(Pr)ocjenjivački intervju – važan izvor inputa za upravljanje radnim učinkom

Mikro i mali poduzetnici napravili ste analizu radnih mjesta, jasni opisi poslova su vam kroz prave oglase pozvali kandidate koje ste trijažirali, procijenili testiranjem i fokusirali se na intervju kao jedan od bitnih alata za razne vrste procjena.

Danas ćemo proći bitno za pripremu i provedbu (pr)ocjenjivačkog intervjua.

(Pr)ocjenjivački intervju

Opet vam je nužna fokusirana priprema da u tih 40 do 60-ak minuta (ovisi o složenosti zahtjeva radnog mjesta i ulogama koje dodatno zaposlenik ima/nema…) iskoristite vrijeme intervjua smisleno.

Proučili ste relevantne podatke o zaposleniku iz osobnih dosjea zaposlenika u proteklom kvartalu/2 kvartala/godine dana… pogotovo ako je bilo nešto bitno za upgradeati kod zaposlenika u vještinama, odnosu prema suradnicima…

Provjerite i sumirajte skupa je li taj dio TO-DO-a realiziran i kako?

Jasna vam je svrha (pr)ocjenjivačkog intervjua – da uz druge inpute poput rezultata rada, odnosa prema suradnicima/klijentima, sumirate, potvrdite/revidirate informacije i dojmove o zaposlenicima kako biste valjano odlučili tko je u kojoj kategoriji (pr)ocjene/ocjene i što i kako dalje.

Jasan vam je kontekst sustava upravljanja radnim učinkom u tvrtki koji obično ima 3 faze:

1. planiranje poslova/ciljeva,
2. praćenje/kontrola radnog učinka/ ponašanja u radnom kontekstu
3. pr(o)ocjenjivanje radnog učinka/ ponašanja

Napomena: iz mojeg iskustva, u tvrtkama gdje zaposleni imaju više nivoe obrazovanja, iskustava, kompetitivniji su, samosvjesniji, obično bolje prolazi u praksi model koji umjesto 5 ima 4 kategorije (pr)ocjene:

• jednu „ispod očekivanja“ ili kako god je nazvali
• jednu „u skladu s očekivanjima“ – korektni zaposlenici
• 2 ocjene koje su rezervirane za „učinke iznad očekivanja“!

Na taj način se i modelom šalje poruka i potiče na angažman a ne da se fokusira na kažnjavanje/ ograničavanje zaposlenika.

Što pitati u ovim intervjuima?

Pitanja u procjenjivačkom intervjuu su pitanja koja vode do bitnih odgovora…

Tako da jasno možete procijeniti što je i zašto zaposlenik-čovjek svojim doprinosima i ponašanjem zaslužio od nagrada, promaknuća, a prema svojim individualnim/timskim rezultatima, te koje akcije su nužne/poželjne za daljnje obavljanje posla na kvalitetan/efikasan način.

Ako smo valjano definirali organizacijske /povezane individualne ciljeve i očekivane outpute (kvalitetu i kvantitetu) i ako smo prikupili materijal npr. kvartalnim praćenjem (i dokumentiranjem popraćenog) tada imamo dovoljno relevantnih inputa za (pr)ocjenu.

Podsjetimo se još jednom da nemaju svi zaposlenici iste: sposobnosti, osobnosti, motivaciju, energiju za rad, radne vrijednosti.

Tijekom procesa praćenja radnog učinka sigurno ste to i uočili/ dokumentirali kroz komunikacije s ljudima, tražeći od njih i dajući im feedback.

Pročitajte više: Prava zaposlenika pri otkazu: Kako dati otkaz, koliko traje otkazni rok…?

Koji je cilj?

Stoga, npr. u periodu prosinac/siječanj – vodimo razgovor sa zaposlenikom kako bi se provjerili postignuti ciljevi za prethodni procjenjivački period.

