Odlučili ste u svoje ruke preuzeti organizaciju događaja kojim ćete promovirati svoj posao? Ovo nije jednostavan zadatak, i većina ljudi to shvati tek kada je već uhvaćena u koštac s planiranjem. Uspješna organizacija eventa zahtjeva puno detalja i truda, ali mi smo izdvojili 5 ključnih faktora za uspjeh događaja.
Povezano: Kako organizirati TEDx događaj u vašem gradu?
Organizacija eventa
Odredite svrhu eventa
Što želite postići eventom? Povećati prodaju? Lansirati novi proizvod? Tko će biti moderator? Razlog održavanja eventa trebao bi biti jasno priopćen svim uzvanicima. Ako je cilj vašeg eventa privlačenje novih sponzora, budite sigurni da ljudi koji su zaduženi za komunikaciju sa sudionicima to znaju, kako biste zajedničkim naporima uspjeli ostvariti taj cilj.
Lokacija, lokacija, lokacija
Ne dopustite nikome da vam kaže da lokacija održavanja događaja nije važna! Ako organizirate event na popularnoj, vizualno lijepoj lokaciji, privući ćete više gostiju. To ne mora nužno biti najskuplje mjesto u gradu. Mjesta koja nude veći prostor, lijep pogled ili veće mogućnosti dekoriranja odličan su izbor za organizaciju evenata. Jedno od najpopularnijih mjesta u Zagrebu za konferencijsko-banketne usluge je Dvorana ban Jelačić, locirana na prvom katu starog povijesnog dijela zgrade Hotela Dubrovnik s vrhunskim pogledom na Trg bana Jelačića. Ova je elegantna dvorana idealna za održavanje seminara, grupne radove kao i za poslovne ručkove i večere s maksimalnom privatnošću sudionika, a u nju može stati do dvjesto ljudi.
Ovisno o veličini željenog eventa, u Hotelu Dubrovnik možete rezervirati i neke druge multifunkcionalne dvorane, s pogledom na glavni gradski trg ili na Gajevu ulicu.
Ne zaboravite promovirati događaj
Društveni mediji postali su glavni alat u promociji evenata. S više od milijardu računa na Facebooku i zbog sve većeg broja ljudi koji ulaze u društveni medijski prostor zaista ne bi bilo mudro ignorirati ovaj odličan kanal marketinške komunikacije. Budite u kontaktu sa svojim pratiteljima i odgovarajte na njihova pitanja i komentare. Možete čak i dijeliti videozapise događaja i citate vaših govornika ili predavača.
Posvetite vrijeme time managementu
Za organizaciju događaja nećete uvijek imati jako puno vremena. Međutim, ono čemu biste u organizaciji definitivno trebali posvetiti više pažnje je time management. Kada osmislite atraktivnu, i po mogućnosti interaktivnu ideju koja će uključiti uzvanike, ali i sponzore, trebali biste sastaviti osnovni raspored za događaj. I sada dolazi težak dio – trebali biste ga se držati. Iako u teoriji ovo zvuči jednostavno, morate računati na neke nepredvidive situacije koje bi mogle oduljiti određene aktivnosti.
Time management može osigurati učinkovitost, produktivnost i pomoći u smanjenju stresa. On obuhvaća vještinu određivanja prioriteta kako bi se, naposlijetku, dobio najbolji rezultat.
Povezano: Vodič za savršeni vikend u centru Zagreba!
Dobro se pripremite
Na svakom ćete eventu, posebno na onim medijski popraćenim, primati pitanja od svojih sudionika ili novinara. Pokušajte predvidjeti neka od tih pitanja i pripremite odgovore unaprijed, kako vas neko od njih ne bi izbacilo iz takta. Nemojte razmišljati samo o najčešće postavljanim pitanjima, razmotrite i ona teška. Takva pitanja najčešće uključuju teme kao što su proračuni i sredstva, ili zašto određeni ljudi nisu pozvani na vaš događaj.
I naravno, kada je sve učinjeno i kada event završi, uvijek pokušajte dobiti feedback sudionika i članova tima o događaju. Saznajte što je bilo dobro, a što nije kako biste u sljedećem događaju mogli to poboljšati!
Foto: Unsplash, PR
