SWOT analiza – što je i kako je provesti?

SWOT je kratica za Strengths, Weaknesses, Opportunities i Threats. Sažeto, SWOT analiza pomaže vam identificirati prednosti, slabosti, prilike i prijetnje za određeni projekt ili cjelokupno poslovanje. Koristi se za strateško planiranje i za držanje koraka ispred tržišnih trendova. U nastavku opisujemo svaki dio SWOT okvira i pokazujemo vam kako provesti vlastiti.

Tražite način da odvojite svoju organizaciju od konkurencije? SWOT analiza je tehnika koja se koristi za prepoznavanje snaga, slabosti, prilika i prijetnji kako bi se razvio strateški plan ili mapa za vaše poslovanje. Iako možda zvuči teško, zapravo je vrlo jednostavno. Bez obzira tražite li vanjske prilike ili unutarnje prednosti, provest ćemo vas kroz način na koji možete provesti vlastitu SWOT analizu uz korisne primjere.

Što je SWOT analiza?

SWOT analiza je tehnika koja se koristi za prepoznavanje snaga, slabosti, prilika i prijetnji za vaše poslovanje ili čak određeni projekt. Najčešće je koriste organizacije – od malih poduzeća i neprofitnih organizacija do velikih poduzeća – ali SWOT analiza može se koristiti i za osobne svrhe. Iako je jednostavna, SWOT analiza moćan je alat koji vam pomaže identificirati konkurentske prilike za poboljšanje. Pomaže vam da unaprijedite svoj tim i poslovanje, a da istovremeno budete ispred tržišnih trendova.

Kada se snage, slabosti, prilike i prijetnje zajedno analiziraju, SWOT okvir može dati širu sliku o tome gdje se nalazite i kako doći do sljedećeg koraka. Uronimo malo dublje u svaki od ovih pojmova i kako oni mogu pomoći u identificiranju područja poboljšanja.

Pročitajte više: Zašto je važan SEO i kako će vas dovesti do uspjeha?

Snage

Snage u SWOT-u odnose se na interne inicijative koje imaju dobre rezultate. Ispitivanje ovih područja pomaže vam da shvatite što već funkcionira. Zatim možete upotrijebiti tehnike za koje znate da funkcioniraju – vaše jake strane – u drugim područjima koja bi mogla trebati dodatnu podršku, poput poboljšanja učinkovitosti vašeg tima.

• Kada razmatrate prednosti svoje organizacije, postavite si sljedeća pitanja:

• Što radimo dobro? Ili, još bolje, što radimo najbolje?

• Po čemu je naša organizacija jedinstvena?

• Što se našoj ciljnoj publici sviđa kod naše organizacije?

• Koje su kategorije ili značajke nadmašile naše konkurente?

Slabosti

Slabosti u SWOT-u odnose se na interne inicijative koje nisu uspješne. Dobra je ideja analizirati svoje snage prije svojih slabosti kako biste stvorili osnovu uspjeha i neuspjeha. Identificiranje unutarnjih slabosti daje početnu točku za poboljšanje tih projekata.

• Identificirajte slabosti tvrtke pitajući:

• Koje inicijative nisu uspješne i zašto?

• Što se može poboljšati?

• Koji bi resursi mogli poboljšati našu izvedbu?

• Kako se rangiramo u odnosu na naše konkurente?

Prilike (mogućnosti)

Prilike u SWOT-u proizlaze iz vaših postojećih snaga i slabosti, zajedno sa svim vanjskim inicijativama koje će vas staviti u jači konkurentski položaj. To može biti bilo što, od slabosti koje biste željeli poboljšati ili područja koja nisu identificirana u prve dvije faze vaše analize. Budući da postoji više načina da dođete do prilika, korisno je razmotriti ova pitanja prije nego što započnete:

• Koje resurse možemo koristiti za poboljšanje slabosti?

• Postoje li tržišne praznine u našim uslugama?

• Koji su naši poslovni ciljevi za ovu godinu?

