Od 1. listopada 2024. godine na snazi je novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca. Pravilnik je objavljen u Narodnim novinama br. 55/24 još 10. svibnja 2024. godine, no kako je unio dosta novina, tako je prilagodba na nov Pravilnik i dalje kod mnogih u tijeku.
Evidencija o radnicima – što se to promijenilo?
Na prvu kada uspoređujemo stari i novi Pravilnik, čini se kao ne puno toga. I dalje se u evidenciji o radnicima vode većinom isti podaci (doduše nekolica je pobrisana, par ih novih dodano), isto kao i za evidenciju o radnom vremenu. Osobe za koje se vode podaci su također manje-više ostale iste (uz par iznimaka odnosno novih kategorija, što ćemo u nastavku pojasniti).
Najveća novost su rokovi čuvanja podataka o radnicima, uvođenje pisanog pregleda podataka o radnicima te naglašavanje obveza poslodavaca iz pravila o privatnosti radnika i zaštite osobnih podataka, prvenstveno članka 29. Zakona o radu (zaštita privatnosti radnika) i Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Potreba poštivanja privatnosti radnika postojala je i prije ovog Pravilnika, no kako je ona ovdje dodatno naglašena, svakako ćemo se i njome pozabaviti u nastavku. U tom smislu, ovaj tekst neće biti samo puko nabrajanje novih podataka iz evidencija, ali (spoiler alert!) bit će i nekoliko tablica – čak četiri!
Na koga se primjenjuje novi Pravilnik?
Novi Pravilnik primjenjuje se na:
- sve poslodavce u RH, dakle, osobe koje imaju sklopljene ugovore o radu s određenim fizičkim osobama,
- sva društva koja imaju privremeno ustupljene radnike od povezanog društva u smislu članka 10. stavaka 3. do 7. Zakona o radu,
- sve osobe koje imaju radnike koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje i
- sve koji angažiraju neke od niže navedenih, a koje Pravilnik naziva fizičke osobe koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa:
- osobe na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa, studente posredstvom ovlaštenih posrednika u skladu s posebnim propisom, redovite učenike za povremeni rad posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova u skladu s posebnim propisom, redovite učenike ustanova za strukovno obrazovanje koji kao polaznici provode učenje temeljeno na radu, djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima u skladu sa Zakonom o radu, ako je poslodavac organizator tih aktivnosti,
- osobe koje kod poslodavca u skladu s propisima u području socijalne skrbi i propisima o izvršavanju kazneno pravnih i prekršajno pravnih sankcija obavljaju rad za opće dobro.
U pogledu gore navedenog nema neke bitne promjene u odnosu na ranije stanje. Jedina bitnija novina je da se i za agencijske radnike treba voditi evidencija (i to ne samo od strane agencije koja ih zapošljava, nego i od korisnika, a što će dodatno biti pojašnjeno kasnije).
Zašto sam ih ipak pobrojala i zašto nisam rekla samo poslodavci? Zato jer često u praksi dođe baš pitanje primjenjuje li se na mene ova odredba/pravilnik/propis. Ako to pitanje ne razjasnimo, badave nam sve ostalo. Također, treba biti jasno da netko može imati samo studente „na radu“, bez da ima ijednog zaposlenog radnika ili koristiti samo agencijske radnike. I na njih se ovaj Pravilnik primjenjuje, dakle, čak i ako nemaju ni jednog jedinog vlastitog radnika.
Ako se na Vas Pravilnik primjenjuje, od 1. listopada 2024. dužni ste sve svoje evidencije o radu i radnom vremenu, za sve stare i nove radnike, voditi po novom Pravilniku. Drugim riječima, evidencije koje ste do sada vodili treba prilagoditi novom Pravilniku i od 1. listopada 2024. nadalje evidencije voditi po pravilima iz novog Pravilnika.
Pročitajte više: Pazite što potpisujete, ovo je najnepoštenija odredba Zakona o radu
Na koga se novi Pravilnik ne primjenjuje?
