U kontekstu nabave, prošla nas je godina naučila da ništa nije sigurno te da očekujemo neočekivano. Mnogima su to bile teške, ali i najznačajnije lekcije u karijeri, a kako postupati u takvim situacijama, kako smanjiti ulazne troškove sirovina i upravljati zalihama, otkrila nam je Nataša Cikač, konzultantica za nabavu i upravljanje zalihama.
Bila je 2014. godina i bilo je vrijeme za promjenu. Jednostavno je došao trenutak kada je Nataša Cikač krenula u potragu za novim poslodavcem niti ne pomišljajući na pokretanje vlastitog biznisa. Nekoliko intervjua i razgovora s nekoliko potencijalnih poslodavaca bilo je dovoljno da osvijesti svoje iskustvo i znanje. U tom procesu, paralelno se rodila ideja o vlastitoj tvrtki. I tako je nastala Cronata, konzultantska tvrtka za nabavu i upravljanje zalihama.
“Danas je Cronata prepoznata tvrtka za usluge savjetovanja i edukacija kroz koje pomažemo tvrtkama da ostvare izvrsnost u nabavi i lancu opskrbe”.
Tvrtka broji klijente iz različitih grana industrije poput građevine, trgovine, farmacije, automotiva, IT sektora, bankarstva, prerađivačke industrije, hotelijerstva i turizma, prehrambene industrije, kemijske, poliklinika i zdravstvenih ustanova i tome slično.
Važnost osluškivanja potreba klijenata
Na matičnoj web stranici Nataša vodi blog s aktualnim temama iz područja nabave i lanca opskrbe. Kroz istraživanje je uvidjela da ne postoji sustavni program za edukaciju djelatnika u nabavi te je kreirala projekt “Nabavna akademija” u tri modula, koji je do sada prošlo 150 polaznika iz Hrvatske i regije, a u tijeku su upisi već 9. generacije polaznika.
Pročitajte više: Nataša Cikač pokreće Nabavnu akademiju za male i srednje poduzetnike
Uz nabavu je Nataša počela razvijati i uslugu pripreme i provođenje inventura za klijente, a pokrenula je i portal na kojem dijeli savjete i na kojem se nalazi sve o njezinom biznisu. Promociju nabavne djelatnosti, kao i svoja iskustva, dijeli kroz suradnju sa strukovnim udrugama, kao predavač na akademskim ustanovama i konferencijama te kolumnist pojedinih stručnih časopisa.
Kako smanjiti troškove sirovina i upravljati zalihama?
U sklopu našeg online projekta “Od ideje do police” Nataša Cikač je odgovorila na najaktualnija pitanja koja su mnoge “zaskočila” u jeku pandemije, a to su – kako smanjiti troškove sirovina i upravljati zalihama?
Sve je na neki način povezano i isprepleteno – zalihe, nabava, ali i zadovoljstvo kupca.
Nabava je generator procesa naručivanja od kojeg zapravo sve kreće. Nabava je ta koja mora definirati pravu razinu zaliha potrebnu da bi se proces proizvodnje ili distribucije neometano odvijao. Tu se, naravno, javlja i pitanje troškova, na čemu je za vrijeme pandemije, pošto su se svi borili s likvidnošću i morali pratiti koji su troškovi bitni, a što se može reducirati, bio stavljen poseban naglasak.
Sve što se radi u procesu nabave, zapravo se radi za kupca koji izražava želju i potrebu za našim proizvodom, a tržište je tu da generira i postavlja uvjete. Pritom se treba razjasniti tko je kupac, odnosno čije potrebe želimo zadovoljiti te koja je naša primarna djelatnost.
Kada je riječ o zalihama, Nataša ističe da one predstavljaju određen balans koji se u svojoj strategiji mora postaviti sukladno razini zadovoljstva koju želimo postići kod kupaca, odnosno razini financijskih sredstava koje želimo investirati u zalihe u svrhu zadovoljstva kupaca. Skladište je trezor novca u drugom obliku i vlasnicima je izrazito bitno postići pravu razinu zaliha koja će biti dovoljna, a da je neće biti previše.
Kolika je prava razina zaliha?
Prava razina zaliha je ona koja je dovoljna da zadovoljite potrebe proizvodnje, odnosno krajnjeg korisnika. Razina zaliha koju ćemo nabaviti ovisi o rokovima isporuke dobavljača, o tome može li dobavljač robu isporučiti brzo, je li moguće naručiti veću količinu robe ili je potrebno češće naručivati manje količine, postoje li rizici koji se javljaju prilikom naručivanja i tome slično.
Važno je biti spreman kada dođe situacija na koju ne možemo utjecati, poput pandemije.
Pročitajte više: Kako upravljati odjelom nabave za vrijeme krize?
Neki Natašini klijenti krizu su prepoznali kao priliku i ušli u restrukturiranje i reorganiziranje, što se osjetilo u drugoj polovici godine kada su se tvrtke odlučile da će taj period iskoristiti za poboljšanje svojih procesa nabave, skladišta te napraviti bolje i kvalitetnije inventure.
Pročitajte više: Do boljeg života uz stručne savjete za kupnju
Planiranje
Prošla nam je godina pokazala da često možemo očekivati neočekivano i to je situacija u kojoj se pokazuje naša spremnost na promjenu i moć prilagodbe. Ne treba planirati da će se uvijek događati godine poput prošle, no važno je obratiti pažnju na rok isporuke dobavljača, njegovu spremnost na veće odnosno manje količine, na likvidnost sredstava u smislu koliko smo spremni i u mogućnosti financijski razvući da investiramo u određenu količinu zaliha.
