Nakon što smo u prošlom blogu postavili smjernice za upravljanje i organizaciju zadataka u dnevnom rasporedu, potrebno je vidjeti što vam od tehnologije može u tome pomoći.
Rokovnici trebaju odgovarati vašim potrebama i stilu života
Način vođenja vremenskog rasporeda u biti znači procjenjivanje i odabir metoda upravljanja vremenom, svladavanje tehnika te njihovo prilagođavanje osobnim potrebama.
Najosnovnije sredstvo upravljanja vremenom je rokovnik. U njemu će na jednom mjestu biti zabilježeni svi vaši dogovori i sastanci, zadaci koje morate obaviti, telefonski pozivi i podaci vezani za obavljanje posla. Na tržištu je velik izbor stilova, marki i formata tako da će vam biti teško odabrati. Moj vam je savjet –ODABERITE JEDAN, nemojte zbog svoje neodlučnosti kupiti dva ili tri različita rokovnika bojeći se da ne pogriješite.
Dakle, ODABERITE JEDAN, u njega bilježite sve i upotrebljavajte ga barem tri mjeseca kako biste vidjeli da li vam odgovara. Budete li istodobno koristili nekoliko rokovnika ili ćete neprestano kupovati novi tražeći neki „savršeni“ sasvim sigurno ćete gubiti podatke, zaboravljati dogovore i sastanke, previdjeti zadatke koje treba obaviti i biti ćete frustrirani. Zapamtite, NE POSTOJI NAJBOLJI ROKOVNIK. Ključ je u tome da odaberete onaj kojeg ćete bez poteškoća upotrebljavati jer odražava vaš način razmišljanja i pomaže vam da budete ažurni u svom poslu i životu.
Kako odabrati pravi rokovnik
Prvo, morate odlučiti želite li da on bude u tiskanom, elektroničkom ili računalnom obliku.
- Tiskani rokovnici. Najlakši su za upotrebu i najjeftiniji su. Možete ih koristiti gotovo svugdje: bilježiti sastanke dok čekate u redu ili zapisivati zadatke koje treba obaviti čim vam padnu na pamet. Ima ih različitih formata od onih džepnih koji su vrlo lagani i lako ih je nositi do onih stolnih velikih u kojima ima mnogo prostora za pisanje i u kojima možete brzo pronalaziti podatke. Uz samo jedan okret prstom pred vama je stranica koju želite. Ne morate ništa uključivati i ništa se ne može pokvariti. Pružaju vam pregledan raspored vremena kako onaj tijekom proteklih tjedana tako i onaj tijekom budućih, najbolje su rješenje za ljude koji se oslanjaju na papir-olovku metodu za bilježenje svojih misli i dogovor. Na kraju svake godine možete ih pohraniti kao svaki drugi dosje i tako sve podatke u njima sačuvati za buduće potrebe.
- Elektronički rokovnici. Danas su sastavni dio svih mobilnih uređaja, a na tržištu dodatno postoje neograničen izbor aplikacija koje pokrivaju sve elemente rokovnika (adresar, zadaci, dnevni, tjedni i godišnji raspored sastanaka i događaja, podsjetnik). Za razliku od tiskanih rokovnika, prebacuju nezavršene poslove iz jednog tjedna u sljedeći. Jednim unosom podataka možete isplanirati sastanke tijekom cijele godine, a sve napomene i podsjetnici o rođendanima, godišnjicama i drugim posebnim događajima mogu se prenositi iz godine u godinu. Imaju ugrađen alarm koji će vas podsjetiti kada krenuti na sastanak, uputiti telefonski poziv ili uzeti lijek. Imenik možete pretraživati po abecedi ili po kategorijama – prijatelji, klijenti, kupci, prodavači. Danas se svi mobiteli mogu povezati s računalom čime se omogučuje usklađivanje svih elektroničkih uređaja koje posjedujete i na kojima radite. Izvrsni su za one koji vole raditi s elektroničkim sučeljima.
- Računalni rokovnici. Za njih vrijedi uglavnom isto što i za elektroničke rokovnike. Međutim, kao jedini način vođenja upravljanja vremenom dobro su rješenje samo za one koji imaju relativno statičan posao koji vam omogućuje da cijelo vrijeme sjedite ispred računala. U protivnom, zadatke i dogovore koje zapišete na papiriće uz najbolju namjeru da ih poslije ubacite u računalo, uglavnom se zagube. Postojanjem danas sučelja poput Dropboxa i sličnih omogučeno je da svugdje sa sobom nosite sve svoje podatke.
