i mobilnih uređaja, zovemo „screenagerima“. Ipak, papir čak i u današnjem digitaliziranom društvu igra vrlo važnu ulogu u svakodnevnom radu. Prema rezultatima novog istraživanja (iz 2017.) u kojemu je sudjelovalo više od 2400 ispitanika iz regije EMEA, a naručila tvrtka Epson Europe, 86 posto djelatnika koristi pisač barem jednom dnevno. Oni koji koriste pisače ispisuju u prosjeku 14 dokumenata dnevno, ili prosječno 219 stranica.
Jesmo li umorni od zurenja u ekrane?
Znači li naše oslanjanje na medij papira na radnom mjestu da smo umorni od zurenja u ekrane, te na koji se način dugovječnost papira može znanstveno objasniti? Kada čitamo, procesuiramo li na drugačiji način informaciju zapisanu na papiru?
Kada želimo neki dokument na brzinu snimiti ili pogledati, ekran je dobra alternativa čitanju s papira. No, kako svjedočimo u školama i u uredima, korisnici još uvijek žele papir kada je potrebno nešto promišljeno i pažljivo pročitati.
Najpopularniji dokumenti koji se ispisuju na radnom mjestu su ugovori i fakture. Takvi dokumenti čine 38 posto ispisa tijekom tipičnog radnog dana. To se najvjerojatnije može objasniti time što takvi dokumenti u pravilu sadrže mnogo teksta i često su neophodni u pravnom smislu, te zahtijevaju potpuno razumijevanje sadržaja. Nadalje, ugovore i fakture će vrlo vjerojatno trebati ispravljati i rukovati njima s posebnom pažnjom.
Često se ispisuju i privici elektroničkih poruka (29 posto) te, zanimljivo, i same e-poruke (31 posto). Lako je zamisliti zbog čega važne e-poruke i privici danas zahtijevaju posebnu pažnju i ispis, u moru informacija, znamo li da je upravo to danas najvažniji oblik poslovne komunikacije. Istraživanja pokazuju da je u 2016. godini prosječan dnevni broj poslovnih e-poruka po korisniku dosegao 123. Do kraja 2019. godine ova će se brojka popeti do 126 e-poruka dnevno.
Nadalje, ispitanici ističu kako najčešće ispisuju dokumente da bi ih podijelili ili uručili kolegama (31 posto), pročitali (27 posto) te uredili ili komentirali (22 posto). Čak 51 posto ispitanika smatra kako postoji veća mogućnost pogrešaka kada se radi u elektroničkom obliku dokumenta, umjesto na ispisanom papiru.
Čitanje s papira je jednostavnije za uporabu
Iako je znanstveno istraživanje ovog pitanja u ranom razdoblju, podaci već ukazuju da je čitanje s papira još uvijek vrlo zanimljivo korisnicima jer pruža bolje razumijevanje sadržaja, bolje učenje, informacije ostaju dulje „u glavi“ te je jednostavnije za uporabu. Djelomično je tomu tako i zbog podsvjesnog osjećaja da je lakše čitati s poznatog medija, u ovome slučaju papira. To je može objasniti mogućnošću bržeg nelinearnog „preskakanja“ s jednog na drugi dio dokumenta, u suprotnosti s linearnim načinom čitanja koji zadaje ekran.
I prelistavanje dokumenata puno je jednostavnije na papiru. Tehnologija prikaza na ekranu u ovome trenutku nije u mogućnosti pružiti takvo taktilno iskustvo, unatoč ubrzanom razvoju čitača ili mogućnostima koje danas pruža PDF format. Neki znanstvenici čak ističu da sam kontakt prstiju s papirom pridonosi boljem razumijevanju sadržaja. Taj je fenomen opisan kao „dodirno nesuglasje“ (haptic dissonance ) u studiji Gerlacha i Buxmanna iz 2011. i odnosi se na iskustvo „grabljenja nekog predmeta“.
Nadalje, nekoliko akademskih studija (Wastlund, Reinikka, Norlander i Archer) otkriva da je mozak pod većim pritiskom kada se mora čitati s ekrana, brže se umara u usporedbi s čitanjem s papira. Pokazalo se da mozak može dulje funkcionirati kada se čita s papira, dok ekran brže iscrpljuje resurse mozga za vrijeme čitanja te tako otežava razumijevanje sadržaja.
Čitanje s interaktivnih uređaja zahtijeva veću disciplinu jer potiče odvlačenje pažnje. Dok čitamo neki tekst, ispred nas može „iskočiti“ važna e-poruka ii naprosto možemo poželjeti pogledati nešto na internetu, nešto što nam je dostupno jednim klikom miša. Pri čitanju s papira manje je mogućnosti za odvlačenje pažnje, i manja je vjerojatnost da će čitatelj željeti obaviti više poslova „odjednom“.
Prema jednom studentskom istraživanju čak 90 posto korisnika željeti će se prebaciti u „multitasking“ dok čitaju s ekrana, dok će to isto željeti učiniti svega jedan posto korisnika do čitaju s papira. To se može objasniti većim autoritetom i ozbiljnošću papirnatih dokumenata u odnosu na digitalne, te im korisnici posvećuju punu pažnju. Kada se na vašem radnom stolu pojavi izvještaj od 200 stranica na papiru, sigurno ćete ga shvatiti ozbiljnije od njegove „soft“ inačice već zbog same fizičke veličine.
Na kraju, sami moramo odrediti što nas čini produktivnijima, u kojim je situacijama bolje raditi na ekranu, a u kojima na papiru. Kako kaže futurolog Jack Uldrich, “svaka tehnologija donosi posebne i mjerljive koristi i papir se u tome se razlikuje od ostalih. Ipak, papir je najvjerojatnije najbolji instrument za prenošenje, dijeljenje i širenje informacija“.
Kada sve to uzmemo u obzir, možemo reći da će papirnati dokumenti i u budućnosti biti neophodni za produktivnost poslovanja.
Foto: Epson
