Jeste li ikad čuli za kaizen? U doslovnom prijevodu znači kontinuirano poboljšanje, a strategija je to u poslovanju skovana u Toyoti.
Prema njoj, zaposlenici na svim razinama tvrtke proaktivno rade zajedno kako bi postigli redovita, postupna poboljšanja proizvodnog procesa. U određenom smislu, kombinira kolektivne i raznolike talente unutar tvrtke kako bi se stvorila snažna sila poboljšanja.
Kaizen – akcijski plan i filozofija
Kaizen, kao prava japanska umotvorina, dijelom je akcijski plan, dijelom filozofija.
Kao akcijski plan bavi se organizacijom događaja usmjerenih na poboljšanje određenih područja unutar tvrke. Poseban je naglasak ovdje na uključivanju zaposlenika na svim razinama, posebice onih u pogonu.
S druge se, filozofske strane, kaizen bavi izgradnjom kulture u kojoj su svi zaposlenici aktivno uključeni u predlaganje i implementaciju poboljšanja u tvrtki.
Pristup je to u poslovanju kojim se teži malim, svakodnevnim promjenama i proaktivnošću doći do velikih poboljšanja.
Iako je ova praksa započela u proizvodnji, ona je primjenjiva i na tvrtke koje se bave drugačijim oblicima poslovanja, piše Harvard Business Review. Općenito, ako tvrtke ne surađuju na različitim razinama dolazi do buke u komunikaciji, pri čemu se mnoge ideje krivo prenose ili čak gube.
Ako djelatnici koji rade u prozivodnji, prodaji, pisarnici itd. imaju prostora za ponuditi svoje ideje bez posrednika i bez ustezanja, te će ideje do zadužene osobe doći u svojem izvornom obliku. Kao takve, imaju veće izglede biti pravilno implementirane. Ako se hijerarhijski lanac strogo poštuje i ideja do implementacije mora proći pet do deset različitih ljudi, ona se gubi, baš kao u igri pokvarenog telefona.
Pročitajte više: Zašto smijeh na poslu potiče produktivnost?
Pet načela kaizena
Kao i mnoge druge filozofije, i kaizen funkcionira po određenim načelima. Prema web-kaizen.com, to su Seiri, Seition, Seiso, Seiketsu i Shitsuke.
Seiri označava razvrstavanje. Ako sav posao razvrstamo prema prioritetima, uspješno ćemo odgoditi ili čak otkloniti ono nevažno, čime će produktivnost u radu porasti. Podsjetnici i post-it bilješke puno pomažu u vizualnom aspektu razvrstavanja prioriteta.
Seition se odnosi na uvođenje reda u prioritetne poslove kako bi se dodatno poboljšala efikasnost. Primjerice, uočite li da su dva bitna zadatka nekako slična ili čak povezana, radite ih uzastopno. Tako ćete ih oba brže dovršiti jer na neki ih način radite istovremeno.
Seiso se odnosi na čišćenje radnog mjesta. Doslovce. Ako je prostor oko vas čist, lakše ćete u njemu disati i razmišljati.
Seiketsu označava standardizaciju. To znači da sve promjene koje se uvedu kaizen metodom ne ostaju samo privremene, već postaju standard u tvrtki koja će ih rado primjenjivati pri svom daljnjem radu.
Shitsuke, konačno, označava održavanje. Pošto se neki proces standardizira, treba cjelokupnu radnu snagu naviknuti na njega kako bi postali dio navike o kojima djelatnici ni ne razmišljaju.
Pročitajte više: Organizacija ureda- imate li sistem odlaganja uredskih dokumenata?
Digitalizacija je pojednostavila kaizen
Digitalizacija je uvelike olakšala kaizen. Djelatnici tvrtki mogu puno lakše komunicirati na svim razinama zahvaljujući različitim softverskim rješenjima koje nisu ograničene samo na Skype, Slack ili Google forms.
Svaka tvrtka može implementirati vlastita digitalna rješenja koja će olakšati komunikaciju među zaposlenicima bez obzira na hijerarhijski položaj. Štoviše, upravo zahvaljujući digitalizaciji sve više tvrtki primjenjuje kaizen u svojem poslovanju, čak i ako ga tako ne zovu.
Olakšavanjem komunikacije lakše se uočavaju i vještine koje je potrebno unaprijediti kod zaposlenika na ‘prvim linijama.’ Zaposlenici na svim razinama žele i trebaju stjecati nova znanja i vještine, a ako se potrebe ispravno targetiraju, to će rezultirati u napredovanju poslovanja cijelog poduzeća, pojašnjava Harvard Business Review. Vješt zaposlenik je efikasniji zaposlenik.
Kaizen ruši kruta hijerarhijska načela, poboljšava produktivnost i inovativnost tvrtki. Kad zaposlenici ostvaruju rast, ostvaruje ga i cijelo poduzeće – jer zaposlenici i čine poduzeće.
Foto: Canva
