Hvatanje u koštac s modernim stilom života ponekad se čini iznimno teškim, a osjećaj da nam dan prekratko traje za sve naše obaveze i “to do” zadatke vjerojatno vam je poznat.U radnom danu koji često zna trajati i više od osam sati i balanisiranju između privatnog i poslovnog života vrlo je lako izgubiti kompas.
Još ukoliko ste pritom zaposlena majka ili majka poduzetnica, stres je samim time i veći, a vaša lista posla koji vas čeka nakon što djecu spremite na spavanje nikako se ne smanjuje.
Obavezna je ‘to do’ lista
Sve smo već nebrojeno puta pročitale one savjete koji nam govore da je u svemu važna dobra organizacija, dogovor, strpljenje i razumijevanje, no ponekad sve ovo odlično funkcionira u teoriji, a zakaže u praksi.
Što učiniti, unatoč vašoj najboljoj pripremi i planiranju radnih zadataka, jedan od sastanaka zakazan u tom danu kasni i automatski pomiče sve ostale rokove? Sva vaša organizacija tada može pasti u vodi i ono malo slobodnog vremena koje ste ostavili za sebe na kraju dana istopilo se.
Slažemo se, nekada ni najpomnije isplanirana “to-do” lista ne pomaže da ispunimo sve svoje obaveze, no bilježenje zadataka ipak je nešto bez čega kvalitetna organizacija vremena jednostavno ne prolazi. Predlažemo da listu i zadatke posložite po prioritetima i važnosti .
Nakon što izvršite određeni zadatak osjećat ćete se ponosno i produktvno kada ga precrtate s nje. Osim toga, neće vam se više dogoditi da zaboravljate važne sastanke i zadatke koje ste trebali obaviti.
Savjeti naših liderica
Za savjet kako se nositi sa svakodnevnim obavezama i kako maksimalno iskoristiti svoj dan i ostati produktivna, upitali smo naše liderice i članice Women in Adria te ih zamolili da nam otkriju kojim se alatima koriste za bilježenje svojih ‘to do’ listi
Direktorica prodaje u IT kompaniji Boat Booker Edita Vasiljević otkrila nam je da si, kako bi ostala produktivna, zapisuje stvari koje mora odraditi taj dan u planer pod datumom za taj dan.
Prioritete si slaže po važnosti rješavanja, npr. To do lista za 25.10. 2017. i po redoslijedu prioriteta. Od alata Edita koristi podsjetnike na kalendaru kompjutera. “Pokušavam u svakom trenutku biti što efikasnija no bez zapisivanja i određivanja prioriteta ne mogu funkcionirati”, otkrila nam je.
Magistra farmacije koja radi u najvećoj hrvatskoj veledrogeriji, a istodobno je suvlasnica male obiteljske tvrtke Marina Sumajstorčić otkriva nam da svaki dan ima to do listu u rokovniku na poslu.
“Listu kreiram na kraju radnog dana i pišem ono što trebam učiniti sutra te dodajem ono što mi je ostalo od tekućeg dana (npr. ako nisam riješila nešto jer još čekam nečiji odgovor/odluku i sl.)”, otkriva nam.
Marina nam govori da joj pomaže i tjedni planer (onaj papirnati) u koji upisuje sastanke, stručna predavanja i putovanja.U Gmailu ima obiteljski kalendar u koji zajedno s mužem upisuje privatne i obiteljske obaveze (roditeljski, zubar, piće s prijateljicom i sl.) Mailove na koje ne odgovara, a bitni su joj, označi crvenom zastavicom.
“Pokušavam ne imati mail aktivan cijelo vrijeme: ujutro otvorim i vidim što je stiglo do 9 sati i onda krenem sa zadacima i do npr. 10:30 ne gledam mail”, govori nam Marina i pojašnjava da ovo čini jer joj konstante obavijesti u kutu ekrana koje stalno stižu često odvlače pozornost.
Preduvjet produktivnosti je i naspavanost
Psihologinja Lucija Veličan koja ima dugogodišnje iskustvo u području ljudskih potencijala kao preduvjet produktivnosti ističe naspavanost (ako ovo prvo ne uspije, pokušava to nadoknaditi kojom šalicom kave previše, govori nam).
Za praćenje svojih obaveza, zadataka i privatnih stvari koristi GTasks, dok za posao koristi alate koje poslodavac zahtjeva.
Od načela prema kojima radi Lucija ističe: “1. sve zadatke koji mi oduzimaju manje od 2 min riješim odmah (na taj način nema nepotrebnog gomilanja zadataka na ‘to do’ listi i dužeg planiranja aktivnosti od toga koliko aktivnost traje); 2. sve bitne zadatke za koje mi treba vrijeme i usredotočenost najčešće radim navečer, u miru (kada im se mogu u potpunosti posvetiti i kada me ništa drugo ne ometa).”
Lucija nam otkriva da prvo napravi ‘to do’ listu zadataka za taj dan u kojoj nastoji i isplanirati vrijeme kada je nedostupna za druge zadatke te smatra da nema previše smisla uvijek i za sve radne zadatke biti dostupan odmah jer si na taj način ubijemo svu produktivnost.
Katja Matić koja je provela 15 godina svoje karijere u velikoj međunarodnoj kompaniji, a danas radi u odjelu ljudskih potencijala, nastoji zahtjevnije zadatke napraviti ujutro jer, kaže, po prirodi je jutarnji tip osobe.
Odvojite privatne i poslovne obaveze
“U taj dio dana zato stavljam zadatke u kojima moram donijeti važnije odluke ili one koji zahtijevaju detalje i koncentraciju. Također, puno koristim podsjetnike u Outlooku, i rezervcije termina tijekom dana za određene zadatke”, otkriva nam Katja i dodaje da svake večeri provjeri plan sastanaka i zadataka za sljedeći dan.
Fond managerica Nadja Schaps Hovat otkrila nam je da svake večeri prije spavanja radi ‘to do’ listu za idući dan koju dijeli na poslovna i privatna zaduženja.
“Dan pokušavam početi s ‘lakšim’ zadatkom koji je taj dan ‘must’, ali za koji sam prilično sigurna da ću ga uspješno i relativno brzo obaviti. To mi daje samopouzdanja i ‘push’ da se uhvatim u koštac s nekim složenijim zadacima”, govori nam Nadja i ističe da joj je inbox podijeljen po projektima/temama tako da se lakše snađe.Umjesto poslovnih večera ide na poslovne ručkove te time dobiva na kvaliteti obiteljskog života, a sve važne informacije, grafikone, tekstove koje ne čitam u uredu poslikam mobitelom i poslije ih ‘obradi’.
Nadja za komunikaciju na određenim projektima koristi Slack, a kako puno čita, zanimljive podatke slika ili prepiše – to dobro dođu u nekim razgovorima, prezentacijama, tekstovima. Kako je i majka sam dvoje djece, od 1 i 4 godine, nedjeljom uz nedjeljni ručak, skuha i 3 ručka za prvi dio tjedna.
Prije spavanja pripremi sve za idući dan kako bi se ujutro izbjegla strka.
“Nagradim se, tj. odvojim vrijeme za sebe – jednom tjedno idem s mužem van (bez djece), a 2 puta mjesečno se nastojim naći sama s frendicom. To me ispunjava i sprječava da ne postanem frustrirana”, ističe naša sugovornica.
Foto: 123rf
