Događaji ili eventi, kako se nazivaju u stručnom žargonu, iznimno su vrijedan komunikacijski alat. Njime se na jedinstven i neposredan način poruke prenose željenoj publici. Jedna od prvih i najvažnijih poruka je ona o pokretanju posla – od otvorenja tvrtke do lansiranja proizvoda, pa je jedan od najboljih načina da je se pošalje na pravu adresu, organizacija eventa.
Za uspješnu organizaciju tog događaja treba poznavati osnove event menadžmenta.
Event za predstavljanje biznisa – sve počinje dobrim konceptom
Sve počinje stvaranjem koncepta. On treba sadržavati:
1) Svrha
Svrhu je najlakše definirati odgovorom na pitanja zašto event radimo ili što njime želimo postići.
2) Publika
Na definiranje ostalih elemenata eventa od iznimne je važnosti jasno znati kome je event namijenjen. Tko je njegova publika? Je li predstavljanje nove tvrtke ili proizvoda namijenjeno poslovnim suradnicima, kupcima, tj. klijentima ili predstavnicima medija?
3) Mjesto
Ovisno o svrsi i publici eventa određuje se mjesto. Za poslovne suradnike kojima želite predstaviti novoosnovanu tvrtku, najbolje je event organizirati u samoj tvrtki, no za predstavljanje novog proizvoda potencijalnim kupcima te novinarima, mjesto mora biti odabrano u skladu sa značajkama proizvoda, ali prilagođeno i uzvanicima. Najčešće su idealna ona do kojih će brzo i lako stići te imati osigurano parkiranje.
4) Vrijeme
Svoje specifičnosti ima svako doba godine, dan u tjednu te doba dana. Pri izboru dijela godine za predstavljanje biznisa, treba paziti da se ne izabere razdoblje godišnjih odmora, školskih praznika, blagdana te produljenih vikenda. Zbog toga su za taj tip evenata idealni proljeće i jesen. Što se dana u tjednu tiče, prekrižite ponedjeljak i nedjelju, a koji ćete točan dan izabrati, ovisi o ostalim čimbenicima eventa. Isto je i s terminom u danu. Razmislite je li vaša publika sklonija večernjem ili dnevnom terminu. Ne zaboravite niti razmisliti o trajanju događaja. Ljudi su pretrpani obvezama, pa ako nemate odgovarajući sadržaj, osmislite kvalitetnih sat vremena.
5) Proračun
Stara narodna kaže: „Koliko para, toliko muzike.“ Upravo je taj faktor ključan i pri osmišljavanju eventa. Zbog toga jasno trebate znati s koliko novca raspolažete i što vam je od željenih stavki neophodno, a što nije.
Kod lansiranja proizvoda bitni su detalji
Sljedeći korak je oblikovanje. Kod, primjerice, predstavljanja tvrtke vodit ćemo se onom „manje je više“, no kod lansiranja proizvoda veliku pažnju moramo pridati svim detaljima:
1) Tema
2) Zabava
3) Tehnika
4) Uređenje
5) Catering
Budući da je cilj eventa da svoju poruku što kvalitetnije prenesemo uzvanicima, ona treba biti kratka i jasna te se kontinuirano provlačiti kroz sve materijale i vizuale koje stvaramo za event – od pozivnice preko roll up bannera, pop up wallova i gobosa do scenarija.
Scenarij uzvanicima treba dati odgovore na pitanja:
– tko smo
– što predstavljamo
– zašto predstavljamo
– što želimo da oni misle o onome što predstavljamo
– kvalitetnu argumentaciju
– poticaj da razviju odgovarajući osjećaj prema onome što predstavljamo
Ako je event namijenjen većem broju potencijalnih kupaca, neophodno je pripremiti i plan promocije. Tu nam je na raspolaganju nikad širi spektar komunikacijskih alata – od plakata svih dimenzija, reklama i oglasa do društvenih mreža.
Ako se radi o malom eventu, svatko ga može sam pokušati napraviti, no ako se radi o nekom većem, preporuka je konzultirati se s profesionalnim event menadžerima. Naime, event se sastoji od mnoštva sitnica i ako jedan kotačić u tom mehanizmu zapne, negativno će se odraziti, u manjoj ili većoj mjeri, na cijeli događaj. To je scenarij koji nitko ne priželjkuje. Novi biznis zaslužuje biti predstavljen u najboljem mogućem svjetlu.
autor: Krešimira Rendulić, direktorica Prorsus komunikacija
foto: 123.rf
