Je li odgovaranje na e-mailove nakon radnog vremena prekovremeni rad?

Službeni mobilni telefoni i laptopi polako su tijekom proteklih desetak godina postali uobičajena pojava. Ono što se nekad smatralo dodatnim bonusom za zaposlenike, danas mnogi vide kao uteg oko vrata.

Uz to što zaposlenici često ostaju na poslu nakon radnog vremena, postalo je gotovo normalno da se na poslovne e-mailove ili pozive odgovara u bilo koje doba dana ili noći. Bez obzira na to jeste li na poslu ili na školskoj predstavi svog djeteta. Jer za odgovor na e-mail treba tek nekoliko minuta. To zaista nije problem, zar ne?

Međutim, sve se češće mogu čuti prigovori i negodovanja zaposlenika koji primaju poslovne e-mailove i u vrijeme koje bi trebalo biti njihovo privatno. Jer dok odgovaraju na e-mailove ne provode svoje vrijeme s prijateljima ili obitelji. A šefovi očekuju da se stvari rješavaju odmah, bez obzira na vrijeme dana (ili noći).

Prema istraživanju američkog Pew Research Centra, 44 posto ispitanih redovito obavlja radne zadatke izvan radnog mjesta, a 35 posto je istaknulo kako im je digitalna tehnologija povećala broj sati koje provode radeći.

Kakvo je stanje u svijetu?

I dok su američki radnici odlučili pokrenuti pitanje plaćanja takvog prekovremenog rada, Hrvati (i Hrvatice) još uvijek šute i rade koliko god šef zahtjeva.

Nijemci su pak prepoznali problem uplitanja poslovnog u privatni dio dana. Tako su u Volkswagenu i BMW-u dobrovoljno podesili korporativne servere da ne isporučuju poslovne e-mailove između 18:15 sati i 7 sati ujutro. “Odmor od e-mailova” odnosi se samo na zaposlenike koji nisu na managerskom nivou.

Njemačka ministrica rada, Andrea Nahles čak je istaknula kako postoji potvrđena veza između stalne dostupnosti i povećanja broja psihičkih bolesti te pozvala na izglasavanje “anti-stresnog” zakona kojim bi se ograničio pristup poslovnom e-mailu nakon radnog vremena.

U Francuskoj je Zakon o radu gotovo zabranio zaposlenicima u tehničkim i konzultantskim tvrtkama da odgovaraju na e-mailove i druge načine komunikacije nakon radnog vremena. Iako još nije jasno kako će se to provoditi u praksi, bilo kakav pokušaj ograničavanja invazije poslovnog života u privatni smatra se pozitivnim.

Što zaposlenik može napraviti?

Što onda preostaje zaposlenicima koji i nakon radnog vremena primaju e-mailove i poruke povezane s poslom, a od njih se očekuje da na njih odgovaraju što prije.

Savjetnik za karijere Robert Hellmann za Forbes je sažeo nekoliko savjeta koji, ponajprije, ovise o položaju zaposlenika u tvrtki.

“Ako ste novi na poslu, najbolje bi bilo da odmah odgovorite na poruku. Barem prvih šest mjeseci, dok ne učvrstite svoje mjesto u tvrtki”, savjetuje Hellmann.

Napominje i kako bi trebalo obratiti pozornost na poslovnu kulturu kompanije, ali i predmet same poruke.

Raspitajte se među svojim kolegama kako oni reagiraju u takvim situacijama. Naime, neke djelatnosti i tvrtke ponose se brzom reakcijom i stalnom dostupnošću pa bi se i od zaposlenika u takvim tvrtkama očekivalo da odgovaraju odmah. Ako predmet poruke nije hitan, možete odgoditi odgovor nekoliko sati ili čak do sljedećeg dana.

Planirate li biti nedostupni zbog putovanja ili obaveza, radije to najavite svom šefu kako on ne bi pomislio da izbjegavate pozive ili poruke. Isto se odnosi i na godišnji odmor tijekom kojeg ne želite misliti na posao. Najavite šefu i kolegama da nećete biti dostupni i dogovorite tko bi mogao preuzeti vaše e-mailove i pozive.

Što bi šefovi trebali napraviti?

Baš kao i zaposlenici, i šefovi bi morali znati u kojim situacijama poslati e-mail, a u kojim situacijama radije pričekati radno vrijeme.

Monika Morrow, potpredsjednica “Right Management” za Forbes je istaknula o čemu bi šefovi trebali razmišljati prije nego što pošalju e-mail u “gluho doba noći”.

“Ako ne morate slati e-mail u tom trenutku – nemojte. Pogotovo ako se radi o vikendu. Radije napravite nacrt poruke i pošaljite ju u ponedjeljak ujutro”, ističe Monika Morrow.

No, što ako ste sami sebi šef?

Poduzetnici često rade po cijele dane i nije im strano rješavati e-mailove kad uhvate vremena – recimo tijekom noći.

Međutim, baš kao i zaposlenici i šefovi u tradicionalnim tvrtkama i poduzetnici bi trebali voditi računa o tome kad i kome šalju e-mail.

Prije svega, odredite si radno vrijeme. Precizirajte tijekom kojeg vremena ste dostupni putem e-maila ili telefona. I to jasno i glasno recite suradnicima, klijentima i poslovnim partnerima.

Kupite još jedan telefon. Iako ovo može zvučati kontraproduktivno, zapravo je veoma jednostavno rješenje. Jedan telefon koristite za posao, drugi za privatne stvari. Tako ćete biti dostupni članovima obitelji čak i ako ugasite poslovni telefon.

Prihvatite pomoć “glasovne pošte”. Javljate li se na pozive svaki put kad vam mobilni telefon zazvoni, ostavit ćete dojam stalne dostupnosti. Koliko god to bilo dobro za reputaciju, toliko je loše za vaše privatno vrijeme. Stoga, nemojte se libiti pustiti da poziv ode na “glasovnu poštu”, a poruku poslušajte kad se vratite u ured.

Postavite si ograničenja. Čak i ako to ne kažete klijentima, postavite si svojevrsna ograničenja. Dogovorite se sami sa sobom da nećete odmah odgovarati na e-mailove, osim ako su oni zaista hitni i zahtijevaju vaš odgovor odmah. To se posebno odnosi na odgovaranje na e-mailove tijekom vikenda ili nakon radnog vremena.

Isključite instant poruke i chatove. Komunicirate li s klijentima putem Skypea, chatova ili instant poruka, nemojte zaboraviti promijeniti status iz “dostupan” u “nedostupan” ili u potpunosti ugasiti program kad “niste na poslu”. Većina tih programa ima opciju filtriranja lista kontakata tako da ipak možete ostati dostupni za članove obitelji i prijatelje, a biti “nevidljivi” za poslovne partnere i klijente. Samo nemojte zaboraviti promijeniti status kad se ponovno vratite na posao.

Foto: Pixabay