Ovaj Pravnik, kao i njegov prethodnik i onaj prije njega, ne primjenjuje se na sve one koji nemaju zaposlene radnike, niti agnažiraju rad bilo koje druge osobe navedene ranije (agencijski radnici, ustupljeni radnici povezanih društva, studenti preko ovlaštenih posrednika i dr). To su, npr. obrtnici i osobe koje obavljaju samostalne djelatnosti ili slobodna zanimanja koji sami sve obavljaju ili posao obavljaju s vanjskim suradnicima (npr. preko ugovora o suradnji, djelu, autorskih ugovora i sl.) Isto tako, ne primjenjuje se ni na vlasnike trgovačkih društava koji nisu u radnom odnosu, pa ni na njihova društva ako nemaju nikoga od zaposlenih ili drugih ranije navedenih osoba.
Također, Pravilnik se ne primjenjuje ni na situacije gdje je vođenje evidencija o radnicima i radu normirano drugačije drugim propisima (pomorci, predškolske i osnovnoškolske ustanove i dr.)
Koje se evidencije i podaci moraju voditi po novom Pravilniku?
Isto kao i po ranijem Pravilniku, poslodavci odnosno svi na koje se Pravilnik primjenjuje moraju voditi evidencije o radnicima i evidencije o radnom vremenu. Novost je da se i za agencijske radnike treba voditi evidencija radnika, dok se je ranije samo morala voditi evidencija radnog vremena, ako je tako bilo dogovoreno s agencijom. O radnicima ustupljenim od povezanog društva te osobama angažiranim temeljem drugih ugovora (a koje ću za potrebe ovog teksta skraćeno zvati „druge osobe“) i ranije se je trebala voditi evidencija, samo u nešto kraćem obliku.
Novim Pravilnikom posebno je naglašena obveza da se pohranjuju, štite i čuvaju isprave temeljem kojih se u evidenciju unose, mijenjaju ili brišu podaci o radnicima. Slična obveza postojala je i ranije, iako to nije izrijekom bilo naglašeno u ranijem pravilniku, međutim, proizlazilo je iz drugih propisa (npr. Zakona o radu i zahtjeva točnosti podataka te knjigovodstvenih propisa). Pravilnik sada unosi ovu dodatnu sigurnost, no propisuje i dodatne obveze u pogledu te dokumentacije, o čemu ćemo više u nastavku.
Je li se mijenjao i koji je sada sadržaj evidencije o radnicima?
Što se tiče sadržaja evidencije o radnicima, poznatih i kao matične knjige radnika, on je nešto izmijenjen i skraćen, no ne značajno, posebno iz razloga jer se neke od pobrisanih kategorija sada nalaze u drugim kategorijama u nešto skraćenom obliku (npr. nema više obveze vođenja podataka da radnik radi na ugovor o dopunskom radu, no postoji obveza navođenja vrste sklopljenog ugovora o radu, a što uključuje i dopunski rad, što znači da će se na kraju taj podatak ipak i dalje voditi).
U tablici niže dan je prikaz što se konkretno mora voditi po novom Pravilniku i za koga, uz posebno isticanje novih kategorija.
Pročitajte više: Mislite da ste potplaćeni? Po novom Zakonu o radu to možete i provjeriti
Evidencija radnog vremena: je li se mijenjao i koji je sada sadržaj?
Što se tiče sadržaja evidencije o radnom vremenu, ona je proširena tako da su dodane neke nove kategorije, no suštinski radi se samo o novim kategorijama nenazočnosti na radu koje su naknadno uvedene drugim propisima, kao što su očinski dopust, neplaćeni dopust za pružanje osobne skrbi članu uže obitelji (institut iz članka 87. st. 3. do 7. Zakona o radu) i sl.
