Prvi korak prema uštedi vremena u vašoj zaposlenoj svakodnevici je da naučite uspješno delegirati posao. Iako to možda zvuči jednostavno, naučiti delegirati posao, a da to bude i uspješno i učinkovito, nije tako jednostavno kao što zvuči. Koliko puta vam se činilo da vam više vremena oduzima delegiranje posla nego što bi vam trebalo vremena da taj isti posao sami odradite?
Povezano:
- Kako vam delegiranje administrativnih poslova može pomoći u razvoju poslovanja?
- Financijski direktor za iznajmljivanje!
- Što sve morate znati ako želite zaposliti asistenta?
Delegiranje posla trebalo bi vam uštedjeti vrijeme, a ne stvoriti dodatan posao. Jednom kada naučite delegirati posao, a da to bude učinkovito, vidjet ćete koliko će vaša produktivnost rasti jer ćete dobiti pomoć koja vam je potrebna. Ovih 5 savjeta kako učinkovito delegirati posao mogu vam pomoći u tome.
Kako delegirati posao?
Napravite plan
Napišite popis svih zadataka koje želite delegirati, odnosno svih onih poslova za koje nemate vremena ili znanja da bi ih sami obavljali. Ili onih poslova koje jednostavno ne želite sami raditi jer želite svoje vrijeme iskoristiti za svoju obitelj i prijatelje ili hobi koji vas veseli. Ako primjerice sat vremena dnevno trošite na izradu izvještaja ili vođenje evidencija, delegirajte takve poslove, a vi to vrijeme iskoristite za kavu s prijateljicom ili odlazak na trčanje.
Povezano: U čemu je tajna produktivnosti? Naše članice imaju odgovor
Napišite detaljne upute
Jedan od razloga zašto ponekad poslovi ili projekti koji su delegirani ne budu napravljeni kako treba je nepostojanje detaljnih uputa. Osoba kojoj ste posao delegirali u tom slučaju možda nije detaljno upoznata s onim što se od nje očekuje niti kakav je proces rada. Pisane, detaljne upute sa svim poslovima, procesima i instrukcijama razriješiti će sve nedoumice, a posao će biti kvalitetno obavljen.
Možda vam se čini da bi vam pisanje detaljnih uputa oduzelo previše vremena, ali sjetite svih benefita koje ćete imati delegiranjem.
Prestanite kontrolirati
Može biti prilično teško prepustiti nekom drugom dio svog poslovanja. Suzdržite se od potrebe da stalno kontrolirate poslove koje ste delegirali nekom drugom. Jer poanta svega je da oslobodite vrijeme za važnije zadatke i poslove, a ne da trošite vrijeme tako da stalno provjeravate osobu kojoj ste delegirali posao.
Ipak, potrudite se posao delegirati osobi koja je kvalificirana, stručna i iskusna u svom području pa ćete samim tim imati više povjerenja da će posao biti obavljen kako treba.
Povezano: Kako se prestati brinuti oko onoga što ne možete kontrolirati?
Fokusirajte se na rezultat, a ne proces
Nije bitno da osoba kojoj ste delegirali neki zadatak ili projekt napravi svaki dio zadatka isto kao što bi vi napravili, nego je bitno da dobijete rezultat koji trebate. Fokusirajte se na krajnji rezultat i dopustite drugima da sami nađu najbolji put kako doći do njega. Možda ćete i vi na taj način naučiti neke nove načine obavljanja posla.
Dajte konstruktivnu povratnu informaciju
Da bi razvili učinkovito delegiranje posla treba ponešto vremena i truda, ali je vrijedno toga. Kako bi dobili što bolje rezultate, dajte osobi kojoj ste delegrali posao konstruktivnu povratnu informaciju, onu koja će joj pomoći da poboljša u određenim područjima, ako za to postoji potreba, kako bi ona vama pomogla da postignete svoje poslovne ciljeve.
Važno je imati otvorenu i iskrenu komunikaciju, na taj način izbjegavaju se nesporazumi, a suradnja je laka i ugodna. Želite pojednostaviti svoje poslovanje? Želite raditi efikasnije i produktivnije?
Povezano: Zašto biste svojim poslovnim suradnicima trebali pružiti iskreni feedback
Možda je vrijeme da svoje administrativne poslove delegirate profesionalcima, kako bi na taj način uštedjeli vrijeme i energiju za bavljenje onim što je zaista bitno za vaše poslovanje. Javite nam se kako bi zajedno našli najbolje rješenje za vas i vaš posao.
Autor: Irina Malogorski, vlasnica obrta Office
Foto: Unsplash, Burst
