Mnoge spašava to-do lista, ona je jednostavno važan uredski alat za učinkovito izvršavanje poslova. No, u to-do listu stavljaju se mnoge stvari, i važne, ali i one manje važne, pa je teško procijeniti koje su prioritetne, a koje možemo odgoditi. Jer bez obzira na to koliko ste produktivni, ne možete uvijek sve obaviti.
Stoga je uz popis zadataka važno i označiti koje ćete stvari prvo napraviti, koje iza toga, a koje ćete ostaviti za kraj. Isto tako i koje zadatke uopće nećete obaviti. Kako piše Fast Company rješenje za to je metoda ABCDE.
Metoda ABCDE za lakšu organizaciju to-do liste
Riječ je o vrlo jednostavnoj metodi. Sve što trebate učiniti je svakom zadatku ili aktivnosti dodijeliti jedno od pet slova – A, B, C, D i E.
Razlika između visokoučinkovite osobe uz odnosu na radoholičare je u tome što su usredotočeni na one zadatke koji su im najvažniji i čije bi neispunjavanje dovelo do velikih posljedica. Radoholičari s druge strane rade više i duže, no previše vremena posvećuju stvarima koje nisu od prevelike važnosti.
Slovom A označite zadatke koje morate učiniti, a čije bi posljedice neobavljanja bile velike i teške. Dakle, radi se o najvažnijim stvarima koje radite svaki dan.
Slovom B označite zadatke koje trebate ispuniti prije ili kasnije, ali nisu toliko važni koliko i A zadaci. Važno je da nikada ne krenete na zadatak B, ako zadatak A nije dovršen.
Slovom C označite poslove koje bi bilo lijepo napraviti, no koji nemaju pozitivne ili negativne posljedice. Kava sa suradnikom, provjeravanje osobnog e-maila ili Facebooka, kao i telefoniranje obitelji aktivnosti su koje su lijepe ako ih napravite, no ako ih propustite, nemaju nekih ozbiljnih posljedica. Iako se ove stvari često ne stavljaju u to-do listu, događaju se neplanirano, stoga ih ne bi bilo loše zabilježiti.
Slovom D označite zadatke koje možete povjeriti nekom drugom da ih učini. Ako vam uzimaju puno vremena, a jednostavno niste dužni sami ih obaviti, dajte ih svom asistentu.
Slovom E označite zadatke koje možete eliminirati, koje ste radili prije nekog vremena, ali više nisu važni. No, pritom pripazite da zadatak za koji procijenite da je nevažan, neće imati nikakve moguće posljedice.
Nakon što ste ispred svakog zadatka stavili slovo, da bi vam bilo lakše obaviti sve stvari – kod svakog slova dodajte i broj, kako biste znali koju stvar s A liste ćete prvo učiniti, koju iza toga i tako dalje… A isto učinite i s ostalim slovima.
Uz pomoć ove jednostavne metode možete biti učinkovitiji.
Foto: Pixabay