Ono što je potpuno novo je to da se ova evidencija mora voditi i za radnike koji su ustupljeni od povezanog društva i to da se u nešto skraćenom obliku mora voditi i za „druge radnike“. Također, novost je i da se u identičnom sadržaju evidencija mora voditi i za radnike na izdvojenom mjestu rada (uz mogućnost da radnik sam vodi i unosi podatke u te evidencije), budući da je do sada za takve radnike bila obveza vođenja nešto kraće verzije evidencije o radnom vremenu.
Što se konkretno i za koga mora voditi navedeno je u tablici niže, uz napomene što je novo. Za druge osobe evidencija se prema Pravilniku zove evidencija trajanja rada, no taj poseban naziv ćemo na ovom mjestu zanemariti radi jednostavnijeg i sveobuhvatnijeg prikaza vođenja podataka. Za djecu i maloljetnike koji uz naplatu sudjeluju u aktivnostima poslodavac je dužan voditi samo podatke o trajanju tih aktivnosti i trajanja odmora, uz naznaku imena i prezimena te određenog datuma na kojeg se podatak odnosi. Iz potonjeg razloga, a ponovno radi pojednostavljenja prikaza, navedene osobe ćemo isključiti iz prikaza podataka koji se vode za druge osobe.
Kako se evidencije vode?
Ovo je onaj dio za koji smo rekli da je više od tablice.
Naravno, treba spomenuti u kojem se obliku evidencije vode: to je pisani oblik, a što prema Pravilniku znači ili na papiru ili elektronički. Ako se vode digitalno, ne treba ih potpisivati – digitalni zapis je dovoljan. Sami obrasci nisu propisani te ih poslodavci vode u kojem god obliku i načinu odluče, bilo na papiru, u excellicama, posebnim programskim rješenjima, od vlastitog osoblja ili preko vanjskih pružatelja usluga s kojima imaju posebno ugovorene takve usluge.
Ono što je također bitno i na što Pravilnik posebno stavlja naglasak jest to da se evidencije vode točno i ažurno, poštujući sva načela i pravila za obradu tih podataka. To nije samo par odredaba u Pravilniku, niti samo pravila o privatnosti radnika iz Zakona o radu, već i sva primjenjiva pravila iz Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka.
Najkraće rečeno, poštivanje pravila privatnosti i zaštite podataka znači sljedeće:
- da se smije prikupljati i čuvati samo ono što je određeno zakonom ili što je potrebno za ostvarenje prava i obveza iz radnog odnosa (npr. ne prikupljati podatke o vjenčanom statusu, broju djece i slično ako ti podaci ne služe ostvarivanju nekih prava i obveza iz radnog odnosa, npr. djeca nisu uzdržavani članovi),
- da se o prikupljanju i obradi tih podataka radnika mora unaprijed obavijestiti (tome služe pravilnici o radu, pravilnici/obavijesti o privatnosti i slične isprave),
- da se radniku mora omogućiti uvid u podatke, kao i sva druga prava pristupa (tome sad pomaže pisani pregled podataka o radnicima koje uvodi ovaj Pravilnik, no napominjem da pravo na pristup znači i pravo dobiti presliku svih dokumenata u kojima se nalaze osobni podaci radnika),
- da se mora osigurati točnost i ažuriranje/brisanje svih netočnih podataka (tome služi obveza radnika da u roku od 8 dana javi promjenu podataka te obveza poslodavca da sve to adekvatno evidentira),
- da se podaci ne smiju obrađivati dulje od onoga što je potrebno (tome služe jasno propisani rokovi pohrane kojih se treba pridržavati) niti više od onog što je potrebno i nužno (tome služi popis podataka navedenih u Pravilniku koji više nije minimalan, nego taksativan – navođenje točno onog što je potrebno),
- da se mora osigurati sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja (u tu svrhu je npr. potrebno osigurati sigurne sustave pohrane, fizičke i digitalne, imenovati točno određenu osobu od povjerenja koja će imati pravo pristupa tih osobnim podacima, voditi zapise o omogućavanju pristupa evidencijama i slično),
- da je voditelj obrade odgovoran za usklađenost s GDPR-om te je mora biti u mogućnosti dokazati (tome, npr. služe evidencije ostvarivanja pristupa podacima koje poslodavac vodi po novom Pravilniku).
