Za današnji način života u kojem se od nas očekuje da istovremeno obavljamo više zadataka a pri tome nam stalno nešto drugo odvlači pažnju — od zvučnih upozorenja na mobitelu da smo primili novi e-mail ili sms poruku do činjenice da danas imamo više odgovornosti nego prije — upravljanje vremenom predstavlja jedan od najvećih izazova s kojim se suočavamo. Možda nam se čini da radimo više — i u neku ruku i radimo — ali zapravo u samom procesu učinimo manje.
Postavlja se pitanje da li je moguće u današnje vrijeme i današnje doba organizirati svoj stil rada na način da povećamo učinkovitost, budemo produktivniji i uspijemo u danu odvojiti nešto vremena kako bi se fokusirali na širu sliku, razmislili o strategiji i potaknuli oluju ideja, što bi nas učinilo učinkovitijim u obavljanju posla?
Želim pomoći ljudima da izvuku maksimum iz svog dana i da nađu fokus u svojim životima, i na poslu i kod kuće te da pomogne ljudima donijeti dobre odluke o tome na što i kako da troše svoje vrijeme.
Evo odgovora na neka ključna pitanja.
Zašto multitasking nije učinkovit?
Znanstveno je dokazano da se mozak ne može učinkovito ni djelotvorno isključivati kod paralelnog obavljanja zadataka, pa se, dakle, gubi vrijeme. Potrebno je četiri puta više vremena da mozak prepozna nove stvari pa, stoga, na taj način ne štedite vrijeme; istovremeno obavljanje više zadataka-multitasking, zapravo troši vaše vrijeme. Također gubite vrijeme i zbog toga što često griješite. Na primjer, velika je pogreška ako obavljate više poslova odjednom te istovremeno šaljete e-mail pa slučajno stisnete „odgovori svima“ pa i osobi o kojoj govorite u e-mailu. Uz to, studije pokazuju da imamo mnogo nižu stopu pamćenja onoga što učimo ili čitamo ako obavljamo više poslova odjednom, što znači da ćete zadatak morati ponovo napraviti ili nećete moći prijeći na sljedeći jer ste zaboravili informacije koje ste učili, odnosno čitali. Danas se svi žale na probleme s pamćenjem – upravo su to simptomi epidemije multitaskinga.
Pametni telefoni, odnosnosmartphone uređaji, svakako su jedan od instrumenata odvlačenja pažnje, koji su doveli do toga da ne možete nikuda pobjeći. Ne postoje više sigurnosne zone u kojima se možete isključiti. Osjećate se kao da imate puno posla i da stalno nešto radite – i tako se stvara kemijska ovisnost. Toliko toga danas možemo radite preko ekrana naših pametnih telefona – biti u kontaktu s prijateljima, obavljati posao, zabavljati se, istraživati, uređivati svoj profil (board) na raznim društvenim mrežama. Količina zadataka u našim životima koje sada možemo direktno obavljati preko ekrana naših mobilnih uređaja povećala se progresivno.
Zašto je važno smanjiti ometanja i sve što nam odvlači pažnju?
Važno je koristiti sve dijelove mozga a ne samo jedan. To će pomoći smanjivanju grešaka i povećanju zadovoljstva samim angažmanom oko zadatka. Ljudsko biće želi osjećaj kontrole i ispunjenja, to je očito. Ljudi svih dobi lagano stižu do točke upozorenja i jednostavno trebaju „predah od ekrana“ (”screen break”). Ohrabrujuća je činjenica da ljudi postaju svjesni kako “je ovo jednostavno previše”.
Na koje načine se može raditi pametnije?
1) Uvrstite u svoj dnevni raspored “predahe od ekrana”, i na poslu i kod kuće. Duljina tih predaha trebala bi biti minimalno od 1 do 3 sata bez prekida kako biste se mogli dublje i na drugačiji način posvetiti rješavanju problema, učenju, pisanju, razmišljanju, vođenju razgovora itd.
2) Tijekom prvog i posljednjeg sata u danu izbjegavajte provjeravanje e-mailova i korištenje svih monitora i ekrana pa ćete se tako ujutro kada se probudite moći posvetiti nekoj aktivnosti na koju ćete se moći dublje i bolje usredotočiti. Puno je jednostavnije započeti dan nečim složenijim pa kasnije obavljati neke lakše zadatke. Također su i studije o spavanju pokazale da nas boravak ispred ekrana računala, koji je izvor energije, više stimulira nego opušta.