• Što nude vaši konkurenti?

Prijetnje

Prijetnje u SWOT-u su područja koja mogu uzrokovati probleme. Za razliku od slabosti, prijetnje su vanjske i izvan vaše kontrole. To može uključivati bilo što, od pandemije do promjene u konkurentskom okruženju.

• Evo nekoliko pitanja koja si morate postaviti kako biste identificirali vanjske prijetnje:

• Koje su promjene u industriji razlog za zabrinutost?

• Koji su novi tržišni trendovi na pomolu?

• Gdje nas naši konkurenti nadmašuju?

• Kada biste trebali koristiti SWOT analizu?

Pročitajte više: Učenje iz grešaka – vodite se primjerom Coca-Cole, Netflixa i Amazona

Korist i primjer SWOT analize

SWOT analiza je od najveće pomoći:

1. Prije nego što implementirate veliku promjenu—uključujući plan upravljanja promjenama
2. Kada pokrenete inicijativu nove tvrtke
3. Ako želite identificirati prilike za rast i poboljšanje
4. Svaki put kada želite potpuni pregled svoje poslovne uspješnosti
5. Ako trebate identificirati poslovnu izvedbu iz različitih perspektiva

SWOT analize su općenite zato da se mogu primijeniti na gotovo svaki scenarij, projekt ili posao.

Jedan od najpopularnijih načina za izradu SWOT analize je SWOT matrica – vizualni prikaz snaga, slabosti, prilika i prijetnji. Matrica se sastoji od četiri odvojena kvadrata koji tvore jedan veći kvadrat. SWOT matrica izvrsna je za prikupljanje informacija i dokumentiranje pitanja i procesa donošenja odluka. Ne samo da će kasnije biti praktična za referencu, već je i izvrsna za vizualizaciju svih obrazaca koji se pojave.

Za jednostavan primjer pogledajte SWOT matricu u nastavku. Kao što vidite, svaki od kvadranata navodi snage, slabosti, prilike i prijetnje tvrtke.

Kako napisati dobru SWOT analizu?

SWOT analiza može se provesti na različite načine. Neki se timovi vole sastajati i bacati ideje na ploču, dok drugi više vole strukturu SWOT matrice. Kako god odlučite napraviti svoju SWOT analizu, kreativnost u procesu planiranja omogućuje protok novih ideja i rezultira boljim rješenjima.

Postoji nekoliko načina da osigurate da je vaša SWOT analiza temeljita i ispravno izvedena. Pogledajmo pobliže neke savjete koji će vam pomoći da započnete.

Pročitajte više: Popisi ‘za i protiv’ neće vam pomoći u odlučivanju, a evo i zašto

Savjet 1: Razmotrite unutarnje faktore

Snage i slabosti često proizlaze iz unutarnjih procesa. Njih je obično lakše riješiti jer imate veću kontrolu nad ishodom. Kada naiđete na unutarnje čimbenike, možete početi implementirati poboljšanja na nekoliko načina.

1. Sastanite se s dionicima odjela kako biste izradili poslovni plan o tome kako poboljšati svoju trenutnu situaciju.
2. Istražite i implementirajte nove alate, kao što je alat za upravljanje projektima, koji vam mogu pomoći u pojednostavljenju ovih procesa.
3. Odmah poduzmite radnje u vezi svega što se može promijeniti u 24 sata ili manje. Ako nemate kapacitet, razmislite o delegiranju ovih stavki drugima s rokovima. Način na koji ćete rješavati unutarnje faktore ovisit će o vrsti problema. Ako je složeniji, možda ćete trebati upotrijebiti kombinaciju gore navedenog ili temeljitiji postupak upravljanja problemima.

Savjet 2: Procijenite vanjske čimbenike

Vanjski čimbenici proizlaze iz procesa izvan vaše kontrole. To uključuje konkurente, tržišne trendove i sve ostalo što utječe na vašu organizaciju izvana.

