Do prije nekoliko godina ‘ići na posao’ podrazumijevalo je putovanje od mjesta stanovanja do ureda gdje se potom sjelo za računalo, odradilo posao i nakon toga vratilo kući. No, razvoj pametnih telefona, ultra lakih prijenosnih računala i tableta te sveprisutna veza na internet to je promijenila.
Ljudi koji su dislocirani iz ureda odnosno rade od kuće ili s terena više nisu rijetkost. Neke tvrtke čak tako smanjuju troškove najma prostora i organiziraju tek nekoliko sastanaka mjesečno s dislociranim zaposlenicima.
Bez obzira radite li sami za sebe ili ste dio veće tvrtke, rad izvan ureda više nije nekakav problem. Zapravo, koristite li prave alate, možete biti još produktivniji no što biste bili da ste ostali sjediti u uredu. Čak i poznati biznismen Richard Branson uspijeva voditi nekoliko svojih kompanija, a da vrijeme ne provodi u uredu. Zašto onda to ne biste mogli i vi?
I ne, nitko vas neće osuđivati ako cijeli radni dan provedete u pidžami.
Kako kreirati mobilni ured?
Prvi korak u stvaranju ‘mobilnog ureda’ sastoji se od osvještavanja što točno radite tijekom radnog dana i kojim se alatima služite u radu. Nakon toga dolazi zabavni dio – prikupljanje i instalacija sve opreme i alata.
1) Osigurajte vezu na internet
Upravo je internet taj koji nam omogućava da radimo u bilo kojem trenutku s bilo koje lokacije na svijetu. Kad se jednom spojite na internet, nije bitno sjedite li u uredu u Splitu ili u kolibi u švicarskim Alpama ili pod suncobranom na plaži na Baliju. Vi ste prisutni i spremni za rad.
Veliki gradovi diljem svijeta pokriveni su javnom bežičnom mrežom, što uvelike olakšava pristupanje internetu. No, te su mreže javne, što znači da bilo tko može presresti sve podatke koje primate odnosno šaljete putem tih mreža. Stoga preporučujemo da takve mreže koristite samo ako ne možete pronaći alternativu.
Hoteli, restorani i kafići svojim klijentima nude besplatan pristup internetu. Iskoristite to kad god možete. Za cijenu jedne kave ili čak i bez toga, moći ćete u miru provjeriti sve e-mail poruke ili pročitati novosti.
Želite li ipak nešto sigurniju vezu, uložite u vlastitu mrežu. Točnije, možete birati između mobilnog interneta (pomoću USB sticka), dijeljenja mobilnog interneta putem svoj pametnog telefona (gotovo svi modeli imaju tu mogućnost skrivenu kao portable ili osobni hotspot) ili dijeljenja svoje bežične mreže putem Fona (uređaj koji možete besplatno dobiti, u Hrvatskoj kod Hrvatskog Telekoma, i pomoću njega pristupati svojoj kućnoj bežičnoj mreži bez obzira gdje ste).
2) Odaberite prave uređaje
Nije bitno koju marku uređaja odaberete niti dolazi li on u bijeloj, crnoj ili crvenoj boji. Ono što je bitno je da vam omogućava da obavite svoj posao.
Prilikom odabira prijenosnog odnosno tablet računala, vodite računa ne samo o veličini ekrana (jer duži rad na malom ekranu može biti naporan, ali i dugotrajno nošenje velikog i teškog uređaja može postati teret), već i o duljini trajanja baterije.
Tablet računala u načelu imaju baterije koje traju od 3-6 sati, ovisno o modelu. Ako znate da nećete moći napuniti tablet prije isteka tog vremena razmislite o kupovini solarnog punjača, punjača za automobil (ako ga koristite) ili baterijskog punjača kojim ćete moći puniti i svoj pametni telefon.
Kod prijenosnih računala, veliki ekran u načelu znači i kraće trajanje baterije. Isto tako, ultrabook računala koja su izuzetno lagana i tanka, najčešće mogu raditi svega 3-4 sata zahvaljujući svojoj bateriji. Problem je kod ultrabook računala što se kod njih baterija najčešće ne može izvaditi pa si nećete moći pomoći s dodatnom, zamjenskom baterijom. Klasična prijenosna računala imaju tu mogućnost pa ako često putujete razmislite o kupovini dodatne baterije za svoje računalo.
I naravno, nemojte ju zaboraviti napuniti kad za to imate priliku.
