Sustav upravljanja papirima vam može pomoći da se uhvatite u koštac s papirima na vašem stolu.
Prosječno dnevno izgubite jedan sat tražeći važne papire, što iznosi i do 6 tjedana godišnje
>>Odlaganje uredskih dokumenata
Ako vam još uvijek nedostaje motivacije, sljedeći podatak će vam biti dodatna injekcija: Prosječno dnevno izgubite jedan sat tražeći važne papire, što iznosi i do 6 tjedana godišnje. Svatko prema svojoj plaći, izračunajte si koliko je to novaca.
A neizravan trošak (koji može povečati financijski izdatak ili dovesti do gubitka posla) uključuje sljedeće:
- Narušena vjerodostojnost
- Stres
- Međuljudske napetosti
- Smanjena sposobnost
- Nedostatak povjerenja
- Smanjena produktivnost
Činjenica je da protok, pohrana i dohvat papira uzrokuju ljudima više tjeskobe i zbunjenosti nego bilo koje drugo područje organiziranja. Stoga smatrajte vrijeme i novac koji ćete utrošiti u stvaranje učinkovitog sustava upravljanja papirima kao ulaganje u zdrav razum. Svatko od vas ima različit stupanj papirne neorganiziranosti: nekima samo nedostaje sustav za dohvat dolaznih papira, dok drugi nemaju sustav za odlaganje jer trajni papiri nemaju svoje mjesto. Engleska je uzrečica : We pile because we don’t file.
Projekt: Stvaranje sustava za upravljanje papirima
- Analizirajte što u vašem upravljanju papirima funkcionira, a što vas najviše frustrira. Zapitajte se: Koje stvari su vama najvažnije?; Zašto se želite organizirati? te Što uzrokuje problem? (premalo prostora za odlaganje, papiri nemaju pravo mjesto za odlaganje; današnja brzina života; daleko od očiju, daleko od misli sustav). Zapišite sve odgovore.
- Zatim Sortirajte – Ova faza podrazumijeva razvrstavanje svake hrpe papira bilo na stolu, u ormaru ili ladici kako bi utvrdili što vam je potrebno, što se može eliminirati, što se može proslijediti dalje. Morate proći kroz svaki papir i donijeti odluku, a pri tome će vam se kategorije odlaganja nametnuti same. Ovo je najdulji korak, ali donosi 95% rješenja. Pitanja koja vam mogu pomoći pri donošenja odluka su sljedeća: Što vam znači ovaj papir; Zašto ga imate; Pod kojim uvjetima ćete ga trebati ili tražiti?. Zapamtite prvu riječ koja vam padne na pamet prilikom odgovaranja na ova pitanja jer je to najvjerojatnije ključna riječ za kategoriziranje. Imenujte kategorije onako kako vama odgovara – nemojte robovati uobičajenim naziva. Ali, nemojte pretjerivati s kategorijama – preopširan i predetaljan sustav kategorija dodatno će vas zbuniti.Tajna u pravilnom stvaranju kategorija je gdje ćete taj papir potražiti, po kojoj logici, a ne gdje ćete ga pospremiti.
- Pročišćavanje – faza u kojoj je potrebno odlučiti što zadržati, a što ne. Budite iskreni prema sebi i svjesni činjenice da 80% onoga što se pohrani više se nikad ne pogleda. Stari časopisi koji čekaju da pročitate neki članaka, knjige koje nikad niste otvorili, ili koje su starije od x godina, dupli dokumenti, draft materijali projekata, pisama itd – sve su to papiri koji vam uglavnom ne trebaju. Neka pitanja koja vam mogu pomoći: Hoće li mi ovaj papir pomoći da završim projekt na kojem trenutno radim?; Da li će mi ovaj papir pomoći da zaradim nešto?; Da li ovaj papir predstavlja poslovnu mogućnost?…Naravno, obavezno se konzultirajte s odvjetnicima i financijskim savjetnicima koliko ste dužni prema zakonu čuvati određene papire. Nemojte biti hrčak, to vas košta energije.
- Dodijeliti pravo mjesto – Ova se faza odnosi na precizno određivanje mjesta gdje će se smjestiti kategorije stvari iz prethodne faze pri čemu treba imati na umu sljedeće: učestalost korištenja, jednostavan pristup i logički slijed. Ako ste vizualan tip, poigrajte se bojama i oznakama. Iskoristite sve postojeće resurse (ormare, ladice, postojeće foldere i sl), a ako je potrebno možete krenuti i u shoping novih foldera, specijalnih ormarića za spremanje visećih foldera i sl. Uživajte u ovoj fazi, ona je nagrada za sav trud koji ste prethodno uložili.
- Odredite si vrijeme u danu, tjednu, mjesečno, pa i godišnje kada ćete pregledati sve papire i pročistiti ih. Vrlo je zabavno dnevnu poštu pregledavati iznad kante za smeće – što vam ne treba odmah bacite. Odredite si neki kraći vremenski odmak kada ćete pregledati da li su svi papiri na svom mjestu (dnevno, tjedno ili kako god to vama odgovara).
Na kraju zapamtite jednu važnu stvar: Papiri su kao prljavi veš. Nikad niste gotovi i neprestano dolaze novi papiri. Ali uz pravi sustav, s veseljem ćete svaki novi papir smjestiti tamo gdje mu je mjesto.
Ugodan i organiziran dan Vam želim
Povezani članci:
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem. www.inout.hr
