Poslovno okruženje zbog globalizacije postaje sve složenije. Poduzeća mogu svoju konkurentnost na tržištu dugoročno održati jedino ako stalno usklađuju i unaprjeđuju svoje poslovne procese.
Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta ovaj je mjesec objavilo dva poziva na dostavu projektnih prijedloga za mala i srednja poduzeća sa svrhom poboljšanja njihove konkurentnosti i učinkovitosti.
O tome kako mali i srednji poduzetnici mogu iskoristiti ova sredstva razgovarali smo s Renatom Ivaštinović, stručnjakinjom za nabavu i digitalnu transformaciju te certificiranom voditeljicom EU projekata. S nama je podijelila korisne informacije i savjete koji vam mogu pomoći u odabiru alata za vaše poslovanje.
Prilika za mikro, mala i srednja poduzeća
Prvi poziv „WWW vaučeri za MSP-ove“, namijenjen je financiranju aktivnosti izrade i/ili unapređenja jedne ili više domena, a odnose se na poslovne web stranice, e-commerce i m-commerce.
Poduzetnici mogu dobiti sredstva od 15 do 100 tisuća kuna za izradu i unapređenje poslovnih web stranica i/ili web shopa te za neke dodatne troškove, primjerice za najam i optimizaciju domena ili izradu aplikacije za mobilnu trgovinu.
Drugim pozivom, „Poboljšanje konkurentnosti i učinkovitosti MSP-a kroz informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT)“ nastoji se snažnije potaknuti mikro, mala i srednja poduzeća na primjenu informacijske i komunikacijske tehnologije.
Time se želi poboljšati optimiziranje poslovnih procesa, integracija poslovnih funkcija, učinkovita organizacija tijeka rada, interakcija s klijentima i dobavljačima te općeniti tržišni položaj poduzeća.
Mali i srednji poduzetnici imaju priliku softverski unaprijediti barem jedan poslovni proces, a on može biti iz područja strateškog planiranja, upravljanja rizicima, upravljanja ljudskim potencijalima, financija i računovodstva, upravljanja imovinom, logistike, marketinga, nabave i prodaje.
Alati postali jednostavni i prilagodljivi
Alati trebaju služiti vama, a ne vi njima. To je osobito važno za mala i srednja poduzeća koja nemaju velik broj djelatnika i raspolažu s manjim financijskim sredstvima. Ono što je dobro za jedno poduzeće ne mora funkcionirati u drugome.
Nekima su pojedina modularna rješenja dovoljna, dok drugima više odgovara složeniji i integrirani sustav. Malim i srednjim poduzećima na raspolaganju stoji velik broj softvera koji su relativno jednostavni za implementaciju i korištenje.
Pri izboru alata treba se rukovoditi svojim sadašnjim potrebama, no ne treba isključiti ni predviđanja budućeg poslovanja te razvoja tehnologije. Softversko rješenje bi trebalo biti jednostavno, razumljivo i fleksibilno, a korisnički doživljaj pozitivan. Ako korisnici novi alat doživljavaju kompliciranim, a za njegovo korištenje im treba puno vremena, vjerojatno će ga izbjegavati.
Treba voditi računa i o skalabilnosti, odnosno mogu li softveri pratiti razvoj i rast poslovanja. Primjerice, ako trenutno poslujete lokalno, hoće li softver moći podržati vaše poslovanje jednom kad izađete na globalno tržište?
Ponekad je potrebna integracija alata s drugim sustavima koje koristite u poduzeću. Razmislite koja su vam sučelja potrebna i koje dobavljače trebate uključiti, jer će to utjecati na ukupne troškove i vrijeme implementacije.
Brojne prednosti e-nabave
Danas na tržištu postoje razni softverski alati za nabavu, od onih za operativnu do onih za stratešku nabavu. Tu su jednostavni i troškovno vrlo pristupačni alati za provedbu e-tendera i e-aukcija koje možete koristiti po sistemu „plug&play“.
Zbog toga sve veći broj malih i srednjih poduzeća otkriva prednosti elektroničkih transakcijskih platformi za izradu i prijenos dokumenata unutar poduzeća te između poduzeća i dobavljača. Uz to, na raspolaganju su im izvještajni i analitički alati, alati za stratešku nabavu, za skladišno poslovanje, ERP sustavi i drugi.
Osim automatizacije i integracije funkcija unutar poduzeća, softveri danas pružaju i mogućnost povezivanja kupaca i dobavljača. E-nabava pojednostavljuje cijeli postupak nabave čineći ga učinkovitijim i transparentnijim, a poduzećima olakšava pristup širem tržištu. To je bitno za mala i srednja poduzeća koja se za svoje mjesto na tržištu moraju boriti s velikim i financijski jakim igračima.
Umrežavanjem i pristupom bazama dobavljača mali i srednji poduzetnici povećavaju svoju vidljivost, ne samo na lokalnom, nego i na globalnom tržištu. Također, mogu primijeniti benchmarking kako bi usporedbom s drugim poduzećima prilagodili svoje poslovanje.
I javna nabava je napravila veliki korak primjenom digitalnih alata za jednostavniji pristup javnim natječajima, a prijelaz na e-nabavu trebao bi omogućiti svim ponuditeljima da svoje ponude u elektroničkom obliku mogu podnositi svim javnim naručiteljima u EU. Ne zaboravimo da je 2018. godina ključna i za primjenu e-računa koji postaje obvezan u javnoj nabavi.
Mala investicija – velika korist
Prema nekim istraživanjima, mala i srednja poduzeća nedovoljno koriste prednosti koje im pružaju prilike za uštede jer im nedostaju tehnički uvjeti, odnosno softverska rješenja. Postoje neki alati o čijoj primjeni bi mali i srednji poduzetnici mogli ozbiljnije razmisliti, jer uz manje investicije vrlo brzo mogu donijeti veliku korist. To su e-tenderi, e-aukcije i e-katalozi. Njihovom primjenom se ubrzava i standardizira postupak naručivanja i nabave, smanjuju se troškovi i povećava se vidljivost poduzeća.
Između korištenja online kataloga i sustava naručivanja postoji jasna povezanost. Katalozi sadržavaju sve bitne podatke o proizvodu za kupce i dobavljače, a upravljanje katalozima postaje sve značajnija uloga u e-nabavi. E-tendere i e-aukcije mogu koristiti organizacije nabave svih veličina, od mikro poduzetnika do velikih korporacija.
Malim i srednjim poduzećima isplati se sudjelovati na e-aukcijama i kao kupac i kao dobavljač. Primjerice, e-aukciju možete organizirati za uslugu izrade web stranice. Umjesto poziva i mailova s raznim verzijama ponuda, koristit ćete jednostavan i praktičan alat, ostvariti uštede i značajno skratiti vrijeme prikupljanja ponuda i pregovaranja.
Kao dobavljač momentalno dobivate povratnu informaciju. Ona može biti o poziciji na tržištu, o tome koliko je vaša ponuda bila konkurentna ili o (ne) dobivanju posla. Tako cijeli proces postaje puno brži i transparentniji.
Ključni su ljudi
Koje god rješenje odabrali, važno je napomenuti da nijedan alat neće riješiti vaš problem ako su vam procesi nerazumljivi i komplicirani. Implementacija alata stoga je dobra prilika i za posložiti poslovne procese.
Konačno, ključ za transformaciju poslovanja su ljudi. Edukacija i ulaganje u znanje te pozitivan stav prema promjenama osiguravaju veći uspjeh transformacije poslovanja.
Foto: Unsplash
