Naši ključni ciljevi i rezultati trajne štednje” je naslov e-maila Ruth Porat koji je izazvao brojne reakcije zaposlenih. Google je nedavno postao najnovija tehnološka kompanija koja je najavila otpuštanja. Otpustili su nešto više od 12.000 radnika. Mnogi su ovaj potez nazvali “molekularnim rezanjem troškova” uz spominjanje manje kancelarijskog pribora. Ovo ne bi trebalo biti iznenađenje. Obzirom na kontekst, takav e-mail može djelovati kao emocionalno gluh. Čak i kada se e-mail ne pročita detaljno, sam naziv maila koji će pročitati preko 10.000 zaposlenika imati će snažan utjecaj. Kao lideri, moramo pažljivo birati riječi, jer način na koji kažemo neke stvari ima moć da ublaži veće brige. Naslov e-maila Ruth Porat graniči s buđenjem anksioznosti u osobi. Evo i zašto.
Pogreške pri slanju e-maila
Nedostatak jasnoće – Predmet maila je nejasan. Da budemo sigurni, to je razmišljanje izraženo u tijelu e-maila. Ali zamislite prosječnog zaposlenika kompanije koji primi takav e-mail od direktora kompanije. Kako bi reagovao na prvi pogled?
Efektivna komunikacija je jasna komunikacija. Odgovornost lidera je pružiti dovoljno konteksta i informacija kako bi zaposlenici razumjeli svrhu i značaj organizacijskih ciljeva. Bez konteksta, zaposlenici se mogu osjećati zbunjeno ili nesigurno po pitanju šta se od njih očekuje. To može dovesti do smanjene motivacije na radnom mjestu, kao i samog radnog učinka. Istraživanje o psihološkom kapitalu govori o nadahnuću heroja iznutra: nada, učinkovitost, otpornost i optimizam. Nema puno tih stvari prisutnih u naslovu ili tijelu samog maila. Fraza trajna štednja sama po sebi je nejasna i neinspirativna, malo će zaposlenika stati iza želje organizacije da trajno štede.
Ovakvim pristupom će se zaposlenici osjećati kao da nemaju pravo glasa. Gdje je tu zajedničko stvaranje? Osjećaj da ste cijenjeni i da imate ličnu vrijednost? Sve se to gubi kada napišete bezobziran predmet maila kao što je ovaj.
Pročitajte više: Kako se nositi s nepristojnim poslovnim e-mailovima?
Kako izbjeći pogreške pri slanju mailova?
Iako e-mailovi mogu biti najbrži i najlakši način komuniciranja i dostavljanja informacija, postoji rizik da će se kontekst izgubiti u istom. U nastavku vam predstavljamo savjete kako da izbjegnete pogreške pri slanju mailova.
Izbjegavati pogrešna tumačenja – budite svjesni da e-mailovi mogu biti veoma lako pogrešno protumačeni ukoliko u njih ne uključite elemente razgovora. Kada pišete o osjetljivim temama, uzmite u obzir i perspektivu primatelja tog e-maila, zamislite kako će percipirati tu poruku. Ukoliko niste sigurni u moguća pogrešna tumačenja vaše poruke, prije nego što pošaljete mail, pitajte i nekoga drugog za mišljenje.
Poštujte granice pisanog humora – primatelj e-maila ne može vidjeti vaš osmijeh kada mislite da je nešto smiješno. Kako biste izbjegli nesporazume u tim slučajevima, možete naglasiti da niste ozbiljni ukoliko dodate “LOL” ili ubacivanjem određenih emotikona. Još bolje, razmislite o preformuliranju poruke ukoliko mislite da postoji mogućnost da bi se primatelj maila uvrijedio.
Znajte kada je bolje obavljati razgovore lično – izbjegavajte korištenje e-maila za osjetljive ili složene teme. Kada online komunikacija postane previše emotivna, previše značajna ili jednostavno preteška, bolje je pozvati nekoga na telefon ili razgovarati lično.
Budite oprezni sa povjerljivim sadržajem – uvijek se zapitajte da li je sadržaj previše povjerljiv za slanje e-mailom. Poruke se mogu izgubiti ili presresti od strane hakerskih napada. Imajte na umu da i druge osobe poput nadređenih, saradnika ili članova obitelji također mogu imati pristup tim mailovima.
Budite svjesni učinka dezinhibicije – bez da je druga osoba ispred nas, možda se nećemo toliko brinuti o njenoj reakciji. To može olakšati učinak da se neko uvrijedi putem interneta, više nego lično. Prije nego što kliknete “pošalji” , uvijek se zapitajte imate li hrabrosti reći te iste stvari lično.
Nikada ne šaljite e-mailove u ljutnji – kada smo ljuti, općenito ne razmišljamo jasno i ne ponašamo se prikladno kako bismo trebali. Bilo bi poželjno da se smirimo prije nego što pošaljemo e-mail. Svoj mail možete spremiti kao skicu i kasnije je ponovo pročitati. Nakon što se vaše emocije smire, biti ćete u puno boljem stanju da procijenite svoju poruku i uredite ukoliko je to potrebno.
Članak je preuzet s womeninadria.ba
Foto: Canva