Vanjske čimbenike teže je riješiti jer ne možete izravno kontrolirati ishod. Ono što možete učiniti jest usmjeriti vlastite procese na način da ublažite negativne vanjske čimbenike.

Možete raditi na rješavanju ovih problema na sljedeći način:

1. Natjecanje s tržišnim trendovima.
2. Predviđanje tržišnih trendova prije nego što se dogode.
3. Poboljšanje prilagodljivosti za poboljšanje vremena reakcije.
4. Pratite konkurente pomoću alata za izvješćivanje koji vas automatski ažuriraju čim dođe do promjena.

Iako nećete moći kontrolirati vanjsko okruženje, možete kontrolirati kako vaša organizacija reagira na njega. Recimo da se želite natjecati s tržišnim trendom. Na primjer, konkurent je na tržište predstavio novi proizvod koji je bolji od vašeg. Iako ne možete oduzeti taj proizvod, možete raditi na pokretanju još boljeg proizvoda ili marketinške kampanje kako biste ublažili svaki pad prodaje.

Savjet 3: Izvojite vrijeme za razmišljanja

Razmišljanje o novim i inovativnim idejama može pomoći u poticanju kreativnosti i nadahnuću na djelovanje. Da biste bili domaćin vrlo dojmljive sesije brainstorminga, učinite sljedeće:

1. Pozovite članove tima iz raznih odjela. Tako su zastupljene ideje iz svakog dijela tvrtke.
2. Budite pažljivi s brojem članova tima koje pozovete, budući da bi previše sudionika moglo dovesti do nedostatka fokusa ili sudjelovanja. Najbolje mjesto za produktivnu sesiju ‘brainstorminga’ je oko 10 osoba.
3. Koristite različite tehnike oluje ideja koje privlače različite vrste poslova.
4. Postavite jasnu namjeru i očekivane rezultate.

Savjet 4: Budite kreativni

Kako biste generirali kreativne ideje, prvo ih morate pozvati. To znači stvaranje zabavnih načina za pronalaženje prilika. Pokušajte nasumično birati anonimne ideje, pričati o očito lošim primjerima ili igrati igre za izgradnju tima kako biste poboljšali tim.

Savjet 5: Dajte prioritet prilikama

Sada rangirajte mogućnosti. To se može učiniti timski ili s manjom skupinom voditelja. Razgovarajte o svakoj ideji i rangirajte je na ljestvici od jedan do 10. Nakon što se složite oko svojih najboljih ideja na temelju sposobnosti tima, natječite se

Savjet 6: Poduzmite nešto

Previše je lako osjećati se završenim u ovoj fazi — ali stvarni posao tek počinje. Nakon vaše SWOT analize, imat ćete popis prioritetnih prilika. Sada je vrijeme da ih pretvorite u snagu. Upotrijebite strukturirani sustav kao što je poslovni slučaj, plan projekta ili plan implementacije kako biste ocrtali što treba učiniti—i kako to planirate učiniti.

Pročitajte više: JOPPD obrazac – Kako ga ispuniti i zašto je važan?

Zašto je SWOT analiza važna?

SWOT analiza može vam pomoći da poboljšate procese i planirate rast. Iako je slična analizi konkurencije, razlikuje se jer ocjenjuje unutarnje i vanjske čimbenike. Analizom ključnih područja oko ovih prilika i prijetnji steći ćete uvide potrebne da svoj tim pripremite za uspjeh.

SWOT analiza nije korisna samo za organizacije. S osobnom SWOT analizom možete ispitati područja svog života koja bi mogla imati koristi od poboljšanja, od vašeg stila vođenja do vaših komunikacijskih vještina. Ovo su prednosti korištenja SWOT analize u bilo kojem scenariju.

1. Identificira područja mogućnosti

Jedna od najvećih prednosti provođenja analize je određivanje prilika za rast. To je odlična polazna točka za startupe i timove koji znaju da se žele poboljšati, ali nisu baš sigurni kako započeti.