3) Stvorite vlastiti oblak
Sad kad ste sigurni da imate vezu na internet možete krenuti sa stvaranjem temelja za rad s bilo koje lokacije. Za to će vam trebati ‘oblak’. Ne, ne radi se o kišnom oblaku kakve spominju u prognozi vremena, već o podatkovnom oblaku – virtualnom prostoru u kojem ćete spremiti sve dokumente i podatke koji vam trebaju kako biste im mogli pristupiti u bilo kojem trenutku.
Najjednostavniji način za stvaranje osobnog oblaka je korištenje nekog od besplatnih servisa za pohranu podataka. Na tržištu ih ima cijeli niz, a među popularnijima je Dropbox jer ima aplikacije koje omogućavaju usklađivanje dokumenata na kojima radite na računalu ili pametnom telefonu s onim pohranjenim u Dropboxu tako da uvijek imate posljednju verziju dokumenta spremnu za rad.
Druga je mogućnost pohrana dokumenata na Googleovom Disku. Koristite li Googleov Gmail ili izrađujete dokumente u Google Docs, vaši dokumenti se automatski pohranjuju na Disku. Za one koji nemaju previše dokumenata i ne preuzimaju ih na računalo već sve rade virtualno, ovo bi mogao biti izvrstan izbor.
Korisnici Microsoftovog Officea možda će radije odabrati Microsoftov SkyDrive koji im omogućava pohranu podataka u oblaku, ali i daje pristup Office alatima pomoću kojih mogu raditi na svojim dokumentima i direktno na internetu.
4) Ostanite u kontaktu
Najjednostavniji način da ostanete u kontaktu s poslovnim partnerima, klijentima ili kolegama s posla je putem mobilnog telefona. No, internet pruža cijeli niz besplatnih i jednostavnih alata za komunikaciju.
Među najpopularnijima je Skype koji omogućava i razmjenu instant poruka u obliku chata, slanje dokumenata i datoteka u stvarnom vremenu, ali i video i glasovne pozive s drugim korisnicima Skypea. Ako ste spremni platiti nekoliko eura više, Skype će vam omogućiti i zvanje mobilnih i fiksnih brojeva direktno s vašeg računala i to po cijelom svijetu, ali i pružiti mogućnost grupnog video poziva do 10 ljudi, odnosno organizaciju video konferencije.
Alternativa mu je Google Hangouts, Googleov proizvod koji je dostupan svim korisnicima Googleovih proizvoda. Oni koji su koristili Google Talk, program za chat neće imati problema s korištenjem Google Hangoutsa. Naime, Hangouts nudi mogućnost chatanja s drugim korisnicima, video pozive, ali i stvaranje grupnih chatova odnosno video konferencija. Dovoljno je pozvati nekoliko korisnika u isti poziv ili chat i možete odraditi sastanak bilo gdje.
I Skype i Hangouts dolaze u verziji za računalo (uz napomenu da vam za korištenje video poziva treba web kamera, slušalice i mikrofon), ali i u verziji za pametne telefone i tablete što dodatno olakšava njihovo korištenje.
Također, nemojte zaboraviti na komunikaciju putem društvenih mreža. Često je lakše stupiti u kontakt s nekim putem Twittera ili Facebooka ili ostvariti novi kontakt putem LinkedIna nego pronaći direktnu e-mail adresu te osobe.
5) Budite spremni i za rad bez ‘veze’
Ako često putujete, poznate su vam situacije u kojima jednostavno nemate pristup internetu ili vam propisi (recimo oni u zrakoplovima) brane korištenje interneta u nekom trenutku.
Kako biste izbjegli situacije u kojima biste rado obavili dio posla dok putujete, planirajte unaprijed. Jedna od mogućnosti je dodatak za preglednik Chrome koji omogućava rad na Gmailu i e-mail porukama i kad nemate vezu na internet. Onog trenutka kad se ponovno spojite na internet, Gmail Offline će odaslati vaše poruke.
Instalirajte aplikaciju Pocket (za Mac računala) odnosno dodatak Pocket na pregledniku Firefox ili Chrome i kad naiđete na zanimljiv članak, video ili web stranicu koja će vam trebati i kasnije, jednostavno ju spremite u ‘džep’ (Pocket). Podacima možete pristupiti i kad niste povezani na internet, a instalirate li Pocket i na svoj pametni telefon odnosno tablet, moći ćete ono što ste spasili putem računala čitati i na tim uređajima.
I na kraju, koliko god to glupo zvučalo, uvijek uz sebe imajte papir i olovku. Jer uređaji se kvare, ostaju bez struje ili se zaraze virusima. Olovka i papir su tu kao rezervno rješenje ili jednostavno za zapisati podsjetnike u trenutku kad su vam ostali uređaji nedostupni.
Foto: Google, Dropbox, Pocket
Foto: 123rf
