Nedugo nakon početka prisilnog rada od kuće, internetom su počele kružiti šale i meme-ovi o radu od kuće i virtualnim sastancima. Među brojnima objavama na društvenim mrežama bila je jedna ‘Napokon ćemo vidjeti koji su sastanci mogli biti samo e-mail’, iako je riječ o šali, stvarno ima istine u tome da je bilo nepotrebnih sastanaka. Stoga se postavlja pitanja hoće li online sastanci postati stalna praksa i hoće li se smanjiti broj sastanaka uživo.
Povezano:
- 10 smjernica za održavanje kvalitetnog sastanka
- Dnevnik jedne poduzetnice: Jesu li poslovni sastanci gubljenje vremena?
- Kako pristojno završiti razgovor i napustiti sastanak?
Brojne predrasude oko online sastanaka su se pokazale kao krive
Poduzetnica Anita Cvetić Oreščanin opisala je kako u Poslovnoj inteligenciji funkcioniraju sastanci. “Ovo razdoblje ograničenja rada iz ureda je jedan odličan proof of concept koji teško da bi itko u ovoj mjeri testirao da nije bilo pandemije. I kroz taj proof of concept su pale brojne predrasude da je teško održavati online sastanke, da ako se fizički ne vidimo da nema dogovora i slično. Dobrobiti online sastanaka su brojne – unaprijedili smo vještine upravljanja vremenom, za sastanke se kvalitetnije pripremamo, alerti nam pomažu da ne kasnimo, kroz kalendare pratimo zauzeće drugih i umjesto da kreće diskusija tko kad može, jednostavno rezerviramo termin koji odgovara svima. Isto tako, za online sastanke puno više promišljamo o tome da se pozivaju samo oni sudionici koji mogu doprinijeti pojedinoj temi, umjesto da idemo logikom da bi možda neka tema mogla nekoga zanimati, pa kad se već nalazimo, što ne bi bili svi.”
Sve su to dobrobiti koje su zbog epidemije naučili i koje treba nastaviti provoditi bez obzira organizira li se sastanak virtualno ili fizički. “Naravno, virtualni sastanci imaju i svoja ograničenja – imate li s druge strane osobu koju zapravo ne poznajete, vrlo je teško kalibrirati neverbalnu komunikaciju, imate li cijeli tim nepoznatih ljudi s druge strane (npr. u prodajnom procesu), grupu ne možete ni približno pratiti kao što to možete kad ste fizički svi na jednom mjestu. Isto tako, neke teme i neki razgovori, osobito razvojni razgovori ili feedback razgovori su puno učinkovitiji događaju li se uživo.”
Ako sve bude u redu, tvrtka Poslovna inteligencija vraća se u ured krajem svibnja. Rad iz ureda za njih kao organizaciju više nema istu definiciju koju je imao prije restriktivnih mjera zbog pandemije. “Mi smo upravo u fazi promišljanja i definicije još fleksibilnijih radnih angažmana nego što su bili prije pandemije. I u tome ćemo nastojati napraviti najbolji mogući balans rada iz ureda i rada od kuće, virtualnog i fizičkog u svim aspektima rada, pa tako i u aspektima sastanaka.”
Kad se radi o pregovorima ili rješavanju zamršenih situacija onda je neophodan sastanak uživo
Osim što su se predrasude o online sastancima pokazale kao krive, nekima su i pravi ‘blagoslov’. Konzultantica i poduzetnica Kristina Androlić smatra ih ključnom uštedom vremena. „Online sastanci, nama konzultantima su velika ušteda vremena jer traju cca 15-45 minuta i možemo nastaviti s radom, a kod odlaska na sastanke uživo trošimo nekoliko puta više vremena. Rokovi isporuke usluga su nam izuzetno važni u poslu pa je optimizacija vremena, ključna da bi bili efikasni.”
Odlazak na sastanak tako će prakticirati samo kad za to vidi svrhu, dakle kad prođu uvjete prihvatljivosti projekta, prijavitelja, aktivnosti i počinju raditi na projektu pa je potrebno proći kroz neke detalje ili možda vidjeti trenutnu situaciju kod klijenta. “Online sastanci zaista štede puno vremena i u neku ruku su efikasniji, ali ako se radi o pregovorima ili rješavanju zamršenih situacija onda je neophodan sastanak uživo.“
Industrijska dizajnerica i vlasnica obrta Ivana Reić primijetila je da je sugovornike za poslove grafičkog dizajna, konzultacija i prezentacija lakše i jednostavnije “pronaći” nego prije upravo zbog korona krize i virtualnih sastanaka. No neke poslove mora i dalje obavljati na terenu.
