Kad vaš zaposlenik odluči dati otkaz, moguće je da ćete se osjećati izdano. Možda ćete zauzeti obrambeni stav i komunikaciju s (bivšim) zaposlenikom svesti na minimum. Ili vas možda uopće neće biti briga zašto odlazi jer „svatko je zamjenjiv“. Prava istina je da, ako želite dobro za svoju kompaniju, u tom trenutku morate razgovarati s osobom koja odlazi! Mora vas biti briga. Izlazni intervju je odlična prilika da organizacija dobije informacije koje mogu biti platforma za buduća unaprjeđenja. Objasnila nam je to Enisa Selmanović-Salkić, direktorica i vlasnica tvrtke Consultor s više od 18 godina praktičnog iskustva u oblasti HR, radno pravnih odnosa i razvoja.
Izlazni intervju – savjeti kako se postaviti i što pitati?
Selmanović-Salkić pojašnjava da su zaposlenici koji odlaze najčešće vrlo otvoreni. Raspoloženi su za razgovor i vide ga kao priliku za svojevrsno zatvaranje tog karijernog poglavlja. Možda ćete dobiti potvrdu za neke stvari, a možda ćete otkriti neke nove, ali svakako – razgovarajte. Kako to najbolje učiniti? Primarno je da izlazni intervju bude strukturiran. Morate unaprijed znati što ćete pitati, a pitanja moraju biti postavljena tako da potiču razgovor.
„Da, možete dobiti odgovore koje ćete možda ocijeniti subjektivnima, ali to i je ono kako se taj zaposlenik osjećao i kako je to sve doživljavao. U konačnici, svi imaju svoje subjektivne perspektive i to utječe na ono kako se osjećaju kao članovi tima“.
Osoba koja vodi intervju mora kontrolirati vlastite emocije i ne poticati raspravu i svađu. Očekuje se da će zaposlenik reći nešto s čim se nećete složiti, ali važno je ostati „pribran“. Možete argumentirati, ali svađa i pasivna agresija su strogo zabranjene. Tijekom razgovora pišite bilješke odgovora na pitanja. Razgovor ne treba biti predug i ne trebate postaviti milijun pitanja. Desetak pravih pitanja i 45 do 60 minuta razgovora je optimalno.
Pitajte bivšeg zaposlenika što je bilo zadovoljavajuće, a što nezadovoljavajuće za njega dok je bio dio organizacije. Pitajte i koliko je dugo razmišljao o odlasku te što je u konačnici bio okidač za odlazak. Pitajte ga da opiše atmosferu u timu ili organizaciji i da ocijeni komunikaciju i međuljudske odnose. Za kraj, pitajte ga i bili se jednog dana vratio u vašu organizaciju i bi li ju preporučio porodici i prijateljima.
Pročitajte više: Je li ikad u redu naprasno dati otkaz?
Neka ton razgovora bude pozitivan
A kako osigurati iskrenu povratnu informaciju odlazećeg zaposlenika i kako ga motivirati za suradnju? Selmanović-Salkić ističe da je važno odmah na početku razgovora zahvaliti zaposleniku što je tu i što ćete razgovarati. Prenesite mu poruku da je cilj izlaznog intervjua da se unaprijedi radno iskustvo i da se zaokruži priča, a nikako da se iznose optužbe. Naglasite da je njihovo mišljenje važno i da će biti upotrijebljeno kao platforma za unaprjeđenje.
Ton neka vam bude pozitivan, a pitanja otvorena i konkretna. Slušajte ga i ne prekidajte ga dok govori. Postavljajte potpitanja bazirana na odgovorima koje daje kako bi dobili kompletnu sliku i dodatno potakli razgovor. Potaknite ga na davanje konkretnih prijedloga i sve saslušajte i zabilježite.
„Opet naglašavam, ne svađajte se i ne raspravljajte. Ako želite mijenjati percepciju – koristite argumente. Kada ih iskoristite, ne raspravljajte dalje. Budite otvoreni da vam se postave pitanja i dajte odgovore na njih. Na kraju lijepo zahvalite na izdvojenom vremenu i otvorenosti“, zaključuje Selmanović-Salkić.
Izlazni intervju nije samo formalnost. To je prilika da se vi i vaš bivši zaposlenik sretno rastanete. Iskoristite to.
Foto: Canva / Privatna arhiva
