S obzirom na to da nemam tipičan posao u uredu u kojem bih bila zadužena za samo određene poslove, nego paralelno imam nekoliko različitih poslovnih suradnji, iznimno mi je važna organiziranost i zapisivanje poslova koje moram napraviti u određenom danu. U suprotnome bih sigurno nešto zaboravila u moru obaveza i zaista vrlo različitih poslova.
Zato već nekoliko posljednjih godina zapisujem sve što moram napraviti i to rješavam jedno po jedno. Multitasking nikada nije bio moj odabir, a i brojna su istraživanja pokazala njegove nedostatke. Osim toga, u posljednje je vrijeme sve popularniji način organiziranja obaveza i vremena općenito postao tzv. osobni kanban (eng. personal kanban), koji još jednom opovrgava neuspješnost pokušavanja odrađivanja nekoliko radnji istovremeno i donosi meni toliko drago zapisivanje.
Što je kanban i zašto je zaludio svijet?
U japanskom jeziku riječ kan znači vizualno, a riječ ban ploča. Dakle, doslovni prijevod kanbana je vizualna ploča. No, kanban nije nikakva novost. Popularizirali su ga autori knjige “Osobni kanban” Jim Benson i Tonianne DeMaria Barry i prilagodili ga suvremenom dobu, ali sam je princip nastao davne 1947. godine u japanskoj tvornici automobila Toyota. Osmislio ga je Toyotin zaposlenik Taiichi Ohno kako bi spriječio masovnu produkciju dijelova automobila te kako bi se točno znalo na čemu se trenutno treba raditi.
Tijekom kasnijih desetljeća koristio se u i u drugim tvornicama diljem SAD-a, a 2000-ih godina kanban je prigrlila i IT industrija razvijajući softvere koji rade na istom principu. Danas su najpoznatiji takvi softveri Pivotal Tracker i Trello, a iznenadila sam se kada sam čula da ih koristi veliki broj mojih poznanika. Ipak, sam Benson zagovornik je provođenja metode kanbana na običnom papiru i ploči zbog taktilne opcije koju to nosi sa sobom te, kako sam kaže, života ploče u vremenu i prostoru.
Započnite svoj kanban
Kako biste započeli svoju ploču osobnog kanbana i organizirali svoje vrijeme, potrebni su vam šareni papiri i obična plutena ili bilo kakva druga ploča, a jednako će poslužiti i zid ili čak ormar u uredu. Potom je potrebno formirati tri stupca u koje ćete kasnije smjestiti sve svoje zadatke. Prvi stupac imenujte kao “Aktivnosti” ili “Zadaci”, drugi “Radnje u tijeku”, a treći “Izvršeni zadaci”.
Potom na šarene papire zapišite svoje individualne zadatke i sve ih smjestite u prvi stupac kako biste imali dobar pregled nad svime što vas očekuje. Odlučite u stupac “Radnje u tijeku” smjestiti maksimalno tri zadataka kojima se trenutno trebate posvetiti i radite na njima.
Stručnjaci upozoravaju da se treba držati toga i ne pretjerivati s aktivnostima u tijeku jer to neće dovesti do produktivnosti, nego do Zeigarnik efekta, nazvanog tako prema ruskom psihijatru koji je otkrio da ljudi bolje pamte nedovršene zadatake za razliku od onih izvršenih. Drugim riječima, fokusirat ćete se na sve ono što još niste napravili te si tako stvoriti dodatni stres.
Kada riješite jedan po jedan zadatak, papirić na kojem je on ispisan pomaknite u stupac naziva “Izvršeni zadaci”. I tako u krug…
Dakako, ovo je samo stroga podjela stupaca, pa tako svaki od njih možete prilagoditi i svojim potrebama. Primjerice, za zadatke koji su u tijeku možete i napisati koji su hitniji, je li vam potrebna nečija pomoć, tko ih obavlja, koje zadatke morate staviti na čekanje jer vam je potreban još i tuđi doprinos i sično. Važno je ploču kreirati onako kako najviše odgovara vašem stilu rada.
Prednosti kanbana
Još kada se ovaj princip koristio u tvornicama, primijećene su njegove brojne prednosti u proizvodnji, a jednako tako djeluje i osobni kanban. Bilo da uz njegovu pomoć organizirate kućanske poslove, svoje rokove na projektu ili pak rad cijelog svog ureda, primijetit ćete kolika je njegova prednost u odnosu na druge načine organiziranja.
Prije svega, kanban je fleksibilan. Ne postoje vremenska ograničenja, a prioriteti se sami mijenjaju u skladu sa svakom novom informacijom koju dobivate. Osim toga, stalno je fokusiran na kretanje. U svakom trenutku možete vizualizirati, kontrolirati i optimizirati svoje radnje kako bi se projekt na kojem radite uvijek kretao u pozitivnom smjeru.
Desetljeća korištenja kanbana pokazala su i da uvelike utječe na produktivnost uz minimalan napor. Naime, vizualizacija svih zadataka omogućuje nam da vrlo brzo osvijestimo eventualne nedostatke i preokrenemo ih u pravom smjeru, a jednako tako, koriste li ga svi u uredu, utječe na radnu učinkovitost svih djelatnika jer u svakom trenutku svi mogu vidjeti što je prioritet, a to smanjuje potrebu za trošenje vremena na sastanke.
Potonje je ujedno i jedna od najvećih prednosti kanbana. Naime, korištenje ovog načina rada drastično smanjuje trošenje vremena na nepotrebne aktivnosti i stalne dogovore te se usmjerava na ono što je zaista važno.
Foto: happymelly.com
