Sustav za upravljanje dokumentima unutar organizacije ili DMS jest skraćenica od engleskog termina Document Management System. No, koja je zapravo osnovna funkcija DMS-a? Iz samog naziva možemo zaključiti da DMS upravlja digitalnim verzijama dokumenata unutar organizacija na način da ih pohranjuje, prati i upravlja istima.
Pročitajte više: Ana Škeva s 28 godina preuzela obiteljsku tvrtku Oganj i uspješno nastavila njezin rast i razvoj
Koje su značajke DMS-a?
Mnogi smatraju da je DMS arhiviranje dokumenata, ali arhiviranje je samo jedna od brojnih funkcionalnosti DMS rješenja. Funkcionalni DMS bi trebao biti modularan, prilagodljiv krajnjem korisniku, poveziv s drugim programima i alatima koje korisnik koristi unutar svoje organizacije (poput njihovog ERP-a), no cijelo vrijeme zadržavajući kontrolu nad dokumentima, sukladno postavljenoj organizacijskoj politici ali i aktualnoj zakonskoj regulativi. Uspješno implementiran DMS korisnicima omogućava efikasnu distribuciju informacija, ali i jednostavno pretraživanje istih. Upravo je pronalazak određenih informacija unutar određenih vremenskih okvira često jedan od glavnih motiva zašto korisnici počinju razmišljati o DMS-u ili sustavu za upravljanje dokumentima unutar organizacije.
Vrlo je bitno naglasiti da uspješno implementirano DMS rješenje nije fiksno već se može nadograditi. DMS nije kreiran da se stalno mijenja već je zamišljen da raste zajedno s organizacijom, prati potrebe korisnika, ali i trendove u industriji i na tržištu. Svrha DMS-a je olakšati korisniku svakodnevno poslovanje, stoga je vrlo bitno da je DMS jednostavan i intuitivan za korištenje. DMS treba povećavati efikasnost unutar organizacije i olakšati organizaciji postizanje vlastitih ciljeva.
Kojim sektorima može najviše koristiti?
Sigurnosni aspekt svakako je bitno naglasiti kod uspješno implementiranog DMS rješenja. Sustav za upravljanje dokumentima omogućava korisniku kontrolu prava pristupa informacijama, ali i kontrolu prava na izmjenu sadržaja. Kao primjer možemo navesti da se točno zna tko je radio određeni dokument, npr. Ugovor, i tko je radio određene izmjene na istom dokumentu te da se jasno zna koja je zadnja i aktualna verzija nekog Ugovora.
Pojedini korisnici DMS-a imaju potrebu vođenja procesa kod kojih postoji potreba za odobravanjem dokumenata u digitalnom obliku. Često takve zahtjeve imaju odjeli financija i računovodstva, kod kojih je moguće definirati, primjerice, do kojeg iznosa račun može potvrditi voditelj odjela, a iznad kojeg definiranog iznosa računa potvrdu mora dati CFO.
Kod nekih korisnika inicijativa za DMS-om zapravo dolazi iz potrebe da sustav šalje obavijesti. Možemo uzeti za primjer Ugovore koji imaju definiran vremenski period na koji su sklopljeni. Kako bi se na vrijeme kontaktirali korisnici i obnovili Ugovori koji istječu, moguće je osigurati da osoba odgovorna za pojedini Ugovor, u definiranom vremenskom periodu, dobiva obavijest o isteku. DMS također pruža mogućnost dodatne sigurnosti na način da je moguće postaviti da, ako odgovorna osoba ne poduzima potrebne radnje, obavijest o isteku Ugovora stiže i nadređenoj osobi, kako bi se minimizirala mogućnost propusta.
Kako je tvrtka Oganj odlučila nuditi Document Management System?
U tvrtki Oganj već je neko vrijeme sazrijevala ideja da u svom poslovanju naprave iskorak, a Document Management System (DMS) se pokazao kao onaj pravi.
“Tražili smo načine kako iskoristiti našu dosadašnju specijalnost i iskustvo na tržištu. Jedan od logičnih izbora je bilo Canon DMS rješenje, no naravno, ne planiramo stati na tome. S druge strane, usudila bih se reći da u mom timu vladaju veliki perfekcionisti te dok nismo kod sebe DMS postavili na razinu za koju smo smatrali da je zadovoljavajuća, rješenje nismo nudili krajnjim korisnicima”, otkrila je vlasnica tvrtke Ana Škeva.
Pročitajte više: Poduzetnice koje su nas inspirirale u 2018.
Njihova filozofija je da tvrtka treba biti ogledni primjerak kako trebaju funkcionirati interni procesi prije nego će ista ili slična rješenja nuditi krajnjim korisnicima. “Mogu reći da je tu započela jedna nova era Ognja. Neke procese smo očekivali da ćemo morati mijenjati iznova, no neki su nas iznenadili. Zapravo, naš krajnji zaključak je bio da svi odjeli kreću u transformaciju, samo da ćemo si pažljivo odrediti prioritete”, rekla je Ana.
Cijelu svoju viziju pretvorili su u stvarnost uz bespovratna sredstva iz EU-a. “Digitalizacija u punom smislu riječi je jedan zarazan proces, lako vam se otvaraju nove ideje. Kada krenete osjećati prve koristi takvog sustava, naprosto stvara se energija da idete dalje i da razmišljate koji bi idući procesi ili odjeli mogli biti optimizirani ili kompletno transformirani”, otkrila je Ana.
U Ognju su i dalje u tom entuzijastičnom tonu, no sada tu energiju šire. DMS je postao sastavni dio usluga te njihova baza DMS korisnika impresivno raste.
Foto: PR
