Svakodnevno smo suočeni s vijestima i novostima vezanima uz situaciju oko utjecaja korona virusa na tvrtke i suzbijanja tog utjecaja. Ono što je sigurno je da su kratkoročne posljedice već vidljive. Kako će se situacija razvijati i u kojoj mjeri će korona virus ostaviti posljedice na globalno gospodarstvo, to nitko ne zna. Kako onda upravljati odjelom nabave? Potrebno je prilagoditi se novonastaloj situaciji i kroz upravljanje rizikom osigurati da nabava i lanac opskrbe nastavljaju ispunjavati svoju zadaću
Povezano:
- Kako funkcija nabave malim poduzetnicima može povećati profitabilnost i rast?
- Nataša Cikač dugogodišnje iskustvo koristi za uvođenje prakse outsourcinga nabave u Hrvatskoj
- Koje ključne kompetencije morate imati ako želite raditi u nabavi?
- Nabavna akademija Nataše Cikač: mudrom nabavom do veće dobiti
Kako upravljati odjelom nabave?
Istraživanje koje je provela Boston Consulting Group pokazalo je da je tek 1/4 tvrtki spremna na krizne situacije kao što je utjecaj COVID-19 virusa. Kako bi olakšali poslovanje dali su 7 glavnih smjernica odnosno preporuka za što bezbolniji nastavak poslovanja:
- Komunicirati jasno i često
- Osnovati tim za krizno upravljanje
- Spoznati nove potrebe kupaca i odgovoriti na njih kako bi se očuvali lanci opskrbe
- Procijeniti rizik za poslovanje, posljedice na novčani tijek te poslovne performanse
- Tvrtke kao dio sveukupnog rješenja
- Iskoristiti načela žilavosti u osmišljavanju korporativnih politika
- Pripremiti se za iduću krizu
Što to znači za nabavu i lanac opskrbe?
Kontinuirani zadatak nabave je osigurati nesmetanu dobavu roba i usluga u određenoj količini i kvaliteti u traženom roku po prihvatljivoj cijeni. To je i u uvjetima redovnog poslovanja vrlo izazovno i zahtjevno. Situacija naravno postaje kompleksnija kao što je sada slučaj s utjecajem korona virusa.
Jedan od elemenata strateške nabave je upravljanje rizicima i definiranje strategija za ublažavanje rizika. No u praksi je jasno da često tvrtke nemaju takvu strategiju već reagiraju tek kada rizik nastane.
Upravljanje nabavom važna je karika poslovanja poduzeća no u uvjetima krize važnost kvalitetne I organizirane nabave, dolazi još više do izražaja.
Kako izgleda upravljanje rizikom u praksi
Uzmimo primjer da imamo dobavljača jedne od važnijih sirovina za proizvodnju u Italiji. Robu ste naručili prije nego što je situacija u Italiji uopće eskalirala. No vrlo brzo preuzimanje i doprema te sirovine postalo je skoro pa nemoguća.
Budući da pretpostavljamo da je tvrtka formirala krizni stožer, nužno je donijeti odgovarajuće odluke:
- Imamo li alternativnog dobavljača na području gdje je dobava moguća? – To mora biti dobavljač koji može isporučiti sirovinu istih ili sličnih karakteristika.
- Zadovoljva li sirovina novog dobavljača kvalitativne zahtjeve? – Alternativna sirovina možda i nije jednake kvalitete.
- Ugovoriti način plaćanja sa što manje rizika. – Izbjegavati plaćanje avansom.
- Imamo li u zalihama alternativnu sirovinu? – Trebamo dobro poznavati stanje zaliha.
- Koji gotovi proizvodi su najrizičniji po pitanju dobave sirovina i materijala? – Prilagoditi planove proizvodnje i prodaje gotovih proizvoda dobavljivim sirovinama i materijalima.
Važno je napraviti promjene i optimizirati
Ono što je ustvari važno je da se donose odluke koje omogućavaju poslovanje sa što manje potencijalnih gubitaka, ali i dodatnih troškova. Ukoliko je dobava tražene sirovine ograničena, tada i prodaja, ali i proizvodnja trebaju preuzeti određenu odgovornost prilagodbe s alternativnim sirovinama i rješenjima.
Moramo biti svjesni da vjerojatno moramo napraviti promjenu u prodajnom asortimanu. To znači da treba optimizirati proizvodnju. Trebamo procijeniti da li ćemo proizvoditi za zalihu kako bismo popunili proizvodne kapacitete ili smanjiti možda radni tjedan, sa ciljem da se prebrodi otežana dobava tražene sirovine. S druge strane, nabava ne smije podlegnuti pritisku i gomilati zalihe jer time ugrožava likvidnost i tijek novca.
Pravo vrijeme za ublažavanje rizika i učenje
Krizno djelovanje nabave i osiguranje dobave je nešto što sigurno ostavlja posljedice na poslovanje i ne smije kasnije biti izlika za eventualno smanjenje prodaje ili proizvodnje. Ovakve situacije mogu postati samo dobri primjeri za procjenu budućih rizika ili nešto što zovemo „lessons learned“.
Korona virus je za neka poduzeća donio značajnu kriznu situaciju, a u uvjetima krize nabava je vrlo važan faktor. Pravovremena, jasna i konstruktivna komunikacija je primarni temelj za kontinuiranu dobavu i ublažavanje posljedica nastalog rizika.
Autor: Nataša Cikač, konzultantica za nabavu i lanac opskrbe, vlasnica tvrtke Cronata d.o.o.
Foto: Unsplash, Privatna arhiva