Valja istaknuti i odredbu članka 9. stavka 6. Pravilnika koja se primjenjuje na sve poslodavce i koja određuje „Ako drukčije nije određeno posebnim propisima, način pohrane podataka o radnicima i postupke pretvorbe podataka iz jednog u drugi oblik propisan člankom 2. stavkom 2. ovoga Pravilnika [op. a. iz papirnatog u elektronski ili obrnuto] te način i rokove brisanja ili uklanjanja, odnosno predaje na čuvanje podataka o radnicima, poslodavac uređuje općim aktom.“ Opći akt u pitanju će biti pravilnik o obradi podataka radnika ili eventualno pravilnik o radu s posebnim odredbama o ovom pitanju. Kako će poslodavci to urediti, ako već nisu, ostavljeno je njima na izbor, no bitno je da su procedure i rokovi jasno definirani kako bi se osiguralo poštivanje svih načela i svrha obrade.
Pročitajte više: Menadžerski ugovor – delikatan i zakonodavno nereguliran
Što je pisani pregled podataka o radnicima?
Pisani pregled podataka o radnicima je novina iz ovog Pravilnika. Definiran je člankom 4. stavkom 1. Pravilnika koji glasi: „Poslodavac je dužan, radi omogućavanja olakšanog i izravnog uvida u podatke o radnicima, kao sastavni dio evidencije o radnicima, voditi i iskazati za svakog radnika pisani pregled podataka iz članka 3. stavka 1. ovoga Pravilnika.“
Prema tome, radi se o dijelu evidencije o radnicima. Cjelovita evidencija radnika sastoji od pisanog pregleda podataka o radnicima i isprava temeljem kojih su ti podaci uneseni u evidencije. Kada to tako sagledamo, je li pisani pregled podatak o radnicima doista velika novina? Za neke možda i je, no većina poslodavaca je i do sada vodila podatke o radnicima sistematično ih prikazujući u određenim tablicama ili drugim sličnim pregledima. Rijetko tko je vodio samo isprave. Sistemtični prikaz podataka koji se posebno iskazuje za svakog radnika i koji sadrži sve što je propisano za evidenciju radnika iz ovog Pravilnika zove se sada pisani pregled radnika.
Sigurno je da su i oni koji su već vodili slične preglede imali dosta posla oko usklađivanja s Pravilnikom, no vjerujem ako krenemo od onoga što nam je poznato, da ćemo biti bliže cilju nego kad bismo krenuli ispočetka.
Zašto u pisanom pregledu podataka o radnicima nema onih „drugih podataka koji su bitni za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa“ kao što su trudnoća, smanjene radne sposobnosti i sl., ostaje nepoznato. Može biti da se radi o grešci. Vjerujem da ćemo vidjeti tumačenja ministarstva na tu temu.
Obveza vođenja pisanog pregleda podataka o radnicima mora se voditi i za vlastite radnika i za agencijske radnike i za radnike ustupljene od povezanog društva i za druge osobe (studente, učenike i dr.) Potonje proizlazi iz članka 10. stavak 3. Pravilnika koji glasi: „Evidencija iz stavka 1. ovoga članka (evidencija drugih osoba, op.a.), sadrži pisani pregled podataka potrebnih radi ostvarivanja prava i obveza iz ugovora ili akta temeljem kojeg osoba iz stavka 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te isprave, dokumente i akte s podacima o tim fizičkim osobama.“
Kako bi trebao izgledati pisani pregled podataka o radnicima, Pravilnik nije odredio, što znači da će poslodavci sami odrediti formu i način vođenja tog pregleda. Hoće li to biti excell tablica ili neki drugi obrazac poslodavca, ostavljeno je na volju svakog poslodavca.
Što je s pravom na pristup podacima?
