Turistička agencija Putujbolje nedavno je održala svoj drugi po redu business brunch na temu „Kako uštediti na putovanjima bez pada usluge“, gdje je o uštedi putovanja govorila Elizabeta Planinić, vlasnica agencije Putujbolje.
S obzirom da su putovanja na trećem mjestu po pitanju troškova kompanija, zaslužuju da se ozbiljno razmotri na koji način kompanije upravljaju troškom kako bi se unaprijedili procesi i putovanja bila stavljena u svrhu putovanja, odnosno kao investicija, a ne kao čisti trošak.
Agencija Putujbolje stoga jedina u Hrvatskoj korporacijama nudi GetThere rješenje, a samim ugovaranjem može se značajno uštedjeti. Također, pomaže im i da kreiraju svoj Travel policy kako bi odmah počeli štedjeti. Aplikaciju GetThere kreirala je tvrtka SABRE, koristi se u 95 zemalja diljem svijeta, a u odnosu na druge zastupljene alate, već u startu je povoljnija između 6-10 %.
Vlastito upravljanje putovanjima je najskuplji i najmanje poželjan način
I dok internacionalne kompanije imaju strukturirano upravljanje putovanjima preko vlastitih CMS-ova, ili preko definiranih struktura i hodograma kako upravljati istim i koje imaju postavljen Travel policy, ostale kompanije najčešće rade prema potrebi i često u vlastitoj organizaciji, što je prema riječima Elizabete Planinić najmanje poželjan način upravljanja, a ujedno i najskuplji.
„Najskuplji je ne samo iz razloga što se plaća usluga ili proizvod, nego uzmemo li u obzir da jedna osoba radi putovanja za svoje kolege – taj dio je samo jedan segment u opisu radnog posla. Ako pokušamo shvatiti na stvarnoj razini osobu koja mora odratiti rezervacije, nailazimo na otpor što je razumljivo. Otpor je rezultat nepoznavanja branše, koji je najbolji kanal da se rezervacija izvrši… Ukratko, treba im puno više vremena jer turizam ima svoje specifičnosti.“
I zato je izvrstan oblik suradnje s nekom od lokalnih ili nacionalnih agencija jer sjajna agencija može apsolutno i u potpunosti preuzeti brigu oko kompletne organizacije, planiranja, ugovaranja novih usluga, tržišta i slično.
Elizabeta navodi kako kompanije moraju napraviti dobar selekcijski postupak s kojom agencijom trebaju surađivati, a kod odabira važno je i da među ostalim pripaze na sljedeće kriterije – da legalno posluju, imaju dobre reference i kredibilitet, imaju kvalitetan tim i pozitivan stav, dostupni su vam kad vam treba, da brinu za sve segmente…
Sustav GetThere – budućnost u korporativnim putovanjima
Ukoliko kompanije žele najbolji način upravljanja, najbolje za svoje zaposlenike i ukoliko im je važna ušteda, sve se to rezultira na troškovima. „Najnoviji i vrlo popularan trend jest da kompanije prvo kreiraju svoj vlastiti Travel policy, a kada su pravila zadana, onda nema mjesta improviziranju“, objasnila je Elizabeta te dodala kako je sustav GetThere u vlasništvu eminentne tvrtke SABRE dao pravi odgovor za sve takve kompanije.
„Sustav omogućava da se inhouse upravljaju putovanja na jedan siguran, ekonomičan i optimalan način. Uštede su zagarantirane samim ugovaranjem, s obzirom da se naplaćuje implementation fee od 6.000 eura, dok ukoliko se naruči preko Putujbolje, ovaj trošak ne postoji. Mogućnosti ovog sustava su beskrajne – putem mobilnih aplikacija u realnom vremenu putniku se mogu slati informacije od vremenske prognoze, do nekih eventualnih kašnjenja ili otkazivanja letova. Ovaj sustav upravljanja je budućnost u korporativnim putovanjima, a dostupan je već danas.“
Osim uštede 6.000 eura za implementation fee, kreiranjem i unošenjem Travel policy-a štedi se 20 % odmah i svake godine još 12 %, pokazala su istraživanja. Također, naknade su 40 % povoljnije od onih na tržištu, pa se i tu kumulativno štedi.
Za znatnu uštedu na putovanjima
U vremenu u kojem živimo vrijeme je zaista bitno pa kompanije nastoje rasteretiti svoje kolege nepotrebnih zadataka, da bi se mogli posvetiti svom primarnu poslu, te se odlučuju na outsourcing. Iako danas dosta toga zahvaljujući internetu možemo i sami, Elizabeta govori kako treba poticati da svatko radi ono u čemu je najbolji.
U ovom slučaju treba prepustiti turističkim agencijama da vode brigu o korporativnim putovanjima. Korporacije pritom moraju i trebaju znati kakvog partnera traže da preuzme taj dio, i da netko s druge strane odgovorno vodi brigu i odrađuje putovanja.
„Stalna revizija procesa je nužna, jer se uvjeti mijenjaju: kreiranje travel policy-a, update-iranje istog barem jednom godišnje, definiranje hodograma tko i kako donosi odluke unutar korporacije, ugovaranje GetThere sustava preko Putujbolje uz edukaciju da bi kompanije od 0-24 imali pristup. Sve ovo vodi prema tome da se znatno uštedi na putovanjima, da se rasterete osobe koje operativno unutar kompanija vode brigu o tome. Naime, ova stavka oduzima i više vremena nego što možete zamisliti. Uzimajući u obzir da se za jednu rezervaciju razmijeni barem 7 e-mailova i 3 telefonska poziva, dok za pisanje e-maila i telefona je potrebno cca 3 minute, te kada se to multiplicira na broj rezervacija u tjednu, u mjesecu i u godini, ispada da je to zaista pozamašno vrijeme koje čak nije ni uloženo, već je nepotrebno i uzaludno potrošeno.“
Bolji i sigurniji uvjeti po pristupačnijim cijenama
A to su ujedno i velike prilike za uštede, jer kako se upravlja procesima, u konačnici daje sliku o kompaniji na svim razinama. Kao primjer Elizabeta je navela korporaciju koja je definirala i kreirala Travel policy.
„To odmah znači uštedu i u novcu i vremenu, a kada se tome pridoda činjenica da kupuju s jednog mjesta – „one stop shop“, kompanija povećava financijsku moć agencije te se partnerskim odnosom pristupa s obiju strana, pa se mogu ispregovarati bolji uvjeti putem recimo tripartitnih ugovora, uvođenjem navike da se ugovori osiguranje od otkaza i putno zdravstveno osiguranje. Zato je bitno definirati kriterije koja je agencija idealna za potrebe kompanije, i onda partnerskim i dvosmjernim odnosom pristupiti konačnom cilju kompanije.“
Danas, dakle, više nije dovoljno poslati nekoga na put. Potrebno je osigurati što bolje i sigurnije uvjete po što pristupačnijim cijenama. „Veći izazov u turizmu koji se bavi korporativnim putovanjima možda i nije postojao. Dobra vijest jest da postoje instrumenti koji omogućavaju znatne uštede u novcu, vremenu i svim resursima. Ugovorite GetThere besplatno preko Putujbolje agencije te uštedite već danas na putovanjima“, poručila je za kraj Elizabeta Planinić.
Foto: Putujbolje
