Mikro i mali poduzetnici napravili ste analizu radnih mjesta, jasni opisi poslova su vam kroz prave oglase pozvali kandidate koje ste trijažirali, procijenili testiranjem i fokusirali se na intervju kao jedan od bitnih alata za razne vrste procjena.
Danas ćemo proći bitno za pripremu i provedbu (pr)ocjenjivačkog intervjua.
(Pr)ocjenjivački intervju
Opet vam je nužna fokusirana priprema da u tih 40 do 60-ak minuta (ovisi o složenosti zahtjeva radnog mjesta i ulogama koje dodatno zaposlenik ima/nema…) iskoristite vrijeme intervjua smisleno.
Proučili ste relevantne podatke o zaposleniku iz osobnih dosjea zaposlenika u proteklom kvartalu/2 kvartala/godine dana… pogotovo ako je bilo nešto bitno za upgradeati kod zaposlenika u vještinama, odnosu prema suradnicima…
Provjerite i sumirajte skupa je li taj dio TO-DO-a realiziran i kako?
Jasna vam je svrha (pr)ocjenjivačkog intervjua – da uz druge inpute poput rezultata rada, odnosa prema suradnicima/klijentima, sumirate, potvrdite/revidirate informacije i dojmove o zaposlenicima kako biste valjano odlučili tko je u kojoj kategoriji (pr)ocjene/ocjene i što i kako dalje.
Jasan vam je kontekst sustava upravljanja radnim učinkom u tvrtki koji obično ima 3 faze:
- planiranje poslova/ciljeva,
- praćenje/kontrola radnog učinka/ ponašanja u radnom kontekstu
- pr(o)ocjenjivanje radnog učinka/ ponašanja
Napomena: iz mojeg iskustva, u tvrtkama gdje zaposleni imaju više nivoe obrazovanja, iskustava, kompetitivniji su, samosvjesniji, obično bolje prolazi u praksi model koji umjesto 5 ima 4 kategorije (pr)ocjene:
- jednu „ispod očekivanja“ ili kako god je nazvali
- jednu „u skladu s očekivanjima“ – korektni zaposlenici
- 2 ocjene koje su rezervirane za „učinke iznad očekivanja“!
Na taj način se i modelom šalje poruka i potiče na angažman a ne da se fokusira na kažnjavanje/ ograničavanje zaposlenika.
Što pitati u ovim intervjuima?
Pitanja u procjenjivačkom intervjuu su pitanja koja vode do bitnih odgovora…
Tako da jasno možete procijeniti što je i zašto zaposlenik-čovjek svojim doprinosima i ponašanjem zaslužio od nagrada, promaknuća, a prema svojim individualnim/timskim rezultatima, te koje akcije su nužne/poželjne za daljnje obavljanje posla na kvalitetan/efikasan način.
Ako smo valjano definirali organizacijske /povezane individualne ciljeve i očekivane outpute (kvalitetu i kvantitetu) i ako smo prikupili materijal npr. kvartalnim praćenjem (i dokumentiranjem popraćenog) tada imamo dovoljno relevantnih inputa za (pr)ocjenu.
Podsjetimo se još jednom da nemaju svi zaposlenici iste: sposobnosti, osobnosti, motivaciju, energiju za rad, radne vrijednosti.
Tijekom procesa praćenja radnog učinka sigurno ste to i uočili/ dokumentirali kroz komunikacije s ljudima, tražeći od njih i dajući im feedback.
Pročitajte više: Prava zaposlenika pri otkazu: Kako dati otkaz, koliko traje otkazni rok…?
Koji je cilj?
Stoga, npr. u periodu prosinac/siječanj – vodimo razgovor sa zaposlenikom kako bi se provjerili postignuti ciljevi za prethodni procjenjivački period.
Ciljevi tog godišnjeg intervjua:
1. analizirati postignute rezultate/stupanj realizacije ciljeva u prethodnom razdoblju
2. definirati moguće poboljšanje u narednom (pr)ocjenjivačkom razdoblju
3. komunicirati predloženu ocjenu za procjenjivački period
VAŽNO JE u intervjuu postići suglasnost sa zaposlenikom o:
- „problematičnim” područjima ( npr. način procjene rokova/ rizika koji zaposlenik radi tijekom realizacije projekata u roli X)
- načinima njihova otklanjanja/preveniranja
- planu ciljeva/aktivnosti za sljedeće procjenjivačko razdoblje
- da tražite višu instancu u tvrtki da se uključi, ako nema dogovora…
Pročitajte više: Stigle velike promjene u evidencijama radnog vremena i radnika
Struktura INTERVJUA za OCJENU
Prolazimo sadržajno:
- Uvodno: naznačite svrhu razgovora i pojasnite uloge – da dobro je to naglas reći
- Izložite ukratko sažetak planiranog – učinjenog za protekli period (glavna postignuća zaposlenika – područja za napredak – argumentirajte!)
