Nekad je gotovo bilo nezamislivo imati ured bez tajnice. Ona je sve držala pod kontrolom, uvijek znala gdje se što nalazi i, ono najvažnije, organizirala je sve što je trebalo.
Danas je tehnologija i moderan način rada gotovo uklonio potrebu za tajnicom u uredima. One su sad ‘uredski manageri’ koji više ne sjede za stolom i javljaju se na telefon nego aktivno sudjeluju u poslovnim procesima.
Virtualna tajnica – za sad samo za Gmail korisnike
Međutim, mali poduzetnici često imaju potrebu za nekim tko bi im organizirao vrijeme i sastanke, a jednostavno nemaju dovoljno novca za platiti takvu osobu.
Upravo zato izvrsno je rješenje ‘virtualna tajnica’. Radi se zapravo o dodatku za Gmail pod nazivom Assistant.to koji se diskretno skriva u vašem Gmailu i čeka trenutak kad biste željeli ugovoriti neki sastanak.
Prije Assistant.to morali biste dobro paziti kad i gdje ugovarate sastanak kako vam se ne bi dogodilo da ugovorite sastanke u isto vrijeme ili jedan za drugim na različitim dijelovima grada. Naravno, u vrijeme najveće gužve.
Kako ‘virtualna tajnica’ radi?
Dakle, kad poželite ugovoriti sastanak s nekim kliknite na ‘Select times’ na izborniku i vaša ‘virtualna tajnica’ ponudit će vam termine kad ste slobodni.
Baš kao prava tajnica označit će vam slobodne termine i pokazati kad ste zauzeti. Kad odaberete vrijeme koje vam odgovara jednostavno kliknite na “Insert times into email” i to vrijeme će se umetnuti u e-mail poruku koju zatim možete poslati sudionicima sastanka.
Čak im možete poslati nekoliko slobodnih termina i dati im mogućnost da sami odaberu onaj koji im najbolje odgovara.
Dodatna je prednost što će vas vaša ‘virtualna tajnica’ e-mailom obavijestiti ako je došlo do promjene termina, a i preračunati će vremenske zone kako se ne bi dogodilo da dogovorite konferencijski poziv s Tokijom u 3 ujutro. Naravno, po vašem vremenu.
I ne, vaši kontakti ne moraju koristiti Google Calendar ili Gmail kako bi mogli ugovoriti sastanak s vama. Dovoljno je da u e-mail poruci odaberu termin i on će se pojaviti i u njihovom kalendaru.
Samo za Chrome
Na žalost, Assistant.to za sad samo funkcionira s Gmailom i Google Calendarom, a da biste instalirali ‘virtualnu tajnicu’ trebate koristiti Chrome preglednik.
Iz tvrtke ‘Try Betty’ koja je osmislila ‘virtualnu tajnicu’ ističu kako rade na verziji za Outlook, odnosno druge internetske preglednike, ali za sad te verzije još nisu dostupne.
Ako ipak želite iskoristiti sve prednosti Assistant.to-a, uvijek možete instalirati Chrome. Besplatan je.
Foto: Assistant.to, 123rf
