Koliko je važno pravilno odlagati dokumente i uhvatiti se u koštac s papirima, ističu nam često profesionalne organizatorice. Naime, prosječno dnevno izgubimo sat vremena tražeći one važne papire, što godišnje iznosi i do šest tjedana.
Iako to u jednu ruku znamo i mi sami, ne pridržavamo se toga dok ne zagusti, i dok nam za pospremanje treba pomoć. Kad se stvori hrpa papira koje samo odlažemo i kad nakon određenog perioda više nismo sigurni što moramo s njima, ili neki važni dokument ne možemo pronaći, uz sav posao, trošimo vrijeme i na organizaciju ureda, koju smo mogli odmah napraviti.
Ako ste se i sami našli u takvoj situaciji i ako ne znate kako riješiti taj problem, tu su za vas stručnjakinje koje će svojim savjetima učiniti vaš radni prostor ponovno mjestom za ugodan rad.
KonMari metoda za pospremanje cijelog doma, pa i ureda
Japanka Marie Kondo, vlasnica tvrtke koja pomaže ljudima u pospremanju i organizaciji domova napisala je knjigu ‘Čarolija pospremanja koja će vam promijeniti život’ u kojoj je opisala metodu pospremanja i nazvala ju prema kombinaciji njenog imena i prezimena – KonMari metoda. Knjiga je ubrzo postala bestseller, a može se primijeniti kako u cijelom domu, tako i u vašem uredu.
Najprije morate odlučiti što ćete zadržati, a što odbaciti. To su zapravo jedine dvije aktivnosti koje su vam potrebne kod pospremanja – ostaviti i baciti. Pritom se zapitajte treba li vam to (donosi li vam to sreću), ako ne, slobodno bacite.
Sortirajte sve po kategorijama, ne po lokacijama te krenite s jednostavnijim i lakšim kategorijama, dok one najteže ostavite za kraj. Važno je i da odredite mjesto za svaki predmet, te da predmeti iste vrste budu na jednom mjestu.
Nakon što pospremite sav nered, redovito održavajte takvo postojeće stanje.
Zvuči jednostavno, zar ne? Možda je to lakše primijeniti za vaš dom, a što ćete s vašim uredom?
Kako krenuti u rat s neredom?
Za savjet smo pitali profesionalnu organizatoricu Kristinu Brkić koja nam je to malo detaljnije razradila. Prema njenom mišljenju osnovna organizacijska vještina je sljedeća:
„Treba znati donijeti odluku kada nam nešto više ne treba. U uredu to dakako jako ovisi o zakonskoj regulativi, ali svaki bi poduzetnik upravo to i trebao znati. Ne treba čuvati sve dokumente/informacije/zapise bez da se zna razlog zašto ih čuvate. Tu se naravno treba posavjetovati s knjigovođom/odvjetnikom, ali svakako bi trebalo definirati koliko dugo se čuvaju pojedini dokumenti“.
A to bi prema Kristini trebao napraviti svaki ured za sebe. Također, ljudi trebaju biti svjesni činjenice da 80 % onoga što se pohrani više nikad ne pogledaju. Bez obzira radi li se to o starim časopisima, knjigama koje nikad niste otvorili (ili su starije od pet godina), dupli dokumenti, draft materijali projekata, pisama i slično – sve to su papiri koji vam uglavnom ne trebaju.
No, ono što Kristina svakako savjetuje je da stvari koje vam trebaju za obavljanje iste aktivnosti, budu na zajedničkom mjestu.
„Znači, ako često šaljete pisma/reklamne materijale, sve što vam je za to potrebno trebalo bi biti na jednom mjestu, a ne da se prešetavate po uredu kako bi nešto dohvatili.“
Kad odlučujete gdje ćete odlagati pojedine dokumente ili knjige, morate voditi računa o tome koliko je jednostavno to vratiti na mjestu.
„Ako je prekomplicirano (npr. morate pomaknuti stolicu, otvoriti ormarić, izvaditi kutiju), vrlo je vjerojatno da nećete to vratiti na svoje mjesto nego ostaviti tamo gdje je najjednostavnije – na stol (i tako nastaju hrpe papira na stolu). Prilikom određivanja mjesta za odlaganje bilo čega, treba razmišljati o sljedećem: koliko često vam to treba i je li to mjesto logično.“
Papiri su kao prljavi veš
Što se tiče papirnatih dokumenata, Kristina navodi kako treba imati na umu sljedeće: „Papiri su kao prljavi veš. Nikad niste gotovi i neprestano dolaze novi. Ali uz pravi sustav, s veseljem ćete svaki novi papir smjestiti tamo gdje mu je mjesto.“
Za kraj savjetuje da budete svjesni toga da vaš ured treba odgovarati vama, umjesto da se vi prilagođavate njemu. Također, da raspored unutar ureda (police, ormari i ladice) trebaju odgovarati vašim potrebama, a ne obrnuto.
„Možda treba utrošiti malo vremena da se ured organizira, možda jedan cijeli vikend, ali kada se to definira, onda je puno ljepše svaki dan dolaziti u takav ured i baviti se biznisom, a ne traženjem papira“, zaključila je Kristina Brkić.
Foto: 123rf/Women in Adria