Ciljevi tog godišnjeg intervjua:

1. analizirati postignute rezultate/stupanj realizacije ciljeva u prethodnom razdoblju

2. definirati moguće poboljšanje u narednom (pr)ocjenjivačkom razdoblju

3. komunicirati predloženu ocjenu za procjenjivački period

VAŽNO JE u intervjuu postići suglasnost sa zaposlenikom o:

•  „problematičnim” područjima ( npr. način procjene rokova/ rizika koji zaposlenik radi tijekom realizacije projekata u roli X)
•  načinima njihova otklanjanja/preveniranja
•  planu ciljeva/aktivnosti za sljedeće procjenjivačko razdoblje
•  da tražite višu instancu u tvrtki da se uključi, ako nema dogovora…

Pročitajte više: Stigle velike promjene u evidencijama radnog vremena i radnika

Struktura INTERVJUA za OCJENU

Prolazimo sadržajno:

• Uvodno: naznačite svrhu razgovora i pojasnite uloge – da dobro je to naglas reći
• Izložite ukratko sažetak planiranog – učinjenog za protekli period (glavna postignuća zaposlenika – područja za napredak – argumentirajte!)
• Izložite prijedlog ocjene i obrazložite je zaposleniku  tako da je povežete s
• opaženim  radnim rezultatima
• motivacijom zaposlenog uočljivom/mjerljivom kroz npr. pokazivanje inicijativnosti, završavanje u rokovima ili prije rokova, rad s minimalnim brojem grešaka, uskakanje suradnicima u pomoć
• ponašanjem prema klijentima i suradnicima
• pokazanim kompetencijama prema unaprijed definiranim kriterijima  – ako ima „GAP”-ova – uočeno je temelj za upućivanje na edukacije/ interno mentorstvo iskusnijih suradnika u tvrtki
• uključite zaposlenika pitanjima u razgovor…

Ocjenu koju predlažete treba raspraviti sa zaposlenikom

Iskomunicirajte sa zaposlenikom zašto je baš ta (pr)ocjena „na stolu“, pa npr.

• naglasite područja u kojima je korektan/na ili nadmašio očekivanja
• prođite i konkretne aktivnosti koje treba poboljšati s ciljem kvalitetnijih, bržih individualnih rezultata/doprinosa timu  
• prodiskutirajte skupa njegove/njezine argumente
• provjeriti jeste li se dobro razumjeli
• zaključite razgovor  – ako se i ne slažete, konstatirajte to te dogovorite sljedeće aktivnosti ( npr. razgovor s drugo-nadređenim…)

Tražite pojašnjenja od zaposlenika kada vam nije jasno i provjerite jeste li se dobro razumjeli, sažmite svojim riječima kako ste razumjeli zaposlenika i pitajte npr:

„Jesam li dobro razumio/jela da vi/ti Ime zaposlenika, smatraš da radiš svoj posao najbolje moguće, a da te ostali članovi tima usporavaju i to na način kako si naveo/la u 3 primjera?

Vrijedan alat

Kada se priprema i vodi na profesionalan način procjenjivački intervju je jako vrijedan izvor informacija, ne samo radnim postignućima, već i o nošenju s promjenama u tvrtki. Ako je bilo uvođenja novih poslovnih procesa, digitalizacije procesa, novih klijenata u zadnjem periodu, može li, zna li i hoće zaposlenik sve to „hendlati“?

U tvrtkama je zato bitno kroz sustav upravljanja radnim učinkom odabrati pravi model i oživjeti u praksi „vezivno tkivo“ između ljudi i procesa. U tom sustavu upravljanja radnim učinkom (pr)ocjenjivački intervju je pravi alat za održavanje i procjenu tog vezivnog tkiva, između zaposlenika i poslovnih procesa, zahtjeva posla, rokova, klijenata, ciljeva tvrtke…

Bit će povremeno i pijeska u očima, ali je bitno stvorili uvjete da to nije „živi pijesak“ u koji se tone u tvrtki kolektivno… Zato realizirajte potencijal (pr)ocjenjivačkog intervjua – za zdrave temelje poslovanja, bez većih proklizavanja na „terenu“.

Autorica: Andreja Bakula

Kolumna ‘HR u uredu’ autorice mr. sc. Andreje Bakula, prof. psihologije i vlasnice AB.PRO obrta za poslovne usluge, donosi pregled naprosto nužnih HR praksi koje su potrebne da sve bude u redu u uredu. Autorica je nakon 29 godina intenzivnog rada s ljudima i organizacijama u svim područjima HR-a, 2022. godine osnovala AB.PRO obrt za HR usluge. Provela je više od 7.500 selekcijskih intervjua, intervjua za zapošljavanje, profesionalni razvoj i (pr)ocjenjivanje radnog učinka. Konstantno se usavršavala i učila i – mentorirala ljude u svom poslovnom okružju da rastu. Women in Adria članice ostvaruju pogodnosti za AB.PRO HR usluge.