Godišnji odmor je prošao i vraćamo se u svakodnevicu. Ništa ne vraća u realnost kao količina zaprimljenih mailova koji čekaju na odgovor. Ipak, postoje načini kako da mailovi nakon godišnjeg ne stvaraju dodatan stres.
Vjerujemo kako većina u svom programu e-pošte stvara niz privremenih mapa i pravila za razvrstavanje poruka dok nisu kod kuće. Time se lako može stvoriti konfuzija u vidu pošte na koje smo odgovorili i koja još uvijek čeka na odgovor. Kako stvari ipak ne bi bile toliko komplicirane, istražili smo načine kako olakšati povratak u rutinu i ne stvoriti nepotreban stres.
Povezano:
- Ashton Kutcher otkrio genijalnu strategiju kako izaći na kraj s brojnim e-mailovima
- 2 načina kako pristojno odgovoriti na e-mailove tijekom blagdana
- Kako je Arianna Huffington riješila problem nagomilanih e-mailova nakon povratka s godišnjeg odmora
Mailovi nakon godišnjeg odmora
Stvaranje privremenih mapa
Iako je naglasak na povratku s godišnjeg odmora, možete si znatno olakšati posao prije odlaska na isti. Ako stvorite privremene mape, već ste obavili pola posla. Obično je riječ o mapama koje biste trebali sortirati tako da se u jednoj nalazi vaš šef, u idućoj vaši kolege iz tima, u trećoj ostali kolege te u četvrtoj aktivni projekti. Uz simbol @, program za e-poštu sortirat će te mape na vrh popisa, poput @pročitatikasnije ili @zakazatisastanak.
Kada je riječ o postavljanju pravila za te mape, neke će imati mailove koji dolaze samo iz jednog izvora (npr. šef), dok će druge mape sadržavati mailove iz više izvora (npr. članovi tima ili mape projekata). Ako smatrate da će se mailovi od pojedinca uklopiti u više mapa, razmislite o tome da napravite zasebnu mapu za tu osobu (npr. @Zrinka) i ručno je sortirate nakon godišnjeg odmora. Možete koristiti i ključne riječi.
Prelistajte stvorene mape
Nakon vraćanja s godišnjeg odmora, prelistajte sve zaprimljene mailove kako biste dobili uvid u prioritetnost. Sva zaprimljena pošta nije jednako važna, stoga je bitno stvoriti dojam na što prvo odgovoriti. Također, mail zaprimljen prije više dana ne mora nužno biti prioritetniji od maila koji je poslan jučer, ali velika je šansa da ste zaprimili razne najave za nadolazeće projekte i događaje. Iz tog razloga je sortiranje mailova važno.
Kad naiđete na najave ili neočekivane stavke koje nisu hitne ili nisu povezane s bilo kojim aktivnim projektima, premjestite ih u mapu @pročitatikasnije. Kad naiđete na zahtjeve poput zakazivanja sastanaka, premjestite ih u @zakazatisastanak umjesto da ih prihvaćate ili odbijate dok niste dobili pravi uvid u situaciju.
Prioritetnost odgovaranja
Koristite se kratkim odgovorima i oduprite se nagonu da to učinite tijekom prelistavanja. Prije ovog koraka potrebno je imati cijelu sliku onoga što vam je servirano na pladnju. Zatim dogovorite sastanke i nakon toga izbrišite mapu koja je služila za sortiranje istih. Budući da je ostala mapa @pročitatikasnije, sada ona dolazi na red. Nakon što ste i nju odradili, slobodno ju izbrišite.
Prateći ovaj postupak, stvara se osjećaj preuzimanja kontrole nad pristiglom poštom, umjesto osjećaja kao da je ona preuzela vas. To ne umanjuje količinu posla koja se mora obaviti putem e-pošte, ali svakako vas čini efikasnijim u rješavanju problema!
Foto: Unsplash