- Izložite prijedlog ocjene i obrazložite je zaposleniku tako da je povežete s
- opaženim radnim rezultatima
- motivacijom zaposlenog uočljivom/mjerljivom kroz npr. pokazivanje inicijativnosti, završavanje u rokovima ili prije rokova, rad s minimalnim brojem grešaka, uskakanje suradnicima u pomoć
- ponašanjem prema klijentima i suradnicima
- pokazanim kompetencijama prema unaprijed definiranim kriterijima – ako ima „GAP”-ova – uočeno je temelj za upućivanje na edukacije/ interno mentorstvo iskusnijih suradnika u tvrtki
- uključite zaposlenika pitanjima u razgovor…
Ocjenu koju predlažete treba raspraviti sa zaposlenikom
Iskomunicirajte sa zaposlenikom zašto je baš ta (pr)ocjena „na stolu“, pa npr.
- naglasite područja u kojima je korektan/na ili nadmašio očekivanja
- prođite i konkretne aktivnosti koje treba poboljšati s ciljem kvalitetnijih, bržih individualnih rezultata/doprinosa timu
- prodiskutirajte skupa njegove/njezine argumente
- provjeriti jeste li se dobro razumjeli
- zaključite razgovor – ako se i ne slažete, konstatirajte to te dogovorite sljedeće aktivnosti ( npr. razgovor s drugo-nadređenim…)
Tražite pojašnjenja od zaposlenika kada vam nije jasno i provjerite jeste li se dobro razumjeli, sažmite svojim riječima kako ste razumjeli zaposlenika i pitajte npr:
„Jesam li dobro razumio/jela da vi/ti Ime zaposlenika, smatraš da radiš svoj posao najbolje moguće, a da te ostali članovi tima usporavaju i to na način kako si naveo/la u 3 primjera?
Vrijedan alat
Kada se priprema i vodi na profesionalan način procjenjivački intervju je jako vrijedan izvor informacija, ne samo radnim postignućima, već i o nošenju s promjenama u tvrtki. Ako je bilo uvođenja novih poslovnih procesa, digitalizacije procesa, novih klijenata u zadnjem periodu, može li, zna li i hoće zaposlenik sve to „hendlati“?
U tvrtkama je zato bitno kroz sustav upravljanja radnim učinkom odabrati pravi model i oživjeti u praksi „vezivno tkivo“ između ljudi i procesa. U tom sustavu upravljanja radnim učinkom (pr)ocjenjivački intervju je pravi alat za održavanje i procjenu tog vezivnog tkiva, između zaposlenika i poslovnih procesa, zahtjeva posla, rokova, klijenata, ciljeva tvrtke…
Bit će povremeno i pijeska u očima, ali je bitno stvorili uvjete da to nije „živi pijesak“ u koji se tone u tvrtki kolektivno… Zato realizirajte potencijal (pr)ocjenjivačkog intervjua – za zdrave temelje poslovanja, bez većih proklizavanja na „terenu“.
Autorica: Andreja Bakula
Kolumna ‘HR u uredu’ autorice mr. sc. Andreje Bakula, prof. psihologije i vlasnice AB.PRO obrta za poslovne usluge, donosi pregled naprosto nužnih HR praksi koje su potrebne da sve bude u redu u uredu. Autorica je nakon 29 godina intenzivnog rada s ljudima i organizacijama u svim područjima HR-a, 2022. godine osnovala AB.PRO obrt za HR usluge. Provela je više od 7.500 selekcijskih intervjua, intervjua za zapošljavanje, profesionalni razvoj i (pr)ocjenjivanje radnog učinka. Konstantno se usavršavala i učila i – mentorirala ljude u svom poslovnom okružju da rastu. Women in Adria članice ostvaruju pogodnosti za AB.PRO HR usluge.
