E-mail komunikacija ostavlja dojam o vama, kao i vaša komunikacija uživo. Budući da kod komunikacije uživo imamo pomoć govora tijela, rizik da nas krivo protumače odnosno da pošaljemo krivu poruku u e-mail komunikaciji je veliki.
E-mail komunikacija odaje vaš stil vođenja
Žene kada žele nešto reći čine to na način da se ispričavaju, koristeći razne poštapalice: samo sam htjela pitati, samo bi htjela dodati, zapravo imam jedno pitanje…Izražavaju nesigurnost izjavama tipa, uzet ću vam samo minutu, čime daju do znanja da to što žele reći nije važno…
>>Public speaking tips for women
Na taj način umanjuju svoju snagu i ne ostavljaju dojam snažne osobe koja čvrsto stoji iza svojih stavova.
Kako poboljšati e-mail komunikaciju?
E-mail komunikacija treba biti kratka i jasna. Nitko nema vremena čitati duge mailove, niti vi, jel’ tako? E-mailom ćete često i stupiti u prvi kontakt s visokopozicioniranim ljudima što vam je prilika da se predstavite u dobrom svjetlu. Oni osobito nemaju vremena za duge mailove.
Kako napisati dobar e-mail:
- Koristite odgovarajući pozdrav na početku i završetku e-maila.
- Koristite odgovarajući naslov e-maila koji odmah govori o sadržaju e-maila. To će također olakšati brzi pronalazak e-maila u inboxu naknadno.
- Ne započinjite mail ispričavajući se što ga uopće pišete.
- Strukturirajte e-mail kroz bullet pointe, naslove i podnaslove. Neka oni još uvijek budu kratki i sažeti. Ako pošaljete e-mail s gomilom teksta, budite uvjereni da ga druga strana neće pročitati. Više detalja možete dati linkovima ili prilozima uz e-mail
- Prednost e-mail komunikacije je što ipak imate vremena iskomunicirati što želite (ma koliko god ga nekad bilo malo), dodati sve argumente i razloge za svoje stavove, što u direktnom kontaktu zbog nelagode možda nećete uspjeti. Iskoristite to!
- Nakon što napišete sve što ste htjeli reći nemojte sve uprskati na kraju izjavama tipa “ima li to smisla?”;” razumijete li što govorim?” Prije pozdrava jednostavno napišite “ako imate bilo kakvih pitanja, na raspolaganju sam”; “veselim se vašem mišljenju o ovome”
- Prije slanja svakako još jednom pročitajte e-mail da vidite da li ste iskomunicirali ono što ste planirali te da uklonite eventualne gramatičke pogreške
Na taj način ostavit ćete dojam stručne osobe koja ima svoje stavove i argumente za njih.
Foto: Dreamstime/Dolgachov
