Za managere, direktore i poduzetnike, asistent je jedna od najvažnijih osoba u poslovanju. Radi se o osobi s kojom se klijenti, dobavljači i ostali partneri sastaju prije nego s njima.
Kada je vrijeme za angažirati pomoć: zaposliti asistenta?
Za savjet kada je vrijeme za angažiranje asistenta pitali smo Katarinu Boban Filipančić, direktoricu tvrtke OrganizELA, koja smatra da je vrijeme za to kada nam je radni stol nagomilan velikim hrpama papira, a pod stolom je dodatna kutija koja sadržava stvari koje su činile dodatnu gužvu na stolu i kada zurimo u tom smjeru bez volje za promjenom. Jednako tako, kada nam je korespondencija svedena na „odgovorit ću sljedeći tjedan“, kada imamo previše stvari koje trebamo obaviti na popisu, kada rješavamo samo ono što je hitno i nemamo vremena za razvoj svog poslovanja (ni samog sebe)…
Tada je zadnji čas za angažirati asistenta. No, Katarina dodaje kako nije to samo pitanje „papirologije“, već su tu i telefonski pozivi, smisleno odgovaranje na upite, rješavanje raznih situacija i tekućih izazova…
Većina poduzetnika troši svoje dragocjeno vrijeme i energiju na „operativu“, no to često odvraća pozornost od fokusiranja od stvari koje im donose novac. Stoga Katarina predlaže da, kad osjetite preopterećenost svakodnevnim poslovnim aktivnostima, ne uspijevate unatoč svom trudu, kad vam dugotrajni projekti koje ne volite raditi (a možda čak niste ni dobri u njima) uzimaju svu energiju, kada se teško opustite od posla ili imate premalo slobodnog vremena – angažirate asistenta.
Kako odabrati što delegirati asistentu?
Uz to, da za potpunu sigurnost odgovorite na pitanja: Kako će to pomoći vašem poslovanju? Možete li si to priuštiti te koja su vaša očekivanja od toga?
Uzmite i dva tjedna za zapisivanje obaveza koje biste željeli obaviti, kako biste ustvrdili što je potrebno delegirati, odnosno za što vam je potreban asistent. Na taj ćete način vidjeti za koliko vam je približno broj sati potreban asistent.
S time se slaže i Denise Duffield-Thomas, blogerica i autorica knjiga “Lucky Bitch” i “Get Rich, Lucky Bitch, no ona se zalaže za listu na koju biste zapisivali razloge zašto vam ne bi trebao asistent, odnosno što možete sami obaviti. I na taj način možete dobiti vrijedne informacije, trebate li se odlučiti na takav potez.
Katarina predlaže da, ukoliko vam ne treba netko tko će sjediti u uredu, angažirate virtualnog asistenta/vanjskog suradnika jer je financijski povoljnije i jednostavnije.
Kako pronaći pravog asistenta?
Kad krenete u potragu za asistentom, umjesto klasičnih prijava i čitanja stotinu životopisa i molbi, tražite odgovore i prijedloge rješavanja konkretnih situacija u vašem poslovanju.
Katarina kao primjer navodi 20 poslova koje asistent treba odraditi u tjedan dana, npr: rezervirati dvije hotelske sobe i dva leta, organizirati detalje putovanja, spakirati i isporučiti pet primjeraka publikacije, koordinirati raspored, organizirati instalaciju četiri televizora, istražiti i preporučiti lokalne cvjetne aranžere za urede…
Na taj ćete način točno znati koja su vaša očekivanja te ćete dobiti „gotovu“ osobu koja može odmah početi raditi.
Denise savjetuje da dopustite asistentu da vam pomaže, ali i da dopustite sebi pomoć jer niste dužni sve sami odrađivati. No, jednako tako, važno je i uložiti dosta vremena i truda ako želite pravu osobu koja će ostati i rasti s vama.
Potrebno je 6 do 9 mjeseci da se asistent potpuno uklopi i da se osjećate kao da je oduvijek radio s vama. Kada dođete do ove točke, asistent bi vam trebao uštedjeti najmanje dva sata dnevno. Najbolji način da se zaposli, ali i zadrži kvalificirani asistent je da ga gledate kao dobru investiciju i tretirate kao svog poslovnog partnera, govori Katarina.
Mora li vam asistent biti komplementaran po vještinama ili karakteru?
Kod angažiranja ili zapošljavanja asistenta, većini poduzetnika najteže pada delegiranje jer žele uvijek biti uključeni u svaku odluku u svojoj tvrtki.
Poduzetnici se trebaju fokusirati na ideje, razvoj i važne odluke o proizvodima ili uslugama, a sve ostalo se može prepustiti asistentu. Dakle, svi pozivi, mailovi, organizacija sastanaka i putovanja, catering, sva moguća istraživanja, vođenje društvenih mreža, fakturiranje, izdavanje ponuda, organizacija radnog stola i ormara, arhiviranje, odlasci u institucije, naručivanje popravaka, servisiranje i registracija vozila, i mnogi drugi poslovi koje im uzimaju vrijeme, a nemaju direktan utjecaj na razvoj poslovanja.
Dok je za Denise najvažnije da ne zaposlite osobu koja izgleda kao vaša kopija, nego nekoga tko će vas nadopunjavati, za Katarinu nije toliko važno radi li se o sličnim karakterima, koliko o vještinama za svladavanje svih obveza na način da umanji teret, a ne udvostruči vaš posao.
Za poduzetnike je važno naći nekog tko će „uskakati“ u sve uloge i odrađivati sve vrste poslova koje moraju odrađivati i oni sami. Netko tko će imati znanja i sposobnosti to odraditi. Ukoliko ste manager ili poduzetnik, vaš pomoćnik treba biti netko tko vas predstavlja na pravi način i ujedno čini da vaš profesionalni život glatko teče, zaključuje Katarina. Sami trebate odrediti vlastite kriterije i onda ih tražiti kod kandidata.
Foto: 123rf
