Poslovni dopis važan je oblik komunikacije koji pruža važne informacije o poslovnim pitanjima te se koristi kao referentni materijal za sve buduće transakcije u poslovnoj industriji. Dobar poslovni odnos održava se dobrom i učinkovitom komunikacijom, a poslovna pisma su najjeftiniji i najopsežniji oblik komunikacije u svijetu. Što poslovni dopis treba sadržavati?
Pročitajte više: Ovaj alat osigurava da vaši mailovi i dopisi na engleskom ostave pravi dojam
Poslovni dopis
Poslovno pismo podrazumijeva svoj način komunikacije koja se razlikuje od osobnih pisama, a poruka koja se prenosi mora biti jasna. Dobrim poslovnim pismom ostavljate dojam profesionalnosti, posebno ako je tiskano na kvalitetnom papiru i presavijeno. Poslovni dopis zapravo predstavlja tvrtku, a koristi se u pisanoj komunikaciji između pojedinaca, tvrtki, državnih i drugih institucija, banaka i slično.
Pročitajte više: 5 trendova u poslovnoj komunikaciji
Kao prilično formalan oblik poslovne komunikacije, dopis mora biti jednostavan, razumljiv i gramatički ispravan te mora sadržavati sljedeće dijelove:
Podaci o pošiljatelju
Vaše ime i prezime, adresu, poštanski broj i grad navedite u gornjem lijevom uglu papira (ako pišete dopis za svoju tvrtku, navedite naravno naziv tvrtke i sjedište, poštanski broj i grad).
Podaci o primatelju
Ispod toga, ali u desnom dijelu papira, navedite podatke o primatelju, ime i prezime i adresu, poštanski broj i grad, a ako se radi o pravnoj osobi – naziv, sjedište, poštanski broj i grad.
Kada se radi o pravnoj osobi, važno je napisati puni naziv tvrtke (d.o.o., j.d.o.o.) ili puni naziv obrta, a kako se često radi o tome da je dopis namijenjen određenom odjelu unutar tvrtke navedite i taj određeni odjel ili pak ako je namijenjeno određenoj osobi, navedite njeno ime i prezime i oznake n/p (na pažnju) ili n/r (na ruke).
Mjesto i datum
Ispod podataka o pošiljatelju i primatelju pišu se mjesto i datum, npr. „Zagreb, 9. veljače 2021. godine”.
Oznake (broj, klasa i sl.)
Oznake se javljaju u komunikaciji s javnim ustanovama i državnim institucijama te se pišu iznad predmeta dopisa.
Predmet dopisa
Predmet dopisa je tema zbog koje se dopis šalje, a sastoji se od vrlo jednostavnog i skraćenog opisa te teme – npr. Predmet: Dostava tražene dokumentacije ili Predmet: Zahtjev za upis u registar.
Sadržaj dopisa
Sadržaj dopisa uvijek započnite s oslovljavanjem primatelja i to riječju “Poštovani”. Ako znate kojoj točno osobi je dopis namijenjen, možete napisati npr. “Poštovani gospodine Horvat”.
Nakon oslovljavanja stavite zarez te prijeđite u novi red i počnite pisati sam sadržaj dopisa.
Sadržaj dopisa mora biti jasan i sažet, a sastoji se od uvoda, središnjeg dijela (u kojem kratko navedete ono zbog čega dopis pišete) i zaključka.
Pozdrav
Završite pozdravom, a neki od primjera pozdrava koji možete upotrijebiti su: “S poštovanjem”, “S osobitim štovanjem”, “Srdačan pozdrav”.
Potpis
Ispod pozdrav navedite ime i prezime te svoju titulu ako predstavljate svoju tvrtku ili obrt te se svakako potpišite ručno iznad napisanog imena i prezimena.
Prilozi
Ako postoji prilog koji dostavljate uz dopis primatelju, svakako ga je potrebno navesti na dnu stranice, npr. „Prilog: Ugovor o poslovnoj suradnji“, a ako ima više priloga, svakog od njih pojedinačno navedite – npr. “Prilozi: Ugovor o poslovnoj suradnji, Izvadak iz sudskog registra“ te navedite radi li se o izvorniku ili kopiji dokumenta.
I na kraju, još jednom provjerite je li sav tekst napisan gramatički ispravno kako bi urednim i točno napisanim dopisom ostavili najbolji dojam kod primatelja.
Autor: Irina Malogorski, OFFICE
Foto: PR
