Osnovni zahtjev za učinkovito odlaganje dokumenata je da svakodnevne radne datoteke moraju biti lako dostupne.
Sistav odlaganja uredskim dokumenata treba biti što jednostavniji
Jednostavnost bi trebala biti vaša mantra. Što je jednostavniji sustav za odlaganje, to su veći izgledi da će cijeli ured koristiti sustav učinkovito i održavati ga. Iako se održavanje sustava može činiti jako zahtjevnim poslom, uz malo planiranja i zajedno s pravim alatima, možete organizirati svoje datoteke jednostavno i držati ih pod kontrolom.
Prije svega je potrebno da ispitate koji način odlaganja je vama najprijemljiviji, koji se uklapa u vaš način razmišljanja i poslovanja. Zapitajte se da li vam više odgovara potraga za datotekama po brojčanom ili abecednom redu. Da li pretražujete dokumente prema imenima klijenata ili prema kategorijama?
Obilježavanje bojama
Dodijelite određenu boju za svaki odjel odnosno segment vaše tvrtke. Na primjer, možete dodijeliti crvenu boju svim dokumentima vezanim uz naplatu, a žutu potraživanjima. Koristite foldere u boji za jednostavnu identifikaciju kategorija, ali je važno je da ste pri tome dosljedni i da istu boju primjenjujete u cijelom poslu kako bi se izbjegli nesporazumi. Također, budite sigurni da su svi zaposlenici upoznati sa shemom kodiranja. Osim profesionalne koristi, sustav u boji ugodan je za oči i može dodati malo živosti u uredu.
Vaša potreba za pohranom
Druga važna stvar je odrediti koje su vaše potrebe za pohranom. Koliko dokumenata imate? Koliko su veliki? Koliko često ih trebate? Odgovori na ova pitanja odrediti će što vam treba: ormarić s dvije ladice, folder na stolu, cijeli zid u policama i tako dalje. Postoje mnoge opcije. Također trebate predvidjeti koliko će vam se datoteka povećavati s vremenom kako bi oprema za pohranu to mogla podnijeti. Ako odmah nabavite opremu koja može primiti dvostruko veću količinu dokumenta od one koju sada imate, smanjit ćete broj puta koliko ćete se morati reorganizirati.
Povezani članci:
Kako se uhvatiti u koštac sa papirima?
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem. www.inout.hr
