Brzo pitanje – koliko nepročitanih i neodgovorenih e-mail poruka trenutno stoji u vašem inboxu? A koliko e-mail poruka dnevno stigne u vaš Inbox? 50? 100?
Prema nekim podacima, na rješavanje e-mail poruka tjedno izgubimo oko 13 radnih sati. Zamislite samo što biste sve mogli učiniti kad ne biste morali svakog dana gubiti vrijeme na odgovaranje na nepotrebne poruke.
Nepotrebna gužva u inboxu
Pogledamo li malo bolje u svoj Inbox vjerojatno ćemo primijetiti kako je većina e-mail poruka koje smo dobili tijekom dana zapravo nepotrebna. Radi se o različitim newsletterima na koje smo se pretplatili, proslijeđenim porukama čija je glavna zadaća da nas informira o nečemu, ali od nas ne zahtijeva nikakvu reakciju ili pak prepiske s kolegama koje se često sastoje od jedne ili dvije riječi.
Problem je što su ljudi počeli koristiti e-mail za svakodnevnu komunikaciju i unutar ureda pa tako umjesto da se ustanu i prošeću nekoliko metara do kolege, radije pošalju e-mail.
Želimo li rasteretiti vlastiti inbox, moramo se poslužiti nekim trikovima i alatima koji nam mogu uštedjeti dragocjene sate na tjednoj razini.
Izrada dokumenata
Koliko vam se puta dogodilo da ste s nekim radili na istom dokumentu te ste ga i po nekoliko puta mijenjali, a svaki ste put novu verziju ponovno poslali e-mailom.
Na kraju ste gubili dragocjene minute tražeći prvu verziju koja se zagubila među desecima e-mailova koji su stigli u međuvremenu.
Kako biste si olakšali kolaboraciju na nekom dokumentu poslužite se servisom poput Dropboxa. Naime, nedavno je Dropbox uveo mogućnost izravnog rada na dokumentu dok je on pohranjen na Dropboxovim serverima. Tako ne morate slati dokument e-mailom, uvijek vam je dostupan, a Dropbox prati sve promjene koje su u njemu napravljene.
Sličnu mogućnost nude i Google Docs koji omogućavaju zajednički rad na dokumentu označavajući promjene različitim bojama. Google Docs nudi i mogućnost paralelnog chata u dokumentu pa se tako možete dogovarati o promjenama direktno sa svojim kolegama.
Zadaci
Surađujete li s kolegama u timu često se zadaci koje treba odraditi dodjeljuju kroz e-mail poruke. No, kad svi počnu odgovarati na takve e-mailove, to može značiti pretrpan inbox u samo nekoliko minuta.
Želite li to izbjeći, trebali biste se osloniti na neki od programa za upravljanje projektima. Među najpoznatijima je Microsoftov SharePoint koji omogućava zajednički rad i komunikaciju, ali i istovremeno pregledavanje zadataka koje još treba obaviti.
Svakodnevna komunikacija
Iako je često lakše natipkati dvije-tri rečenice i poslati e-mail, koristimo li ga za svakodnevnu redovitu komunikaciju s kolegama, može nam zatrpati inbox.
Želite li zadržati pisani trag u komunikaciji s kolegama, radije odaberite neki od alata za komunikaciju u stvarnom vremenu poput Skypea ili Google Hangoutsa. Pomoću njih možete chatati, ali i održavati videokonferencije što vam uvelike može olakšati dogovor s nekim tko se ne nalazi u blizini.
No, razmislite trebate li baš uvijek koristiti e-mail ili poruku za komunikaciju. Ponekad je jednostavnije nešto riješiti licem u lice pa će biti bolje i brže da jednostavno odšećete do kolege s kojim se želite nešto dogovoriti. A ako vam kolega nije u blizini, podignite slušalicu i nazovite ga (ili nju).
Još uvijek dobivate e-mailove
E-mail poruke postale su redovno sredstvo komunikacije. No, što kad tijekom dana prikupite priličnu količinu e-mail poruka koju jednostavno ne možete drugačije riješiti nego da ih jednu po jednu otvorite, pročitate i na nju odgovorite.
Poslužite se vlastitim e-mail programom za sortiranje poruka. Naime, svaki je e-mail program sposoban filtrirati poruke ili po ključnim riječima ili pošiljatelju. Radite li na različitim projektima, nije loše zadati e-mail programu da poruke s određenom ključnom riječi odmah šalje u zadanu mapu. Na taj vam način štedi vrijeme koje biste inače proveli razvrstavajući poruke i olakšava kasnije pretraživanje poruka.
Suvišni newsletteri
Tijekom godina prikupilo se različitih pretplata na cijeli niz newslettera. Međutim, u većini slučajeva pošiljatelji tih newslettera zakomplicirali su cijeli proces otkazivanja pretplata.
Kako bi u svega nekoliko klikova smanjili broj neželjenih newslettera, upotrijebite online servis unroll.me.
Dovoljno je registrirati se, povezati servis sa svojim e-mailom i Unroll.me će vam prikazati cijeli popis newslettera na koje ste pretplaćeni. Na vama je da odaberete koje želite zadržati, a ostale otkažete.
Kad smanjite broj newslettera koje želite primati, uključite opciju koja se zove Rollup. Ova vam opcija omogućuje da sve newslettere primate u samo jednom e-mailu. Svojevrsnoj “dnevnoj ponudi”.
I kakvo vam je sad stanje u inboxu? Bolje?
Foto: 123rf
