Sastanci, e-mailovi, poslovne strategije. Onda još uz to i kuhanje, čišćenje, društvene mreže, hobiji. Svijet današnjice za svakoga od nas zna biti previše stresan uz sve zadatke koje imamo. U njihovom obavljanju mogle bi vam pomoći razne tehnike upravljanja pretrpanim rasporedom. Jer ako ne upravljate vi njime, on će zasigurno upravljati vama. Jedna od tehnika koje možete koristiti je “time blocking” ili na hrvatskom.
Omogućuje da se posvetite samo jednom zadatku
Tehnika je to upravljanja vremenom koja bi mogla povećati produktivnost i pomoći vam u obavljanju zadataka koji su prioritet. Koristili su je neki od najuspješnijih ljudi svijeta poput Elona Muska i Billa Gatesa, piše mondayblog.
Time blocking funkcionira tako da dan podijelite u vremenske blokove. Svaki blok predstavlja vrijeme predviđeno za rješavanje određenog zadatka. Ovo omogućuje da se posvetite i koncentrirate na samo jedan zadatak, a ne da se kroz dan stalno vraćate istim zadacima.
Da biste dobro rasporedili svoje obaveze u vremenske blokove, prvo trebate identificirati zadatke koje trebate obaviti. Prisjetite se zadataka koje obavljate svaki tjedan. Zatim svoj dan podijelite na vremenske blokove. Odlučite i koliko fleksibilan raspored imate. Potom svakom vremenskom bloku dodijelite određeni zadatak koji ćete u njemu napraviti.
Ovo vas potiče da pažljivo razmišljate o svom vremenu i optimizirate način na koji koristite svoje radno vrijeme. Tjera da se usredotočite isključivo na jedan zadatak odjednom, bez multitaskanja. Postoji više načina korištenja ove tehnike.
Pročitajte više: Što je Compliance i zašto je važan u suvremenom poslovanju?
Tajni recept za učinkovito upravljanje vremenom
Ovu tehniku koristi i Marica Oroz, direktorica marketinga u Meggle Hrvatska. Njezin svakodnevni rad uključuje istraživanje potrošačkih i industrijskih trendova, analizu naše robne marke i prodajnih rezultata te usporedbu s prethodnim godinama i/ili ciljevima projekta. Kako bi uspješno izvela ove analize, kaže da mora biti “u zoni”.
“‘Hej, jesi li vidjela mail?’ – E sad… ovo pitanje može izazvati osmijeh ili suze, kako koji dan. Mislim, tko zapravo visi u svom Outlook inboxu cijeli dan čekajući mailove? Već više od 15 godina prakticiram umijeće upravljanja vremenom i samom sobom te je to moj tajni recept za učinkovito upravljanje vremenom i menadžiranje poslova”, kaže nam Oroz.
Njezina tajna je time blocking. Popunjava svoj kalendar zadacima za svaki pojedini dan i procijeni koliko vremena svaki zadatak zaslužuje. Ponekad čak postavlja tajmer kako bi je podsjetio da svakih 45 minuta uzme odmor, bilo da je u pitanju šetnja do kuhinje po čašu vode ili samo istezanje nogu.
“Ovaj način rada održava moju lasersku koncentraciju i omogućuje mi planiranje sastanaka sukladno radnom opterećenju. Na ovaj način, ja upravljam rasporedom sastanaka sprječavajući ih da oni meni diktiraju moje radno opterećenje. Funkcionira kao čarolija!“, ističe Oroz.
Pročitajte više: Koji su simptomi lošeg upravljanja vlastitim vremenom i kako ih se riješiti?
Više načina korištenja
- Tradicionalno ‘blokiranje’ vremena: Dijeljenje dana u određene vremenske blokove, od kojih je svaki posvećen određenom zadatku ili aktivnosti. Unaprijed planirate svoj raspored i zadajete fiksne termine za različite zadatke na popisu obaveza.
- Pomodoro tehnika: Modifikacija tradicionalnog vremenskog blokiranja. Radite u kratkim, fokusiranim intervalima, obično od 25 minuta, nakon kojih slijedi kratka pauza. Nakon dovršetka određenog broja intervala uzimate dužu stanku.
- Vremensko tematiziranje: Dodjeljivanje određenih tema ili kategorija različitim vremenskim blokovima. Na primjer, možete odlučiti da su jutra za kreativan rad, poslijepodne za sastanke, a večeri za učenje.
- Blokiranje vremena za upravljanje energijom: Planiranje dana na temelju vaše razine energije. Ako ste ranoranilac, najzahtjevnije zadatke rasporedite ujutro, a poslijepodne radite na manje intenzivnim zadacima.
- Grupno blokiranje vremena: Grupiranje sličnih zadataka zajedno, a zatim dodjeljivanje određenih vremenskih blokova kako biste ih sve dovršili odjednom. Na primjer, možete za slanje e-mailova izdvojiti jedan sat svakog jutra i još jedan sat na kraju radnog dana.
Za koji god se način odlučili, ova tehnika pomoći će vam lakše upravljati vremenom i zadacima. Postoji još niz tehnika čiji je cilj isti, a najvažnije je pronaći baš onu koja vama odgovara i čini vas efikasnijima u izvršavanju obaveza.
Foto: Canva