Evo što još morate imati na umu pri biranju rokovnika.
- Vaša osobna predodžba o vremenu. Pri izboru formata rokovnika, uzmite u obzir kakav pregled vremenskog rasporeda želite: pravocrtni, vertikalni, horizontalni ili u obliku mreže. Koliki raspon vremenskog rasporeda želite vidjeti odjednom: cijelu godinu, mjesec, tjedan ili dan? Možda će vam trebati dva formata: s pregledom za cijeli mjesec ili detaljniji tjedni ili dnevni pregled.
- Količina podataka. Što je više podataka i aktivnosti koje želite zabilježiti trebat će vam i više prostora u rokovniku. Primjerice, jednom vrlo zauzetom poduzetniku koji za svaki dan mora zabilježiti nekoliko sastanaka, desetak telefonskih poziva i šest zadataka koje mora provesti, potreban je rokovnik s po dvije stranice za jedan dan, dok će osoba koja istu količinu posla obavi tjedno bit dovoljan rokovnik u kojem je na jednoj stranici pregled cijelog tjedna.
- Estetika. Kao i kod svakog sredstva za organizaciju, i kod rokovnika morate voditi računa o tome sviđa li vam se njegov dizajn, bilo da se radi o tiskanom ili elektroničkom obliku. Rokovnik vam neće mnogo pomoći ako vam se njegov izgled ne sviđa dovoljno da ga želite koristiti. Upitajte se odražava li rokovnik predodžbu koju imate o samom sebi: je li elegantan, otmjen, sportski, živahan, otkačen, profesionalan, strog? Sviđa li vam se kako je opremljen, njegova boja, vrsta i oblik slova u njemu? Sviđa li vam se njegov oblik i materijal od kojeg je napravljen? Zapamtite, morate biti ponosni na njega i rado ga upotrebljavati svaki dan.
Kako bi vam korištenje rokovnika bilo koje vrste ušlo u naviku i kako bi ga maksimalno iskoristili, evo još nekoliko savjeta.
- Pri unošenju podataka, koristite boje kako bi na prvi pogeld znali održavate li sve životne aktivnosti u međusobnoj ravnoteži (npr. crvena boja za podatke vezane uz posao, plava boja za obitelj)
- Prema radnim zadacima i telefonskim pozivima odnosite se kao prema dogovorenim sastancima: znači odredite im točno vrijeme kada počinjui koliko će trajati. Tako ćete biti sigurni da ćete ih izvršiti i nećete pred sebe staviti nerealna očekivanja. Za svaki zadatak i telefonski poziv kojeg trebate obaviti postavite si ova tri pitanja: U koju zonu to pripada? Kojeg ću dana to obaviti? Koliko će mi vremena za to trebati? U skladu s tim, označite vrijemeu rokovniku.
- Pogledajte koliko dugo možete ostati usredotočeni na jedan zadatak, pa veće projekte podijelite na manje dijelove koje ćete lakše savladati. Planirajte ih izvršiti i prije roka kako bi vam ostalo vremena u slučaju da vam za izvršenje zadatka treba više vremena nego što ste očekivali.
- Pored bilješke za svaki sastanak, dogovor ili događaj dodajte si oznaku „P“ što će značiti da sa sobom morate ponijeti popratni materijal (nekakav spis, materijale i slično). Tako ćete biti sigurni da sa sobom nosite sve što vam treba.
- Odvojite po jednu stranicu u rokovniku za svaku ključnu osobu s posla ili privatnog života. Tu zapisujte sve o čemu biste trebali razgovarati s tom osobom, pa kad se sljedeći put s njom sastanete ili joj telefonirate, imat ćete pred sobom kompletan podsjetnik.
- Budite spremni iskoristiti slobodno vrijeme koje vam neplanirano iskrsne: u rokovniku držite popis kratkih, smislenih aktivnosti (5-15 minuta) kojima ćete učinkovito popuniti to vrijeme.
Ovo je sve što trebate raditi kako bi vam vrijeme postalo prijatelj, a ne neprijatelj, odnosno kako bi vam bio saveznik koji će vam pomagati da postignete konačni cilj: živjeti onako kako vi želite, prema vlastitom, a ne tuđem rasporedu.
>>Pobijedite u utrci s vremenom
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem. www.inout.hr
(Foto: www.kakopedija.com)