Novi Pravilnik u članku 5. određuje na koji način i kako se ostvaruje pravo na pristup podacima iz evidencije. Po GDPR-u određene osobe su i prije imale pravo pristupa tim podacima (bilo da su pojedini zakoni to izričito predviđali ili se je radilo o osobnim podacima pa su radnici i po samoj uredbi imali pravo na pristup), no radi podizanja svijesti o postojanju ovog prava, kao i preciziranju nekih procedura, pomaže da se je ovo pitanje dodatno uredilo Pravilnikom.
Ne radi se o potpunim definicijama (jer se većinom upućuje na druge propise), no ukratko je navedeno tko ima pravo pristupa, u koju dokumentaciju, tj. što se konkretno može „dobiti“ te kako i koje zapise voditi u pogledu ostvarivanja prava na pristup. Pregled navedenih odredaba Pravilnika uz par pojašnjenja daje se u još jednoj tablici niže.
Koji su rokovi za vođenje evidencije i čuvanja dokumentacije?
Možda najbolje da za početak razlučimo obveze vođenja evidencija od obveza čuvanja dokumentacije.
Vođenje evidencija znači aktivno prikupljanje, ažuriranje i mijenjanje podataka u evidencijama, uz dodatno prikupljanje odgovarajućih isprava. Čuvanje dokumentacije znači štititi ju od slučajnog uništenja, gubitka, neovlaštenog pristupa i slično. Dok prva obveza postoji za vrijeme trajanja radnog odnosa (od početka rada određenog radnika do dana prestanka rada radnika), druga obveza postoji za vrijeme trajanja radnog odnosa plus određeno dodatno vrijeme nakon početka vođenja određenog podatka.
Upravo zbog različitog značenja tih dvaju termina bilo bi korisno da je Pravilnik u prijelaznim i završnim odredbama naveo što je s evidencijama koje se više aktivno ne vode (jer radnik više ne radi kod dotičnog poslodavca), ali se i dalje čuvaju (budući da nisu istekli rokovi čuvanja). Hoće li se i takve evidencije trebati ažurirati sa svim novim podacima? Možemo imati svoje mišljenje na tu temu, no svakako bi bilo korisno da je Pravilnik to sam izrijekom riješio.
Rokovi vođenja evidencije ostali su isti, no rokovi čuvanja evidencija odnosno dokumentacije su značajno izmijenjeni. Dok se je po ranijem Pravilniku sva evidencija o radnicima i sve isprave temeljem kojih su unošeni podaci u evidencije (ugovori o radu, aneksi tih ugovora, sporazumi o prestanku radnog odnosa i sl.) čuvalo kao dokumentaciju trajne vrijednosti, po novom Pravilniku rokovi za čuvanje odnosno pohranu tih isprava su značajno skraćeni i precizno definirani prema kategorijama podataka.
Rokovi su različito određeni ovisno o vrsti podataka odnosno isprave. Uglavnom su 6 godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, no ima iznimaka pa zato najbolje navesti točno onako kako piše u Pravilniku. Kompletan prikaz daje se u tablici niže.
U većini slučajeva rokovi se produljuju ukoliko je pokrenut spor i to na period do pravomoćnog okončanja spora, što ponekad može biti i prekratko (npr. zbog mogućnosti korištenja izvanrednih pravnih lijekova) pa će tu biti korisno propisati i nešto dulje rokove općim pravnim aktima poslodavca, a što je mogućnost budući da su svi gore navedeni rokovi iz Pravilnika minimalni rokovi.
Važno je za napomenuti da mogućnost propisivanja duljih rokova nikako ne znači da će se moći propisati rok čuvanja trajno, niti da će se to moći napraviti potpuno proizvoljno. Produljenje je moguće samo uz poštivanje svih načela i pravila zaštite podataka iz općih propisa i propisa o radu. U obzir najvjerojatno dolazi samo još legitimni interes poslodavca kao pravna osnova za dužu pohranu, no istog treba posebno dokazati i obrazložiti uz proveden test legitimnog interesa sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR).
