Sastanci su neizostavni dio poslovnog svijeta i modernog načina života. Prema nekim istraživanjima na sastancima se provede između četvrtine i tri četvrtine radnog dana na sastancima. Iz tog razloga potrebno je sastanke kreirati na način da budu dinamični te da se mogu iskomunicirati zadaće, vizije, misije prema zaposlenicima te unutar tvrtke općenito.
Deset smjernica koje vam mogu pomoći da održavate kvalitetne sastanke pročitajte u nastavku.
Pozovite prave sudionike
Izaberite prave sudionike sastanka koji će mu moći pridonijeti ili je taj sastanak tematski namijenjen jednom određenom timu. Prema istraživanjima, na sastancima koji nisu jasni definirani tko na njima treba sudjelovati, gubi se najviše radnog vremena koje se može uložiti u produktivniji rad.
Pokušajte razumijeti potrebe sudionika sastanka
Prije vašeg sastanka pokušajte razumjeti svoje polaznike i ono što se želi postići. Odredite njihov “zašto”, a zatim izradite svoj plan za ispunjavanje ove potrebe. Znajte zašto je vaša tema važna vašim slušateljima i kakva bi korist bila od slušanja vaše poruke na sastanku. Prepoznajte važnost vremena sastanka i svrsi koju služi za zadovoljavanje potreba slušatelja.
Ne gledajte u mobitel
Za kvalitetan sastanak pokušajte što manje koristiti mobitel i ostale digitalne uređaje koji odvlače pažnju. Također, za pažljivo slušanje sudionicima zabranite da se koriste mobitelima jer će tako održati pažnju na temu okupljanja.
Dopustite sudionicima da razgovaraju
Pokažite poštovanje polaznicima dajući im svima mogućnost da govore. Postavljajte pitanja i zatražite da parafraziraju teme koje su pokrivene kako bi se osiguralo razumijevanje sastanka. Upotrijebite njihovo parafraziranje kao priliku da razjasnite zbunjenost i osigurajte da svi slušatelji međusobno razumiju raspravu i informiranje oko teme.
Počnite i završite sastanak na vrijeme
Vrlo je važno poštovati zadano vrijeme sastanka. Nepoštivanje dogovora je nepoštivanje prema vremenu sudionika sastanka. Početak i kraj u određenom roku odaje dojam da ste organizirani.
Ne gubite vrijeme
Na početku sastanka odmah prijeđite na temu okupljanja bez uvoda ili “small talka”. Zaustavite sudionike koji izlažu temu podsjećajući sve da imaju ograničeno vrijeme i specifičnu svrhu tekućeg sastanka. Također, poštujte svačija vremena da se razgovor uvijek kreće naprijed.
Budite jasni i sažeti
Da biste upravljali vremenom i ostali na pravom putu, držite se fokusa. Budite jasni i sažeti u vašim mislima. Suzdržite se od upotrebe ne-riječi poput “uh”, “um”, “poput” i “znate”. Jasnoća će spriječiti zbunjenost slušatelja i osigurati poštivanje vremena.
Slušajte sudionike cijelim tijelom
Slušajte s namjerom. Idite izvan okulara i koristite kontakt očima. Uključite svoje tijelo u slušanje naginjući se naprijed i držite svoje tijelo u neutralnom položaju. Suzdržite se od poticanja ili prekomjernog kretanja te mahanja rukama pri govoru.
Brzo sažmite sastanak
U studiji sastanaka koju su proveli inženjeri MIT-a, utvrdili su da su produktivni sastanci zaključeni u odlukama donesenim u roku od 14 minuta. Jasnoća i vremensko ograničenje te sažimanje sastanka omogućava otvaranje prostora za dodatna pitanja i rješavanje nejasnoća ukoliko postoje.
Snimajte sastanak
Jedan od najučinkovitijih alata za praćenje pozitivnih i negativnih strana u vođenju sastanka je da se snimate. Preslušavajući audio snimku moći ćete utvrditi gdje griješite i s vremenom popraviti nedostatke u vođenju sastanaka.
Autor: Andrea Tintor
Foto: Unsplash
