Prijava i provedba projekta koji se financira iz EU fondova je proces koji zahtjeva značajan angažman korisnika u pojedinim fazama životnog ciklusa projekta. Najčešći problem nedostatka ljudskih resursa javlja se unutar mikro poduzeća koja imaju jednog ili svega nekoliko zaposlenih osoba te nejasno razdvojene funkcije unutar poduzeća, čime vrlo često veliki dio obaveza u fazi pripreme i provedbe EU projekta snosi direktor sam, što u konačnici dovodi do opterećenja redovnog poslovanja.
Pročitajte više: Dobili ste bespovratna sredstva i što sad?
Kako složiti projektni tim?
Koje su to ključne osobe koje bi trebale biti uključene u pripremu i provedbu projekta i na koji način najučinkovitije raspodijeliti funkcije u projektnom timu?
Projektni tim slaže se ovisno o samoj prirodi projekta i njegovoj složenosti. Projekti koji uključuju jednostavne aktivnosti zahtijevat će manji broj članova projektnog tima, dok će složeniji projekti zahtijevati veći broj osoba uključenih u pripremnu i provedbenu fazu projekta.
Kako bi se osigurala uspješna provedba projekta, poželjno je da projektni tim uključuje interno i eksterno osoblje korisnika. Eksterno osoblje predstavlja stručnjake u pojedinim područjima koji će biti privremeno angažirani na projektu s precizno dodijeljenim zadacima.
Da bi korisnik shvatio način sastavljanja projektnog tima vrlo je važno da je detaljno upoznat sa svim zahtjevima i obvezama u fazi prijave i provedbe svoj projekta. Kada projekt raščlanimo na popis osnovnih zadataka dobijemo sljedeći pregled okvirnih obaveza koji kasnije služi kao temelj za raspodjelu uloga i formiranje projektnog tima.
U fazi prijave projekta
- pružanje detaljnih informacija o projektnoj ideji i prijavitelju
- istraživanje tržišta i definiranje potreba prilikom planiranja proračuna
- prikupljanje potrebne dokumentacije (potvrda porezne uprave, podaci o solventnosti, razna financijska dokumentacija, izvadak iz sudskog registra, potvrda o nekažnjavanju, informativne ponude, pismo namjere banke u slučaju vanjskog financiranja i sl.)
- izrada projektne prijave s pripadajućim obrascima (uključujući izradu poslovnog plana, investicijske studije i sl.)
U fazi provedbe projekta
- upravljanje projektom koje uključuje izradu plana nabave, praćenje dinamike i poštivanje zadanih rokova, izradu izvještaja o napretku i zahtjeva za nadoknadom sredstava
- definiranje potrebnih tehničkih specifikacija opreme koje se nabavlja odnosno, razrada troškovnika u slučaju gradnje ili definiranje projektnog zadatka u slučaju pružanja usluga
- priprema i provedba nabava po zadanim procedurama
- izrada ugovora o nabavi
- praćenje izvršenja ugovora o nabavi robe/usluga/radova (plaćanje, rokovi isporuke, dostava jamstava i sl.)
- komunikacija s dobavljačima/izvođačima
- osiguranje svih uvjeta i dozvola za uspješnu realizaciju projektnih aktivnosti
- sustavno arhiviranje dokumentacije vezano uz projekt i adekvatno čuvanje iste
- upravljanje sadržajem na promotivnim materijalima (letci, brošure, priručnici, audiovizualni materijali i sl. )
- osiguranje obaveznih elemenata vidljivosti koji se odnose na ispunjenje obveze isticanja izvora financiranja (informacijske ploče, plakati, naljepnice, osiguranje vidljivosti na web stranici korisnika, ukoliko ista postoji i sl.)
- provedba plaćanja vezanih uz projekt
- adekvatno računovodstveno praćenje projekta kako bi se osigurao revizorski trag i omogućilo povezivanje troškova s projektom
Nakon provedbe
- praćenje pokazatelja nakon razdoblja provedbe projekta odnosno, od tri do pet godina nakon završetka provedbe projekta (praćenje porasta broja zaposlenih, prihoda od prodaje, izvoza, porast proizvodnje i sl.)
Svaki projektni tim bi se najmanje trebao sastojati od voditelja projekta, konzultanta i računovođe odnosno osobe zadužene za adekvatno računovodstveno praćenje projekta i osiguranje revizorskog traga.
Već je iz popisa osnovnih obaveza vidljivo da je nužno osigurati veliki angažman korisnika tijekom razdoblja pripreme i provedbe projekta. Kako se postojeće poslovanje ne bi pretjerano opteretilo dobro je osigurati vanjske stručnjake ili osobe privremeno dodijeljene ili zaposlene na projektu koje će omogućiti kvalitetniju pripremu i provedbu projektnih aktivnosti koja će osigurati maksimalnu vrijednost za uloženi novac.
