Elektronička pošta ili e-mail uvelike je promijenio način na koji komuniciramo na privatnoj, ali i poslovnoj razini. Ono što je prije bilo pismo kojem se posvećivalo mnogo pozornosti, danas je svedeno na automatsko odgovaranje u roku od nekoliko sekundi.
No, dok se o pravilnom pisanju poslovnih i privatnih pisama nekad učilo u školi, o pravilnom načinu pisanja elektronskih poruka nitko nas nije podučio. Stoga nas ne bi trebalo iznenaditi kad nas u ‘inboxu’ dočeka poruka potencijalnog poslovnog partnera koja je pisana u ležernom tonu.
Zanimljivo je što žene i muškarci na različite načine pristupaju pisanju elektroničke poruke, a onda i ostavljaju različit dojam. Naime, muškarci najčešće koriste točku na kraju rečenice zbog čega ostavljaju dojam da znaju o čemu govore i da su sigurni u svoje stavove. S druge strane, žene u svoje poruke unose emocije pa im se često potkrade nekoliko uskličnika, a nisu rijetki ni emotikoni.
Emocije u e-mailu vam nanose štetu
Međutim, u poslovnoj komunikaciji pretjerano korištenje uskličnika, stavljanje nekoliko upitnika za redom ili kombinacija uskličnika i upitnika mogli bi zbuniti primatelja poruke i ostaviti dojam da ste komunikaciju shvatili previše osobno.
Kako se takva greška ne bi potkrala i vama, pronašli smo nekoliko smjernica koje biste trebale imati na umu tijekom pisanja elektroničke pošte.
Pismenost prije svega
Pravilno korištenje hrvatskoj (ili bilo kojeg jezika) prvi je kriterij prilikom stvaranja poslovne elektronske poruke. Pravilna upotreba velikog i malog slova, interpunkcijskih znakova, č i ć odnosno ije ili je neophodna je za jasnu komunikaciju.
Bilo kakve poštapalice, žargoni, tuđice i slično, koje koristite u svakodnevnom govoru, nemaju mjesta u poslovnom dopisivanju. Prije svega jer ostavlja dojam neprofesionalnosti, ali i nezrelosti. Riječi koje koristite ‘kod kuće’ koristite u privatnim porukama, dok se u poslovnim porukama držite standardnog hrvatskog (ili stranog) jezika.
Poslovni ton vs. Prijateljski ton
U mnoštvu e-mailova koje svakodnevno primamo na različite račune, ponekad je teško prisjetiti se odgovarajućeg jezika i tona koji treba koristiti u pojedinim porukama. Poruke koje šaljete i primate na svoj poslovnu adresu uvijek bi trebale imati poslovni ton. Poslovnim partnerima, osim ako oni to nisu izrijekom naglasili, uvijek se obraćate s ‘Vi’, bez obzira na njihove godine ili položaj te ih oslovljavate s ‘gospodin’ odnosno ‘gospođa’.
Želite li s kolegama s posla podijeliti neku zanimljivost, koristite privatne e-mail adrese. Na taj ćete način poslovni inbox ostaviti samo za posao i spriječiti da nehotice poslovnom partneru proslijedite e-mail prepun mačića.
Pisane riječi često je teško protumačiti, jer nam nedostaje neverbalna komponenta koja otkriva želite li s nekoliko upitnika na kraju pitanja pokazati zanimanje ili iskazati svoj sarkazam. Upravo zato bi u poslovnim porukama trebalo zadržati poslovni ton, bez dodatnih emocija.
Ako mislite da primatelj neće shvatiti što želite od njega, ili se pojave problemi u komunikaciji, bolje je rješenje nazvati drugu stranu i direktno razgovarati.
Nisu svi e-pismeni
Vama je možda normalno koristiti kratice u dopisivanju s prijateljicama ili kolegama, no primatelj vaše poruke tu kraticu ne mora razumjeti ili ju ne mora protumačiti onako kako ste ju vi zamislili.
Osim toga, stavljanje kratica poput ‘LP’ za ‘lijep pozdrav’ u poslovnoj poruci ostavlja dojam prevelike prisnosti među pošiljateljima. Takve su kratice prihvatljive samo u slučaju da se s osobom s druge strane ekrana i osobno poznajete te se o nekoj temi već dulje dopisujete.
Emotikoni su ‘za po doma’
SMS poruke, chatovi, društvene mreže i blogovi uveli su emotikone ili popularne ‘smajliće’ u sve pore elektronskog života. Možda mislite da ćete stavljanjem emotikona na kraj poruke lakše objasniti primatelju da ste zadovoljni nečim ili da vam nešto nije jasno, no oni zapravo umanjuju vaš ugled u očima poslovnog primatelja.
Mlade žene gotovo automatski u svoje poruke uvrštavaju emotikone te bi zbog toga trebale biti posebno oprezne kad šalju poslovne poruke. Šef je možda mlad i prati najnovije trendove, ali sigurno mu neće biti drago u financijskom izvješću gledati ‘plačka’.
Nemojte se skrivati iza znakova
Ponekad se čini da će primatelj neku vijest lakše podnijeti ako na kraju rečenice stavimo ‘:(‘. Nije baš tako. Zamislite da dobijete poruku iz Kadrovske službe u kojoj piše kako će doći do smanjenja plaća za 10 posto i pored toga stoji ‘plačko’, da bi u sljedećem redu, na kraju rečenice u kojoj se opisuje i da će netko ostati bez posla zbog racionalizacije poslovanja stajalo nekoliko uskličnika. Primatelj takve poruke vjerojatno ju ne bi shvatio ozbiljno, a možda bi se i uvrijedio jer bi mogao pomisliti da se netko veseli činjenici da će ljudi ostati bez posla.
Razmislite trebate li toliko interpunkcijskih znakova kako biste prenijeli poruku ili vam oni služe kao svojevrstan štit kako biste ublažili ili istaknuli ono što želite reći.
Lektorirajte poruke
Veoma je teško odjednom promijeniti stil i navike koje ste godinama stjecali. Želite li zaista izbjeći da primatelji vaše poruke krivo protumače, prije njihovog slanja napravite kratku lekturu. Pročitajte ono što ste napisali i uklonite sve suvišne znakove. Pokušajte pisati poruke tako da budu kratke, jasne i svima razumljive. Ubacivanjem dodatnih interpunkcijskih znakova ne samo da poruka postaje dulja, što otežava čitanje, već gubi na svojoj jasnoći.
Foto: screenshot, 123rf
