Nabavna akademija Nataše Cikač: mudrom nabavom do veće dobiti

Mr. sc. Nataša Cikač, stručnjakinja za nabavu i upravljanje zalihama, u Zagrebu pokreće Nabavnu akademiju. Osnove nabave trebali bi poznavati ne samo djelatnici u nabavi, nego i direktori te vlasnici poduzeća jer se danas nabavi daje strateška funkcija.

Kvalitetna nabava povećava zadovoljstvo kupaca, stvara uštede i povećava profit. To znači da o nabavi ovisi konkurentnost poduzeća, tj. njezinih proizvoda ili usluga.

Nabavna akademija za djelatnike, poduzetnike i direktore

„U suvremenom se poslovanju nabavi pridaje sve veća važnost. Početkom osamdesetih godina prošlog stoljeća troškovi nabave su iznosili 40 posto, a danas iznose čak 60 posto ukupnih rashoda poduzeća. To znači da o svakoj kuni koju poduzeće troši, trebamo pažljivo promišljati. S jedne strane trebamo paziti na visinu troškova, a s druge strane na kvalitetu naručene robe i usluga“, ističe mr. sc. Nataša Cikač koja je nakon više od 20 godina rada u korporativnom okruženju osnovala tvrtku Cronata, pa svojim stručnim savjetima sada pomaže poslovanju domaćih i stranih poduzeća.

Ta članica Hrvatske udruge nabavne djelatnosti i konzultantica Europske banke za obnovu i razvoj nedavno je provela istraživanje koje je ukazalo na činjenicu da je edukacija uz nabave u Hrvatskoj nužnost.

„Istraživanje je otkrilo da su djelatnici u nabavi željni edukacije o tvrdim vještinama, tj. specijalističkom znanju. Poseban je problem nepoznavanje najnovijih trendova. Tržište se mijenja, a mijenjaju se i metode i tehnike u nabavi. Poduzeća koja žele što bolji položaj na tržištu, moraju ih znati primjenjivati u svakodnevnom radu“, ističe mr. sc. Nataša Cikač.

Temelji za kvalitetnu nabavu

Dok se o nabavi u velikim poduzećima brinu stručni timovi, u malim i srednjim taj je zadatak najčešće na upravi.

Onima koji tek kreću s poslovanjem, Nataša Cikač savjetuje da je za postavljanje temelja kvalitetne nabave dobro slijediti sljedeće korake:

1. Definirati budžet za sve vanjske troškove

2. Predviđeni budžet rasporediti po područjima: sirovine, uredski materijal, telekomunikacije, marketing, informatika, čišćenje, zaštita, knjigovodstvo i ostale vanjske usluge

3. Kod odabira svakog dobavljača zatražiti nekoliko ponuda od različitih proizvođača tražene robe ili pružatelja tražene usluge

4. Provjeriti kvalitetu ponuđene robe ili usluge

5. Provjeriti je li dobavljač u mogućnosti isporučivati potrebnu količinu tražene robe i usluge u zadanim rokovima

6. Jasno dogovoriti način isporuke (pakiranja, prijevoz itd.)

7. Jasno dogovoriti rokove plaćanja

Najveće pogreške u nabavi

U manjim se poduzećima nabava zna smatrati nečim što se odrađuje usput.

Takva pogrešna percepcija poduzeću će akumulirati velike gubitke na duge staze. Za ilustraciju, 300 kuna mjesečno bačeno u vjetar, znači 3.600 kuna na razini godine. A to nije zanemariv novac. Bez obzira na iznos, svaka nekontrolirano potrošena kuna je trošak koji se mogao izbjeći. Jesmo li se odlučili tiskati posjetnica kod poznanika koji vam je rekao: „Ja ću ti to napraviti jeftino“, kupiti uredski materijal u susjednoj knjižari ili uz željeni mobitel preuzeti prateću tarifu, moramo biti sigurni da smo odabrali najbolje.

Mnogi poduzetnici izbor prvog dobavljača opravdaju nedostatkom vremena.

„U poslovanju se treba pronaći vrijeme za upravljanje nabavom, istu delegirati na nekoga od zaposlenika ili ju prepustiti vanjskom partneru, tj. poduzeću specijaliziranom za outsourcing nabave. U protivnom mogu nastati nepotrebni i nekontrolirani troškovi“, ističe Nataša Cikač.

Pri izboru dobavljača trebaju se jasno znati prava i obveze obiju strana. Dobavljač i kupac u potpunosti trebaju definirati svoj odnos. Kada to nije učinjeno, ugrožava se poslovanje kupca. Posebno je to očito kod proizvodnih poduzeća. Ako sve nije napisano crno na bijelo, javljaju se rizici vezani uz rokove isporuke, kapacitet dobavljača, kvalitetu isporučenih proizvoda, ovjeravanje uzoraka, količinu škarta, način pakiranja i isporuke, plaćanja i reklamacije.

Kupac treba definirati i što se događa u slučaju kada dobavljač doživi kvar u postrojenju ili neku drugu komplikaciju koja će se odraziti na nabavu kupca. Unaprijed se treba dogovoriti da dobavljač snosi troškove dorade neodgovarajućeg proizvoda ili usluge te nove dostave, a u slučaju neisporuke da plaća penale.

„Dobavljači su nezaobilazan dio našeg poslovanja i da bi odnos s njima bio što manje stresan, ovisi o postavljenim pravilima“, kaže mr. sc. Nataša Cikač te dodaje kako suvremena nabava dobavljača sve više tretira kao partnera. Odnos kupca i dobavljača tako se ne svodi samo na snižavanje cijena nego se pretvara u suradnju koja kupcu omogućuje poboljšanje efekata nabave, uštede, povećanje zadovoljstva kupaca te, u konačnici, i rast prihoda.

Poboljšanja u nabavi

Sam proces nabave je toliko dobar koliko je u službi ostalih procesa u poduzeću. Praksa mr. sc. Nataše Cikač otkriva da prostora za poboljšanja u nabavi ima kod svih poduzeća – od najmanjih do najvećih.

„Za razliku od malih poduzetnika koji priznaju da najčešće uče na vlastitim pogreškama, veća poduzeća se sve češće odlučuju na stručnu potporu vlastitim odjelima nabave”, kazala je jedna od vodećih hrvatskih stručnjakinja za nabavu.

Kako bi i jednima i drugima omogućila cjelovitu edukaciju o nabavi, osmislila je program Nabavne akademije koji obuhvaća tri modula: operativnu i stratešku nabavu te kontinuirana poboljšanja u nabavi. Kroz te module polaznici uče kako planirati nabavu i troškove, kako izgleda proces naručivanja, praćenja te planiranja zaliha i potreba, koji su ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) te koje izvještaje i analize uključiti u praćenje efikasnosti procesa. U sklopu poduke o strateškoj nabavi govori se, među ostalim, o nabavnim kategorijama, odnosima s dobavljačima te upravljanju rizicima. Treći modul obuhvaća kontinuirana poboljšanja koja se nameću u cilju stalnog unaprjeđenja procesa i postizanja izvrsnosti u nabavi, a s glavnim ciljem – zadovoljavanja potreba kupaca.

Pri poučavanju se koriste suvremene metode poput prezentacija, video isječaka, simulacija slučajeva te praktičnih primjera iz poslovne prakse. Na taj način polaznici dobivaju zornu sliku o dobrom vođenju nabave i stečeno znanje lako mogu implementirati u vlastito poslovanje.

Foto: privatna arhiva Nataše Cikač