3) Ako u svoj dnevni raspored redovito uvrštavate sastanke i sve ostale aktivnosti koje se nalaze na vašem popisu zadaća (to-dolist) te ako planirate svaki svoj dan kao i sutrašnji dan te dan koji slijedi iza toga, lakše ćete se oduprijeti stvarima koje bi vam mogle odvući pažnju. Najbolje bi bilo sve zapisivati na jednom mjestu, u jedinstvenom sustavu – od sastanaka do obveza sa popisa zadaća, i na osobnom i na profesionalnom planu – što će vam pomoći da se fokusirate i odredite prioritete. Ako planirate što trebate uraditi i pregledate taj popis večer prije, manje je vjerojatno da će vam nešto nepromišljeno odvući pažnju. Što preciznije i konkretnije planirate svoj dan, veća je vjerojatnost da ćete se uspjeti oduprijeti stvarima koje odvlače pažnju. Važne stvari i najteže zadatke obavljajte što ranije u danu tako da vam ostatak dana ostane za informiranje o aktualnostima kako biste bili u toku, za rješavanje hitnih situacija i za sve one stvari koje odvlače pažnju te ostale sitne stvari. Iskoristite jutro kako biste završili zadatke koji zahtijevaju više energije i discipline. Za većinu ljudi funkcionira kada na taj način podijele dan na pola.
Ključna i najmoćnija stvar koju možete učiniti kako biste ponovo otkrili svu moć usredotočenosti na zadatak jest kontrola korištenja e-maila – planiranje kada i koliko često provjeravati e-mail. Ako si obećate da ćete provjeravati e-mail samo četiri puta u toku dana, između 9.00 i 18.00 sati, to zaista pomaže.
Kako se osloboditi navike stalnog provjeravanja mobilnog uređaja?
Sve što nam odvlači pažnju dopuštamo automatizmom jer nismo toga svjesni pa bi vam u tom slučaju možda pomogla određena kratka mantra ili fraza koja će dovesti do toga da promijenite fokus ili se oduprete onome što vam odvlači pažnju. Na primjer, možete si reći “Ostavi to!” –naredba koja se koristi za dresiranje pasa- ili se jednostavno zapitajte “Je li ovo baš najbolje vrijeme da se sada time bavim?”. Zapitajte se to pitanje ili se jednostavno zaustavite kada osjetite da vam nešto počne odvlačiti pažnju. Također, kada uzmete predah od ekrana, nemojte imati mobilni uređaj uz sebe. Ako trebate raditi na izvještaju, isključite zvuk koji vas obavještava da vam je stigao novi e-mail ili jednostavno odložite uređaj na sasvim drugo mjesto. Držite se ovoga mjesec dana i vidjet ćete koliko ste uspješni u uzimanju predaha od ekrana i ostvarivanju većih zadataka. Svaki dan napravite procjenu koliko ste u tome uspjeli. Možete čak i postaviti alarm za svaka dva sata kako biste provjerili vaš e-mail.
Često se ljudima kada pokušavaju promijeniti svoje navike događa da ne mogu provesti dan bez konstantnog provjeravanja e-mail-a pa onda odustanu. Nisu ni svjesni koliko su postali ovisni. Neki uspiju na neko vrijeme pa se suoče s nekoliko dana nelagode, kao kod odvikavanja od droge, a zatim dalje uspijevaju izdržati. Ponekad pak ljudi ustraju u tome do pojave krize, a onda sve zaborave i ponovo se vrate staroj navici. Sve u svemu, ako uspijete odvojiti vrijeme u toku dana za predah od ekrana, bit ćete produktivniji i ispunjeniji.
Pokušajte, isplati se! Ugodan i fokusiran dan vam želim.
Kristina Brkić, profesionalni organizator-Svatko može osmisliti organizacijski plan temeljen na vlastitim ciljevima, navikama i potrebama – plan koji æe djelovati u skladu s vašom osobnošæu, a ne protiv nje. Profesionalni organizator svojim znanjem i vještinama, radom jedan na jedan, navodi vas da osmislite vlastiti sustav organiziranja te vas usmjerava i osnažuje u potrebi za organiziranjem.