Što po proteku roka za čuvanje podataka?
Nakon što proteknu rokovi za čuvanje podataka propisani novim Pravilnikom (ako ste ostavili rokove iz Pravilnika) ili duže određeni rokovi unutarnjim propisima poslodavca (ako ste išli na tu opciju, uz vođenje računa o svim potrebnim uvjetima za propisivanje dužih rokova), sve takve podatke, digitalne i elektroničke, uključujući i sve njihove kopije i backupe, potrebno je izbrisati odnosno na drugi način ukloniti (npr. izrezati rezačem papira i baciti).
Poštivanje ove obveze je vrlo bitno jer čuvanje podataka po proteku tih rokova predstavlja prekršaj iz Zakona o radu i povredu GDPR-a jer više nema pravne osnove za vođenje tih podataka.
Bitno je također naglasiti da se ova obveza brisanja odnosno uklanjanja podataka odnosi i na sve evidencije koje su se vodile po ranijim propisima, dakle, i za bivše radnike, za koje ste evidencije čuvali trajno. Potrebno je zato svu raniju dokumentaciju dobro pregledati i sve čemu je protekao rok za čuvanje po novom Pravilniku trajno izbrisati.
Pročitajte više: Što kao poslodavac trebate znati o otkazu ugovora o radu?
Koje su posljedice za neusklađivanje s Pravilnikom?
Prema članku 229. Zakona o radu radi se o najtežem prekršaju ako se ne vodi evidencija o radnicima i o radnom vremenu ili ju se ne vodi na propisan način, ili ako se na zahtjev inspektora rada ne dostave podaci o radnicima i o radnom vremenu.
Također, prekoračenje rokova čuvanja podataka, neomogućavanje pristupa podacima radnicima na njihov zahtjev ili propust štićenja podataka od neovlaštenih pregleda, brisanja, dijeljenja i slično predstavlja u većini slučajeva i povredu GDPR-a.
Zaključak
Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima snažan naglasak stavlja na usklađenost s GDPR-om i u tom smislu je doista više od nabrajanja podataka koji se moraju voditi i rokova u kojima se ti podaci moraju čuvati. Kao podzakonski akt nije mogao niti smio propisati dodatne obveze za poslodavce odnosno više od onoga na što ih se obvezuje Uredbom (GDPR-om) i zakonom (npr. Zakonom o radu), no smio je precizirati određene rokove i procedure (kao što su rokovi čuvanja dokumentacije i ostvarivanja prava pristupa dokumentaciji), što je doista i učinio.
Neke odredbe ostaju nejasne, što je i naglašeno u tekstu, no nema dileme da se je potrebno uskladiti te da čak i onima koji su do sada već vodili sistematične podatke o radnicima te općenito primjenjivali pravila GDPR-a u svom poslovanju, pravilnik nameće niz aktivnosti.
Potrebno je bilo izmijeniti pravilnike o radu (tko ih ima), obavijesti o privatnostima radnicima (to bi trebali imati svi), početi voditi cijeli jedan novi set dokumentacije za ustupljene radnike (tko ih ima), pregledati sve ranije evidencije o bivšim i aktualnim radnicima radi provjere rokova vođenja tih evidencija, po potrebi izbrisati ili uništiti svu dokumentaciju kojoj je protekao rok čuvanja, uspostaviti nove zapise (evidencije) o preuzimanju dokumentacije te prilagoditi sve obasce i eventualna softwarska rješenja korištena za ranije vođenje evidencija i dokumentacije.
Tko će htjeti produljiti rokove za pohranu evidencija odnosno dokumentacije, morat će također istražiti dodatne pravne osnove za te duže pohrane te sve to također dokumentirati i obrazložiti.
I kada sve to tako pregledamo, vrlo vjerojatno je rok prilagodbe za većinu ipak ispao prekratak. Tko se je uskladio – odlično! Tko nije – there is no time like present.
Autorica: Jelena Mustafa, odvjetnica
