Za čitanje ovog članka u prosjeku će vam trebati maksimalno 5 minuta. To je 5 minuta vašeg života koje, ne brinite, nećete potrošiti na glupost, zato jer ću vam objasniti kako učinkovito upravljati vremenom. Život je kratak, a uvjerena sam da će vas moje riječi potaknuti da “mućnete glavom” i napravite nešto drugačije po tom pitanju.
Time Management za početnike
Ako ste poduzetnik koji vodi vlastito poduzeće, obrt ili bilo koju drugu pravnu djelatnost, neizbježno je da morate posjedovati iznimne organizacijske i menadžerske vještine kako biste opstali na tržištu i uspješno provodili delegiranje.
Jedna od ključnih aktivnosti upravo je upravljanje vremenom ili na engl. Time Management. Uspješno upravljanje vremenom omogućuje vam povećanu učinkovitost i produktivnost. Upravljanje vremenom jednako je bitno za privatni i poslovni život, tako da ne mislite kako vas se, iako niste poduzetnik, ovaj članak ne tiče.
Isprike i nedisciplina
Svaki naš dan na poslu ispunjen je raznim obavezama. Nekad te obaveze bez problema stanu u jedan radni dan, nekad ih jednostavno moramo prebaciti u drugi. Kako i hoćemo li izvršiti te obaveze ovisi isključivo o nama – ne o kašnjenju autobusa, ne o kiši i nevremenu, ne o zubarima i raznim drugim izlizanim isprikama.
Naime, vjerovali ili ne, toliko toga možete obaviti u jednom (radnom) danu, ali samo uz organizacijsku stegu i disciplinu. Ta samodisciplina stječe se kroz duže vrijeme i potrebno ju je uvježbavati. Dakle, upravljati vremenom nećete naučiti od danas do sutra.
Navest ću vam nekoliko “simptoma” lošeg upravljanja vlastitim vremenom:
1. Kašnjenje
2. Žurba
3. Nestrpljivost
4. Prokrastinacija/odgađanje
5. Loša izvedba/učinkovitost
6. Nedostatak ciljeva
7. Perfekcionizam
8. Neodlučnost
9. Manjak koncentracije
10. Društvene mreže, chat
Možda vas buni činjenica da se perfekcionizam nalazi na ovom popisu. Upravo dugotrajna pripremanja za zadatak koji morate “savršeno” izvesti uzrokuje ili prolongiranje tog istog zadatka, ili to da uopće ne započnete izvršavati taj zadatak.
Na popis bih još dodala i jednu pomalo izumrlu stvar, a to je nedostatak bilježenja zadataka. Stvarno je jednostavno. Možete (bolje reći: morate) koristiti bilo kakav “notesić”, bilježnicu, što god. Ako vas je pak progutalo digitalno doba, osim raznoraznih ugrađenih podsjetnika na našim mobitelima, navest ću vam i nekoliko besplatnih aplikacija za “organiziranje sebe”:
1. Clear
2. Evernote
3. Remember the Milk
4. Wunderlist
5. Timeful
Osobno za organizaciju koristim ploču “Whiteboard” i magnetnu ploču u mojoj najdražoj boji, jer mi omogućavaju veću preglednost i udio kreativnosti. Bilježenje zadataka je “mus” , odnosno neizbježno za uspješnost provođenja istih ako upravljate velikom količinom poslova. Godinama sam se držala principa pamćenja, ali ispostavilo se da je istinita ona izreka “budala pamti, pametan zapisuje”.
Eisenhowerova metoda i prioriteti
Ističem citat bivšeg američkog predsjednika Eisenhowera:
“Imam dvije vrste problema: hitne i važne. Hitni nisu važni, a važni nikada nisu hitni.” Koristeći Eisenhowerovo načelo odlučivanja jasno možemo odrediti prioritete. Glavni problem nam je najčešće “previše stvari odjednom”.
Evo jedan primjer Eisenhowerovog principa i zadataka koji su/nisu hitni, odgodivi/neodgodivi ili su važni/nevažni:
Postavljanje ciljeva
Za uspješno upravljanje vremenom potrebno je postaviti ciljeve. Njih možemo podijeliti metodom SMART – Specific (određenost: tko, što, kako, gdje), Measurable (mjerljivost: koliko čega i gdje), Attainable (dostižan, dostižnost: kako plan može biti ostvaren i može li uopće), Relevant (smislen: je li plan vrijedan truda), Time-bound (vezan za rok: jasno postavljanje roka).
Za ovo možete iskoristiti svoje notesiće i aplikacijice za bilježenje.
Loše upravljanje vremenom blokira maksimalno iskorištavanje vašeg poslovnog i privatnog potencijala.
Planirajte, raspoređujte rokove, kontrolirajte rezultate i radni dan a ne da oni kontroliraju vas, utvrdite vaše “kradljivce vremena”, grupirajte zadatke, ne odgađajte i završite započeto. Važne poslove obavljajte rano ujutro, jer vam energija i koncentracija opadaju kako se bliži kraj dana. Eliminirajte stresore: ograničite vlastito vrijeme, ili ga uopće ne poklanjajte ljudima koji vas unazaduju i uzrujavaju. Kao i u šahu, razmišljajte jedan korak unaprijed – pripremite si danas ono što ćete raditi sutra. Pobrinite se za urednost, jer urednost omogućuje preglednost, a preglednost je krucijalno za upravljanje vremenom.
Na kraju, odvojite i vrijeme za sebe, jer vi ste sebi glavni radni alat.
Foto: BoLingo
Autorica: Ivana Bojčić, direktorica tvrtke BoLingo
Bravo Ivana! Izuzetno korisne informacije o tome kako se organizirat sa mnogobrojnim zadacima, od kojih su neki hitni a neki bitni… davno prije 20 godina kad sam radila u jednoj firmi kao tajnica, direktor mi je rekao da je najvažnije odrediti prioritete. od tada se ravnam po tom principu i puno se bolje organiziram, sve zadatke zapisujem.
Probat ću jednu od ovih aplikacija što si napisala, hvala što si podijelila svoje znanje!
Puno uspjeha ti želim u tvom radu!
Marija