Vrlo često se sastanak u trajanju od sat vremena produži na dva, tri sata. Obično osobe koje produljuju sastanke misle da je odlično ako se u jednom sastanku može riješiti više stvari ili završiti sav posao. No to je vrlo pogrešno jer dolazi do točke zasićenja, a produženi sastanak pomiče drugoj osobi cijeli raspored, dovodi do kašnjenja na druge sastanke…
Dakle, umjesto željene produktivnosti, događa se velika pogreška koja nekog može skupo stajati.
Kako na pristojan način završiti sastanak?
Ukoliko druga strana jasno pokazuje da nema namjere završiti s razgovorom, trebali biste sami završiti sastanak i otići, no to zna biti neugodno. Stoga je Tiffany Adams, predsjednica The Cincinnati Etiquette and Leadership Institute podijelila savjete kako na pristojan način zavšriti sastanak.
Ukoliko želite daljnju suradnju, predložite i zakažite novi sastanak na kojem ćete nastaviti s ovom temom. To je odličan način da ovaj sastanak privedete kraju.
Dajte vi njima dozvolu za odlazak. Adams predlaže da istaknete kako biste mogli razgovarati o tome cijelo poslijepodne, ali sigurni ste da je njihov raspored ispunjen, stoga ćete ih pustiti.
Završite sastanak s pravim komplimentom – „ Bilo mi je drago. Hvala vam što ste bili tako velikodušni sa svojim vremenom. Sastanak je zaista brzo prošao. Nadam se da ćemo brzo nastaviti.“
No, osim riječima i neverbalnom komunikacijom možete jednako tako pokazati vaš stav. Govorom tijela možete dati do znanja da se sastanak bliži kraju. Zatvorite laptop, sklonite papire, ali sve sa smiješkom i neprekinutim kontaktom očima i punim angažmanom. Na taj ćete način pojačati svijest o tome da je vrijeme sastanka isteklo.
No, nemojte pokazivati nervozu, vrpoljiti se, provjeravati telefon, sjediti prekriženih ruku, gledati iza nekoga… To je zaista nepristojno.
Spremite neku laganu melodiju zvona kao vaš podsjetnik na odlazak, koja će se oglasiti 5 minuta prije završetka sastanka, kako bi signalizirala da morate na sljedeći sastanak i da se držite dogovorenog vremena.
Prošetajte zajedno kad odlazite iz konferencijske dvorane. Na taj ćete način dobiti još nekoliko dodatnih minuta da dovršite otvorene teme.
Kad vas drugi poštuju, kad ste vješti u upravljanju vremenom i pametnim odlukama, to govori puno o vama jer sve su to obilježja profesionalnosti, zaključuje Adams.
Foto: 123rf