U manjim poduzećima voditelj projekta je obično odgovorna osoba (direktor), a ovu ulogu preuzima zato što ima specifična znanja vezano uz djelatnost poduzeća. Nadalje, voditelj projekta dodjeljuje uloge i zaduženja unutar organizacije, definira potrebe prilikom izrade proračuna i provedbe nabava, konzultira se s izvođačima radova/dobavljačima opreme, osigurava sve potrebne uvjete i dozvole u uspješno dostizanje projektnog cilja. Upoznaje sve zaposlenike s projektom u fazi pripreme kako bi se smanjio njihov otpor u kasnijim fazama. Dakle, voditelj projekta s konzultantom definira smjernice koje će služiti cjelokupnom projektnom timu u smislu kada se i na koji način moraju odraditi definirane projektne aktivnosti.
Pročitajte više: Kristina Radolović i Katarina Vojnović nakon porodiljnih krenule u zajednički biznis
Zašto je važno uspostaviti suradnju s vanjskim stručnjakom?
S obzirom na nedovoljna projektna znanja vrlo je bitno da voditelj projekta uspostavi usku suradnju s vanjskim stručnjakom – konzultantom za pripremu i provedbe EU projekata koji je ujedno i koordinator projektnih aktivnosti i koji će biti zadužen za izradu projektne prijave s pripadajućim obrascima, dok će u fazi provedbe upravljati projektom, pripremati i provoditi nabave po zadanim procedurama, izrađivati ugovore o nabavi, pomoći korisniku u praćenju izvršenja ugovora o nabavi i savjetovati ga do konačne isplate bespovratnih sredstava.
Uloge projektnog tima se, nadalje, mogu podijeliti po raznim funkcijama, a ovisno o samoj prirodi projekta te uloge mogu biti podijeljene na administratora, voditelja financija ili financijskog asistenta, marketing stručnjaka, računovođu i ostale osobe sa specifičnim kompetencijama.
Iz iskustva je svakako poželjno da korisnik ima administratora koji će biti zadužen za komunikaciju s konzultantom i dostavu potrebne dokumentacije za sastavljanje tromjesečnih zahtjeva za nadoknadom sredstava, slanje upita, poziva, narudžbenica vezano uz postupak provedbe nabava, arhiviranje dokumentacije, pomoć u organizaciji aktivnosti kao što su konferencije, radionice, razne manifestacije, prikupljanje potpisa prisutnih osoba na događanjima, fotografiranje, rezervaciju smještaja, rezervaciju karata za prijevoz i slični zadaci. To su jednostavniji zadaci, ali zahtijevaju konstantan angažman.
Kod financijski zahtjevnijih projekata koji se sastoje od većeg broja aktivnosti (npr. infrastrukturni projekti) poželjno je na projektu angažirati voditelja financija ili financijskog asistenta koji će biti odgovoran za financijsko upravljanje projektom, planiranje troškova i tijeka novaca, praćenje realizacije proračuna, praćenje uvjeta izvršenja ugovora, komunikaciju s kreditnim institucijama u slučaju financiranja projekta iz vanjskih izvora.
Trebate li u projektni tim uključiti stručnjaka za marketing?
Marketing stručnjak se preporučuje, primjerice, kod sudjelovanja na raznim sajmovima u svrhu promocije korisnika na domaćim i stranim tržištima ili primjerice kod razvoja novih proizvoda/usluga. Takav marketing stručnjak može pomoći korisniku da bolje definira potrebe, analizira tržište i razradi strategiju nastupa na tržištu, sastavlja tekstove prilikom izrade promotivnih materijala te pomaže u provedbi aktivnosti promidžbe i vidljivosti, pripremi PR članaka i izvršavanja raznih promotivnih zadataka.
Zaključno, za uspješnu provedbu svakog projekta nužno je analizirati koje su to obaveze koje očekuju korisnika tijekom prijave i provedbe projekta, razmotriti kakve su kompetencije potrebne za realizaciju tih obaveza i koliki je očekivani angažman korisnika na projektu. Tek kada imamo odgovore na ova pitanja moguće je formirati kvalitetan projektni tim koji će se sastojati od članova sa specifičnim znanjima i vještinama koji se međusobno nadopunjuju i zajednički doprinose ostvarenju ciljeva projekta.
Autor: mag.oec. Katarina Vojnović, Key consulting
Foto: Privatna arhiva, Pexels