“Investitori i klijenti naučili su da je jednostavnije komunicirati aplikacijama i online načinom i ne inzistiraju na sastancima i pokušavaju se prilagoditi što meni olakšava posao. Isporuka projekta je brža te komunikacija s investitorima jasnija. Sretna sam i samo zbog toga što printam manje dokumenata, prezentacija i ne donosim ih na sastanke. Ipak poslovi interijera, radionice i komunikacija s tehnolozima te izrada prototipa ne mogu se odrađivati u virtualnom svijetu. Nadzor radova na terenu još uvijek nije moguće u potpunosti odraditi virtualno. Donijeti odluku nastavno na detalj u izvedbi završnih radova u interijeru uz pomoć fotografija ili video snimke nije problem ako imate iskustvo u radu i sugovornika s kojim već imate dobru komunikaciju i uspostavljeno povjerenje. U budućnosti ću nastojati i dalje njegovati ovakav način rada te će stavka “izlazak na teren” biti umanjena, vrijeme izrade skraćeno, donošenje odluka jednostavnije i jasnije, što čini uštedu svima u projektu.”
Ništa ne može zamijeniti moju osobnost, karizmu i energiju koju prenosim uživo
Prodajna trenerica Gordana Kadoić već dugo vremena koristi online sastanke iz nekoliko razloga.
“Online sastanci su za mene osobno vrlo učinkovit način da:
- Uštedim vrijeme, osobito kada se radi o putovanju u drugi grad ili državu
- Točno odredim sebi i drugoj strani koliko vremena ćemo potrošiti na sastanak
- Definiramo unaprijed temu tako da je lakše pripremiti se
Kako se zbog prirode posla vrlo lako i brzo prilagođavam novim trendovima i dalje ću jednim dijelom koristiti online sastanke, održavati webinare i raditi individualni consulting s klijentima.”
Međutim, kako je Gordanina osobnost ipak važan faktor njezinog poslovanje neki sastanci se ne mogu odraditi online. “No, ništa ne može zamijeniti moju osobnost, karizmu i energiju koju prenosim uživo, tako da jedva čekam da moji klijenti krenu punim zamahom sa svojim redovitim aktivnostima kako bi im se mogla pridružiti. Osobito smatram da su sastanci uživo važni kada dogovarate neki važan projekt, kada vas druga strana treba što bolje upoznati… jer posao čine ljudi, a ne strojevi.
Moji klijenti pripadaju različitim generacijama, a svaki od načina rada i komunikacije ima svojih prednosti i nedostataka, tako da ću se prilagođavati svojim klijentima.”
Naravno, neki poslovi će uvijek zahtijevati sastanke užive, kao što je u slučaju dr. Diane Plazonić. “Moj posao je specifičan, bavim se estetikom lica i dentalne medicine. Znači, fizički kontakt ne mogu izbjeći, ali već dulje vremena većinu konzultacija odradim preko društvenih mreža tako pacijenti imaju vremena promisliti o svemu, a i smanjimo broj dolazaka u ordinaciju.”
Naše cijelo poslovanje postat će online
Vlasnica fitness centra InShape Lejla Dizdarević Brković odlučila je prebaciti i poslovanje u virtualni svijet. “Izgleda da nećemo samo sastanke održavati online već i cijelo poslovanje. Naime, napravljenom anketom među klijentima koji trenutačno vježbaju online izjasnilo se da 85% klijenata želi nastaviti online vježbanje. I ovo je nama zaista novi trenutak u poslovanju.”
Coachica Ivana Štulić je i prije bila fan online sastanaka, a sad ih je još više zavoljela.
“Mislim da smo zahvaljujući ovoj situaciji uvidjeli da možemo puno toga obaviti i online i ponekad je to stvarno dobar izbor. Štedimo vrijeme puta, a imamo i neke prednosti – poput dijeljenja ekrana. Ja sam već i prije bila fan online sastanaka, a tako radim i neke edukacije, coachinge i radionice, pogotovo s onima koji su i inače bili fizički udaljeni. Nadam se zadržati tu praksu s klijentima kojima to odgovara. Susret uživo preferiram kad je u pitanju netko koga još ne poznajem, kad je u pitanju inicijalni razgovor o suradnji ili imamo neke zahtjevne teme za proći. Pogotovo tada isplati se biti u istoj prostoriji kako bi atmosfera bila više ljudska i kako bismo mogli bolje komunikacijski pristupiti razgovoru i ostvariti kvalitetniju suradnju.”
Predsjednica Uprave tvrtke Megatrend Anđelka Strajher će kao i većina poduzetnika povećati broj online sastanaka, ali neke sastane uživo će ipak zadržati. “Mi smo i prije koristili online sastanke u određenom obimu – većinom doduše s inozemnim suradnicima. Vjerujem da ćemo ubuduće online sastanke koristiti češće, no sasvim sigurno ćemo određene sastanke imati uživo.
Inače smo mi u IT industriji naučeni na rad odasvud i na provođenje projekata bez da smo na lokaciji klijenta. Sad, kad su se i naši klijenti naučili učestalije koristiti tehnologiju, vjerujem da će se povećati broj projekata koji se rade “preko žice”. Fizički će se sastanci održavati u situacijama kad je to neophodno, a vjerojatno i kad se ljudi malo zažele osobnog kontakta.”
Foto: Privatna arhiva