S druge strane, potrebno je voditi brigu o tome je li dobavljač u susjedstvu ili dolazi iz daljnjih destinacija. Tu se postavlja i pitanje da li želimo za našeg kupca uvijek imati dostupnu zalihu gotovih proizvoda i zadovoljiti njegovu potrebu ili smo spremni na to da isporučujemo robu s određenom odgodom. U odgovorima na ova pitanja krije se točna količina zaliha koja nam je potrebna.
Planiranje je izrazito bitno, smatra Nataša. Ne samo što time definiramo tijek isporuke prema kupcima i planiramo potrebe naših dobavljača, već planiramo i novčani tijek. Kada u određenoj fazi raspolažemo s planiranim prihodima, možemo balansirati planirane rashode i vidjeti tijek našeg poslovanja.
Planovi su podložni promjenama. Svi smo na tržištu, a ono definira smjer našeg poslovanja. Koliko se brzo možemo prilagoditi, toliko brzo ćemo i moći odreagirati na određene promjene koje nam se događaju.
Osnove za planiranje su konkretne informacije koje dobivamo s tržišta, potencijalne narudžbe koje imamo i koje su u fazi razvijanja te povijest našeg poslovanja. Prilikom planiranja, to su tri najbitnija parametra koja trebamo uključiti upravo zato što nam daju sukus vrijednosti potencijalnih planova za iduću godinu.
Revizije planova su normalne i primjenjive i bolje je raditi reviziju i ažurirati planove nego se na kraju godine čuditi zašto nešto nismo planirali i ostvarili.
Nabava
Jedan od važnijih parametara u procesu planiranja narudžbi, odnosno upravljanja zalihama je nabava koja i pokreće proces naručivanja. Nabava je ta koja mora biti na usluzi svima u poduzeću, ali i ostali interni korisnici moraju shvatiti da pravovremenim uključivanjem nabave u određene procese mogu ostvariti benefite.
Ono što se treba nabaviti određuje se praćenjem razine zaliha, planiranjem proizvodnje, distribucije i prodaje. Često se događa da nabava prekasno dobiva takvu informaciju, a posljedica toga je da se na brzinu pokušava pronaći alternativno rješenje što često za sobom vuče skuplji transport ili skuplju sirovinu. Upravo je iz tog razloga iznimno važno pratiti vrijeme koje je nabavi potrebno da određenu sirovinu ili materijal omogući na vrijeme.
“Ako radite nabavu sami ili imate odjel koji se bavi nabavom, vodite računa o tome da postoji vrlo jasna i konkretna komunikacija između onih koji trebaju nešto i onih koji naručuju jer pravovremeno komuniciranje će nas dovesti do toga da dobijemo ono što želimo”.
Ponekad se dogodi situacija u kojoj jednostavno nema izbora – kada roba ima, primjerice, samo jednog dobavljača ili su suženi izbori i mogućnost nabave. U tom slučaju možemo uspostaviti dugoročnije odnose s dobavljačima i bazirati se na dugoročnijim potrebama te postići i ostvariti partnerski odnos s dobavljačima koji je ključan i bitan.
Kako smanjiti troškove?
Primarni zadatak svakog poduzetnika je pitanje troškova, no tu trebamo biti posebno oprezni. Jedan od načina kojim možemo poboljšati upravljanje troškovima je dobro i kvalitetno planiranje. Tu je i procjena određenih potreba za sirovinama na duži period. Tek kada iskoristimo ekonomiju obujma i pregovaramo s dobavljačima oko cijene koja će biti jednaka za cijeli period možemo razmišljati o smanjenju troškova, smatra Nataša.
Postignemo li s dobavljačima takav odnos, on će i skladištiti našu robu te ćemo od njega preuzimati koliko nam treba u datom trenutku, što će nam troškove smanjiti i olakšati skladišni prostor i likvidnost.
U tom kontekstu, bitno je vidjeti s dobavljačima i dodatne usluge koje nam mogu ponuditi poput pakiranja, uključivanja troškova transporta u cijenu, a ponekad i veću dostupnost. U tvrtkama koje se bave proizvodnjom bitan je i razvoj, stoga od dobavljača želimo dobiti i određenu razinu znanja iz njegovog područja koje će stvoriti dodatnu vrijednost našem proizvodu.
“Ključno je postići partnerski odnos s bitnim dobavljačima jer na taj način možemo regulirati naše troškove i ostvariti dodatnu vrijednost za našeg kupca.”
Kupac i definira cijelu priču te pokazuje impuls na tržištu. On bira brend, cijelu i kvalitetu, a mi moramo definirati parametre kojima želimo privući kupca.
Brend se stvara godinama, a kupci vole ime. Brend ne dolazi odjednom, on se stvara. Ako je naša poslovna strategija takva da želimo biti prepoznati kao kupac određene vrste proizvoda, to nosi posljedice kod troškova u nabavi, zalihama, ali i našim sirovinama.
Savjeti koji svima mogu pomoći kod efikasnosti u procesu upravljanja zalihama i održavanju likvidnosti
- Grupirajte narudžbe
- Planirajte potrebe i likvidnost
- Pratite rokove trajanja i datume proizvodnje
- Radite povremene inventure
- Komunicirajte s dobavljačima i kupcima
Foto: PR
