E-mail komunikacija je danas vrlo važna, ona ostavlja dojam o vama i otkriva vaš stil vođenja. Možemo slobodno reći kako se razvila cijela znanost o tome kako kako napisati dobar mail i kako dobiti odgovor na e-mail koji šaljete.
Osim što morate pripaziti na vokabular da ne biste zvučali nekulturno, važno je i dobro strukturirati sadržaj e-maila u kojem želite nešto iskomunicirati, dodati svoje argumente i razloge za svoje stavove.
Istaknite rješenje odmah na početku e-maila
Autorica knjige How to Have a Good Day Caroline Webb objašnjava kako se znanost o mozgu može primijeniti na svakodnevne zadatke – pokazuje nam kako postaviti bolje prioritete, ojačati naš osobni utjecaj i potaknuti energiju i uživanje, ali i kako pristupiti različitim izazovima, kao što su lako i vješto pisanje e-mailova.
Webb savjetuje da započnete e-mail na način da najprije istaknete rješenje za problem, umjesto da navodite problem, a tek na kraju ponudite rješenje. Naime, znanost pokazuje kako je za mozak nagrada kada vidi rješenje na prvome mjestu.
I urednik portala Inc. John Brandon podržava ovu tvrdnju. Naime, ukoliko prvo uronimo u problem, mozak odmah preuzima obrambeni stav.
I sam Brandon se susreo s negativnim reakcijama uvijek kad bi slao e-mailove u kojima je prvo naveo problem, a tek kasnije ponudio rješenje. Primjerice, kad je obavljao jedan zadatak, koji je uključivao testiranje senzora povezanih s mobitelom putem aplikacije, imao je problema s jednim od njih. Stoga je tvrtki čiji su bili senzori poslao e-mail u kojem je naveo problem i razloge zašto ne rade i nisu funkcionalni, na što oni nisu baš pozitivno reagirali. Smatra da je trebao drugačije reagirati i ponuditi svoje rješenje, pa bi se vjerojatno i lakše dogovorili.
Jer ukoliko idete sa stavom da prvo naglasite problem, ljudi će se osjećati kao da ih napadate ili optužujete za nešto. Ali ako pristupite na način da odmah navedete ili predložite rješenje, ljudi će to shvatiti kao da želite sudjelovati i pomoći im i bit će otvoreniji za suradnju.
Foto: Pixabay