Prilike mogu doći u mnogo različitih verzija, poput vanjskih čimbenika kao što je diverzifikacija vaših proizvoda za konkurentsku prednost ili unutarnjih čimbenika poput poboljšanja tijeka rada vašeg tima. U svakom slučaju, kapitaliziranje prilika izvrstan je način za rast tima.

2. Identificira područja koja bi se mogla poboljšati

Identificiranje slabosti i prijetnji tijekom SWOT analize može utrti put boljoj poslovnoj strategiji.

U konačnici, učenje na vlastitim pogreškama najbolji je način da se poboljšate. Nakon što nađete područja za racionalizaciju, možete surađivati s članovima na osmišljavanju akcijskog plana. To će vam omogućiti da upotrijebite ono za što već znate da funkcionira i nadogradite prednosti svoje tvrtke.

3. Identificira područja koja bi mogla biti u opasnosti

Bez obzira imate li registar rizika ili ne, uvijek je ključno identificirati rizike prije nego što postanu razlog za zabrinutost. SWOT analiza može vam pomoći da ostanete u toku s poduzimajućim stavkama koje mogu igrati ulogu u vašem procesu donošenja odluka o riziku.

Može biti korisno upariti vašu SWOT analizu s PEST analizom koja ispituje vanjska rješenja kao što su politički, ekonomski, društveni i tehnološki čimbenici – svi vam mogu pomoći u prepoznavanju i planiranju rizika projekta.

Pročitajte više: Kako biti uspješan prodavač? Kontakt i istraživanje su ključni

Dodatni primjeri pitanja za SWOT analizu

1. Snage

Unutarnje u jedinici; resursi i sposobnosti jedinice koji se mogu koristiti kao osnova za razvoj konkurentske prednosti; snage trebaju biti realne, a ne skromne.

Vaš popis snaga trebao bi moći odgovoriti na sljedeća pitanja:

• Koje su vaše prednosti?

• Što radite dobro?

• Kojim relevantnim resursima imate pristup?

• Što drugi ljudi vide kao vašu snagu?

• Čime biste se htjeli pohvaliti nekome tko ne zna ništa o ovoj organizaciji i njenom radu?

Primjeri: dobar ugled među kupcima, resursi, sredstva, ljudi, iskustvo, znanje, podaci, sposobnosti…

2. Slabosti

Unutarnja sila koja bi mogla poslužiti kao prepreka održavanju ili postizanju konkurentske prednosti; ograničenje, greška ili nedostatak unutar jedinice; slabosti moraju biti istinite kako bi se mogle što prije prevladati.

Vaš popis slabosti trebao bi odgovoriti na ova pitanja:

• Što se može poboljšati?

• Što je loše napravljeno?

• Što treba izbjegavati?

• Što radite kao organizacija za koju smatrate da bi se mogla učiniti Što učiniti učinkovitije/učinkovitije?

• Što ova organizacija ne radi, a smatrate da bi trebala raditi?

• Da možete promijeniti jednu stvar koja bi pomogla ovom odjelu da učinkovitije funkcionira, što biste promijenili?

3. Mogućnosti

Svaka povoljna situacija prisutna sada ili u budućnosti u vanjskom okruženju.

4. Prijetnje

Vanjska sila koja bi mogla spriječiti održavanje ili postizanje konkurentske prednosti; svaka nepovoljna situacija u vanjskom okruženju koja je potencijalno štetna sada ili u budućnosti.

Vaš popis prijetnji trebao bi moći odgovoriti na sljedeća pitanja:

• S kojim se preprekama susrećete?

• Što radi vaša konkurencija?

• Mijenjaju li se potrebne specifikacije za vaš proizvod/uslugu?

• Prijeti li promjena tehnologije vašem položaju na tržištu?

• Imate li financijskih problema?

• Može li neka vaša slabost ozbiljno ugroziti vaše poslovanje?

Autorica: Katarina Boban Filipančić, osnivačica OrganizELA i CFO Brown Hotels

Foto: Canva / privatna arhiva